通过六个工作习惯的养成，完成学生到职场思维的快速转换
题图选自花瓣网画师 倪倪倪 作品
文 | 蚂蚁先生
写在前面
初入职场，很多人和我一样产生过一种误解，即作为毫无工作经验的职场菜鸟，下意识地以为工作经验就是自己在这个岗位上的工作时长以及工作资历。然而，职场对一个人工作经验的考量，更多地是指从 0 到 1 学会做一件事情的投入产出比是多少，同时用了多久的时间，去思考、优化、改善它。这涉及到一个很重要的职场软实力——触类旁通。
在职场中触类旁通的能力越强，其学习并掌握工作内容的成本就越低，所创造出的职场价值也会越大。
很多人会把这种能力归结于个人的天赋和能力。其实，对于很多人来说，智商和能力都是差不多的，并没有太大的差别。真正决定彼此之间差距的，很多时候，是工作习惯和思维方式。
其实小到自己的学习提升，大到工作效率，很多人都会产生很多疑问，为什么别人总是做得比自己快？为什么别人的工作效率总是比自己高，产出也比自己多？很多时候，你跟他们的差异，也许并不在于是否天赋异禀，而在于那些被众人忽略的细节。
生活可以随性，但工作务必严谨。写这篇文章，是想分享一些简单但是切实有效的工作细节，也是帮助我快速完成职场思维转换的技巧。
01.工作日志
保持每天记录工作日志的习惯，每天下班后写一份工作日志。坚持做这样的事情，不是为了检查自己的工作，而是为了培养起这个习惯。就我目前而言，无论多忙，每天下班之后，都要抽出时间问问自己：我今天做了什么？有什么产出？这一天获得了什么？如果每天都在重复前一天的事情，没有任何变化，和尚撞钟的机械重复注定无法提升。长此以往，想必一年之后，哪怕三年之后，自己的能力也不会有任何提升，只会一直停留在初级职位上，做着最基础的工作。
想要努力的年轻人，必然是追求不断成长的。前一天的工作中犯了什么错误，如何整改？有哪些不够完善的地方，如何优化？学到了什么技能，如何用在举一反三？只有不断地逼迫自己去思考这些问题，一步步完善和优化，经年累月，才能获得长久而踏实的进步。
那回头再想，什么是工作经验？于我而言，这就是工作经验。工作经验不仅仅是工作时长的单一唯独量化，而是在于自己用了多久的时间，什么样的方式去思考、优化、改善自己的工作方式。
工作日志，就是将这个过程书面化下来的最好方法。记在工作日志上的东西，可大可小。大到某个新技能的习得，小到邮件书写规范、PPT配色排版、Excel函数使用，都可以作为工作日志记录下来。只有即时将这些每天的工作细节记录下来，不断回顾、整理、消化，逼使自己在工作中去应用这些方法和技巧，它们才会真正成为你的技能。
02.即时记录
大部分人的短时记忆是非常短暂的，储存信息的时间最多只有几分钟。如果一件事情你没有立刻将它记下来，只会有两种结果：一是因为另一件事情的介入而被大脑遗忘；二是它一直留在你的脑海里，干扰你的工作和思维，使你不胜其烦。
解决这个问题的方法，是建立一种本能反应——无论任何时候，听到任何重要信息，被分配到任何任务，第一直觉不是去执行，也不是去思考，而是记录下来。记录下来之后，再去思考，是什么？为什么？如何做？
目前在线协作工具和在线笔记中，网易云笔记，印象笔记等都很好用。如果你没有完全数码化的工作习惯，我建议你随身带着纸笔。用个笔记本，听到任何需要去做的事情，第一时间快速记下要点。等回过头来的时候，再拿出来，认真地回溯，补充、完善、思考。
另外对自己的记录做一个重要性标识和优先级排序，每个人都有一套适合自己的备忘方式，只要是能方便自己理解，提升效率，形式不同亦无所谓。
03.时间管理
大部分人最容易高估自己的一点，往往在于对自己的自律能力。很多时候，我都会感到诧异，明明一整天都在工作，为什么仍然没什么进展？明明没干什么，为什么总觉得很快就天黑了？
然而，如果严格记录自己每一天的时间开销，就会惊讶地发现，自己浪费掉的时间，远远比自己想象的要严重得多。
所谓事在人为，人贵在坚持。提升自身工作效率的核心之一，就在于高度而痛苦的自律。信息大爆炸以及知识碎片化给我们带来的信息获取门槛越来越低，这在很大程度上免去了我们主动获取信息的成本，但是也在无形之中分散我们的注意力。很多时候，你以为自己辛辛苦苦做了一个小时的PPT文档，但实际上是发呆20分钟，上网找资料结果刷微博刷直播30分钟，结构化输出内容时又因为某个微信群聊而分心30分钟，实际最终的工作时长可能连30分钟都不到······所以，很多时候，大部分人抱怨时间不够用，但其实真正用在正事上的时间，也许连20%都不到。
这样的情结在当下还有另外一种说法，叫做“拖延症”。网上有很多提供治疗“拖延症”的解决方案，但在我看来，其实要改变这样的思维懒惰，需要的是长期坚持并不断练习的，高度痛苦的自律训练。
于我而言，最初的时候自己的自控力也很弱，很容易被网络的各种信息分神，后来在我容易分神的地方，会选择给自己增加专注力提示。我会在自己电脑的显示器旁边贴一张便利贴，而手机上也有很多类似“我要当学霸”这样的逼迫用户放下手机，在固定时间内专注于工作的产品。平时可以训练自己，时间成本分配的思维方式，和前者配套使用。通过这个方法，每一天重复、检查、对比，你可以知道，自己的自律能力时间管理能力有多薄弱。从而更加有意识地、主动地管理自己的注意力。
