建立高效舒适的办公环境好处

提高工作效率

舒适的办公环境带来的心情

提升职场形象，获得加薪的机会。办公桌就是你职场形象的一部分，领导看到你的桌面杂乱无章的时候，会觉得你工作效率好吗？会给你工作的加薪的机会吗？

什么是决断力？

决断力是一个人对事物发生发展的分析、判断及处理的能力；也是分析力，应变力，控制力，和大局观的综合体现。

决断力是通过自由、高效的保障！

如何整理办公桌及抽屉？

请依次按照以下顺序来整理，办公桌和抽屉——文件柜——电脑。

第一步：请先诊断你的办公桌和抽屉。

这里先问自己六个问题：

一、你是否有过季或过多的私人物品？冬天的鞋子，夏天的空调衣，好几把雨扇等。

二、是否有明显的垃圾？零食的外包装瓶罐都留着，等以后用来装别的东西，其实这就是囤积习惯，远离囤积，亲近清爽。

三、是否有过期的食品？抽屉里的很多过期保健品，或是水果等。

四、过量的办公用品。好几把剪刀，计算器，订书器等

五、是否有其他同事的物品。需要还给同事就还给，没有用的及时处理掉。

六、是否有用不着还没有处理的物品。办公室的挡板，用来贴便签纸，文档，贴多了越积越多，看见会不会有种头晕的感觉？

第二步：快速清理你的桌面。私人物品该拿回家就拿回家。该扔掉就扔掉。该归还请归还。

第三步：将剩余的物品分类。办公用品归一类，例如：笔，计算器，日历，电脑。私人物品归一类，例如：水杯，盆栽，食品，纸抽，相框。名片、收据、发票、车票归一类，文件归一类。

第四步：设定物品文件放置规则。除了常用的办公用品之外，剩余的物品就放到抽屉里面，不要擅放在桌面上，会造成视觉的杂乱且容易遗失。最上层的是要放使用频率高的物品，方便拿取。收纳时也尽量使用封格盒，将同类是物品进行收纳。比如：订书器，订书钉。

tips：手机外包装盒，可以当做封格盒做小的燕尾夹，胶水，便签纸之类的。

第二层放笔记本，票据，小包装食品，护手霜等。票据可以用信封装起来，在信封表面标注好名称，利于方便查找。名片建议输入电脑，以便不须。实质上，重要的联系人都会储存在手机通讯录。

最底层放高度较高的食品，或纸抽之类的。

第五步：合理装饰办公桌。相框，精品物，绿植，盆栽放一两件进行装饰就好了，过多显得不职业，没有领导认为没把办公室当做长久之地。总之，适当为好。

第六步：养成物品归位的习惯。从哪里拿的就从哪里去。及时不能马上归位，请在下班前归位好。保持物品不乱，维持清爽的办公样子。

第七步：保持办公桌的整洁。办公室没有阿姨，请自备一条抹布，清除灰尘和污渍，养成卫生整洁的好习惯。

如何整理纸质文件？

整理不了最主要的三个原因：

1、害怕以后还用得上，扔了会出错。

2、缺少良好的分类管理。

3、太忙，太累，没有时间和精力收拾。

清除。有三类文件，第一是目前工作相关和以后需要用到的文件，第二是可以处理扔掉的文件，第三类是和工作相关需要存档的文件。

分类命名。不同主题分成几个大类以具体事项为单位每个主题下建立子目录是相关文件成为一个统一的体系。一个做外贸行业的负责人有14个工作范围和流程。分别是报价，打样，评审，签合同，设计，采购，生产，验收，出货，存款，收款，跟进，售后，客数这十四个步骤都会产生纸质文件且由于往来沟通还会导致纸质文件版本的变更。根据沟通的对象进行分类。与客户联系的有报价，评审，签合同，验收，跟进，售后，客数。跟内部沟通的有设计，采购，生产，验收。第三方沟通的有存款，收款。我们就以一个项目为分类两层文件夹，第一层是根据沟通对象分类三个，公司内部，客户，第三方，第二层就是这三大主题下承接的文件。

所有的项目名称要统一。用标签标注项目名称即可，使用项目代号加名称的方式如001建筑项目，有利于提高工作效率。

存档定位。如果是经常使用查看的可以放在办公桌面，如果不是经常查看使用就放在一个固定的位置。

建立目录。存档要建立一个总目录清单，项目名称，存档文件关键的内容，存档日期，存档人名，有利于年度清理那些需要保留或处理。

定时维护。每月检查，根据工作安排设定周期，定时清除存档文件，不要囤积到没有头绪才去处理。日常尽可能将每一份文件放到合适的文件夹中，需要时打开即可找到。

如果工作条件允许之下，不打过多的纸质文件，尽量使用电子存档。

总的来说，分类的目的就是找出一堆文件的内在联系。对内在联系越清楚，对文件的分类也越清楚，对工作内外部关系，工作流程，工作职责理解的思维过程，越理解越科学。

如何整理电脑文件？

梳理你的工作范围、流程。什么电子文件放到什么位置。

结构化分类及命名文件。按照层级进行分类。文件夹模板，分类不易超过三层，会增加打开的时间。文件命名文件打开频次重要性在命名时加上数字如01市场分析，02项目管理。

保留最终版本数据。删除所谓工作过程内容的文件，只保留最后版本的习惯。

设立临时文件夹。一时不知如何分类进行设置的，这个文件只是暂时使用，也不需要在存档的，使用之后记得删除。

定期维护。定期删除，保持电脑容量。

备份数据。重要的文件多备份。

保持清爽的界面。除了有基本常用的应用工具以外，文件夹也不易超过三个，鼠标点三次就能找到你想要找的文件。

邮件的处理。果断删除无关紧要的邮件，哪些邮件只需保持而不用回复的呢记得保存到相关文件夹里或直接打印，有些邮件不能立即回复却要查找相关资料才能回复的，先回复对方在什么时候能完成，讲邮件保持在待办事项的文件夹里，可以的话，在日历上标出工作期限或者在电脑中设置提醒。

整理不是相当于断舍离，而是要断离那些非最终的版本或是要扔掉的文件。

整理就是让复杂的工作，变得更加清晰明了，整洁有序，更加高效。

而整理的过程，最难的就是取舍，而取舍的过程就需要决断力。

在整理的过程中，我们的决断力会不断被锻炼而增强。

拿出决断力，和过去的混乱说再见吧！