【Toastmaster-knowledge share-by

2018-7-12

Dear Toastmaster,

感谢本周四会议中 Helen的knowledge sharing！这次分享对各位 Toastmaster 更高效地参与Meeting、个人发展与团队发展都很有价值！这将会是一个系列的内容，将会分次分享给大家。感谢Helen的精心准备和高效分享！尤其感谢Helen精心准备了学习资料，方便大家学习、回顾和实践。

这次分享，Helen采用了活泼互动的参与式学习方式，让大家都积极参与讨论和分享，让大家进一步明确了常规会议的目的、意义和高质量会议的标准，并且就会议角色之——总主持人Toastmaster——分组讨论并总结了有效可行的经验和方法。

主要内容如下：

1. 为什么要有常规会议；

2. 好的常规会议是什么样子；

3. 会议角色系列第一站-Toastmaster。

分享摘要：

（一）为什么要有常规会议

俱乐部的使命：提供互助互益的学习体验，使会员提高沟通与领导力，最终达到自信，促进个人成长。

为完成俱乐部使命，采用常规会议，提供了达成使命与目标的环境、条件和氛围。

（二）怎么参加好会议

1. 成功会议的要素

准时开始与结束；所有与会者到达就绪后开始会议；会议是快节奏和有趣的；各环节平滑过渡；所有与会者都有参与机会；评估是有效、有建设性且基于成员个人成长与进步的；认可成员的成就；成员都很热情，很享受会议过程。。。

2. 参与好会议的方法

Helen采用黄金圈法则：why-how-what的方式进行了说明。

【Toastmaster-knowledge share-by Helen】之一——会议与总主持人

Why: 是目的与理念，是开高质量会议的愿景。

What：是结果，高质量会议。

How：是方法，是基于Why并达成What的桥梁。

a. 会前准备

Call role, Theme, Facility, Agenda, Publicity.

b. 会中

Time management, Transition, Atmosphere.

c. 会后

Feed back, Conclusion, Meeting minutes.

（三）会议角色之总主持人——Toastmaster

本Session采用新老TM分组讨论，并集中总结经验的形式展开。

主要问题与方法：

1. Call Role响应不积极，求解？

a. 提前准备

提前一周准备，时间充裕，不要等到周一才准备；

事先了解每个成员的成长状况，根据具体情况沟通；

Agenda最好能提前3-5天发出。

b. Grammarian 参与Call Role

2. 如何确定好主题？

确定会议主题的原则：让大家能学到知识和技能，让大家有收获、有成长（参见俱乐部愿景）；

Theme可以大家讨论，TT问题适合小范围讨论（TM、TTM与Grammarian）。

[YuQiang建议]：对于平时所见、所闻、所感，尤其是对有趣、流行的事情和现象进行思考并积累话题。

3. 如何串词（过渡）？

围绕Theme与Key word，联系前后发言的内容，起到承前启后的作用；

[Hanyu、Jack等建议]：有些环节的过渡要注意过渡时长，切忌不要说得太多，以免抢了下一个发言者的内容。

提前与Role沟通并了解每个人的情况（新人、熟练）；

确定会议人数，有针对性地准备，注意参会人数会影响会议效果。

4. 如何在现有会议流程下创新？

保证总体过程的情况下，可以创新，例如：TT采用讨论式、角色扮演式、辩论式，

只要能达成会议目的（参见俱乐部愿景）。

5. 如何控场，把控会议时间？如何应付突发情况（如严重超时）？

Agenda和Timer的原则：提供足够多的机会，让更多人能站到台上演讲、发言，让大家都得到锻炼与成长。

TM提前沟通：最好能与所有参会者沟通，熟悉了解参会者及各自演讲的内容；

Timer：严格把控时间，及时提醒；若有超时者，可采用语言提醒（如你还有1分钟）、鼓掌（这会带动与会者一起鼓掌）让发言者尽快结束发言。

6. 会后建议如何落地？

总结参会的经验和所得，在下一次会议中，注意提升。