长此以往，你会有意识地控制自己休闲和放松的时间。当你在工作时间发呆、网上闲逛的时候，也许你会怵然一惊，潜意识里会有个声音告诉自己：你正在浪费时间，赶紧专心做正事。
比如，对自己说——只能刷5分钟的朋友圈，时间到了就要把手机放下。进一步，如果在这样的情况下，自己做某些工作的时间依然远远超出预计，那就该试着思考，为什么？是能力不够，经验不足，还是被其他原因影响了？如何在当前工作质量不变的情况下缩短工作时间？
只有这样，你才有可能实现真正的高效。
04.整理文档
我们在日常工作中，无纸化已经成为工作主流，而在计算机上完成工作，就不可避免地会产生大量文档——报告，方案，报表，资料等等。这些文档，如果是杂乱无章地堆放在电脑桌面，等到关键时刻，查找起来就会非常麻烦。
很多时候，明明已经下载的资料却忘记保存的位置；
很多时候，发给多人的文件几经修改，不知道哪个才是最终版；
很多时候，想回顾查看自己以往的文档，却连文档名字都记不起来。
这些问题看起来都很小，但是却无法忽视。这些问题的症结，往往都在于没有遵循良好的文档撰写和文档整理规范。
规范化的文档撰写与整理，是很多大公司都有的明确规定，但是很多小团队或者个人往往意识不到其重要性。然而，即便是个人，日积月累，由各种原因产生的文档数量却未必会少。处理不当，同样会造成大量的时间浪费。
针对文档撰写和整理，一般遵循几个原则：
1、工作文档的首页，要有版本记录。
任何正式文档，封面和正文之间，需要留出一页，记录该文档的版本历史。无论谁对其作出任何修改，都要在这里登记：修改人，修改时间，修改内容，以及版本号。例如：Richardo Shi，2017-07-18，v1.0
2、文档的命名，要确立明确的格式。
文档命名规范可以由团队确立，但需要保证所有人都按这个规范执行。而对于个人文档，则选择一个满足自己日常工作需求的方式即可。当文档的数量极其庞大时，通过统一的命名规范，整理时看文档名字就能知道大概，就不必打开来依次查看，浪费时间。例如：公众号推送-职场技能类-20170718-《通过六个工作习惯的养成，完成学生到职场思维的快速转换》。
3、文档的存放，要建立良好的习惯。
文档存放一定要分门别类，依次创建文件夹统一分类存放，很多人喜欢把文档全部放在电脑桌面上，直到多到放不下才去试着整理。这种习惯好不好呢？如果你存放文档的位置不统一，有时在文件夹里面，有时在桌面，那就非常混乱，查找的时候往往要花大量时间。当然，如果能统一规范也无可厚非。
但是出于数据安全和备份考虑，文件最好存储在电脑的存储盘内而不是保留在桌面，因为一旦电脑崩溃或者突发停电，桌面文件很容易造成丢失。
因此，强烈建议每个人都能随时将自己的文档整理之后做数据备份。
05.任务清单
工作过程中，犯错并不可怕，可怕的是一直犯同样的错误，反复多次仍然会在同一个地方出错。这个问题最好的解决方式，就是做好任务清单。
因此，有必要为每一项任务写好清单，执行具体的工作安排时，将每一项挨个对照，检查自己有没有任何一项疏漏。随时将自己的任务清单更新优化。自己犯过的错误，领导的指示，或者从各种渠道获得的信息，都可以写上去。
比如，跟不同部门对接时，需要注意的点是什么，具体到细节，和谁对接，什么时候对接，以什么方式对接，如何确认任务交接，等等诸如此类。
这些都需要按照任务清单逐条予以确认。尤其是没有明文规定但是会对结果产生影响的因素，都要写在任务清单里面，跟对方确认。理论上来说，只要将任务清单做得足够严密，执行时严格确认每一条，任务的完成就不会出问题。
如果能将这些东西深度掌握，无需对照也能逐条严格执行，乃至能用来指导其他人、或是发现工作中不合理的地方，那基本能保证自己的能力水平了吧？
06.工作回报
这里说的工作回报，不是说报答别人，而是，随时向直属领导汇报自己的工作进度和安排，而不是闭门造车，等到领导询问自己。这样做的原因，是能够保证自己的工作内容实时和团队保持沟通，确保方向无偏差，一旦出现问题可以及时修改。减少因为缺乏有效沟通所带来的工作效率大打折扣。
另外，当发现问题的时候，尝试带着解决方案寻找团队讨论汇报，而不是一问三不知。领导期待的是下属自带问题发现和问题解决的能力，而不是抱怨和吐槽。对于成熟的下属而言，当你做汇报抛出一个问题，肯定早就想好了解决方案，你做的不是发现问题一个事情，而是从发现到思考再到解决的一整套工作，这是一套组合拳，其完整的逻辑应该是：
员工：我发现，**是目前我们需要解决的一个问题······
领导：所以你的解决方案呢？
员工：我目前想到有两种方案，各有利弊。第一种，好处是***，坏处是***；第二种，好处是***，坏处是***。
在你选择开口提出问题的时候，你的心里已经有了整套严密的方案，问题的提出只是一个引子，真正的重点工作在于通过解决方案的提出来为团队创造价值。
养成这个职业习惯，会对职业生涯有着很深的影响和帮助。沟通成本是每一个职场奋斗者都需要考虑的东西，而任何团队都喜欢给力，靠谱的成员，因此领导往往喜欢选择题，而不是问答题。明白这一点，能为你的职业口碑带来意想不到的效果。
“提出问题，并附上可选择的解决方案”——这是我初入职场学到的最重要的职场经验之一，受益匪浅。
我是蚂蚁先生，这里是临城客栈，感谢你的阅读。
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