如何用Excel做时间管理

要成为一个高效的人，平时对自己的时间进行管理必不可少。当然，我也不能完全说自己是个足够高效率的人，只是在提高效率的这条路上不断前进着，而在时间管理方面也略有经验与心得。

首先要明确时间管理的重要性。时间是一种非常有限的资源，它永远在流逝，而且不可保存，因此我们只能尽可能有效地利用时间，而且越早开始有效利用时间越好，因为放眼人的整个一生也不过两万七八千天而已，对于20岁左右的我们而言已经过完7000多天了。与此同时，时间又是极易流失的，并且无声无息地就流走了，我们每天起床、洗脸、刷牙、吃饭、上课、玩手机……然后一天就这样不知不觉过完了，那这一天做了多少有用的事，恐怕有挺多人都说不出个一二，因为自己事先没做规划，事后也没做记录，当然不清楚做了多少事，效率高不高。可以看出，时间具有两种非常显著的特性，稀缺性和易流失性，而这也是为什么要进行时间管理的原因。要成一个高效的人就必须学会在稀缺的时间中合理规划自己的日常事务，尽可能减少时间的不必要流失。

那么回到正题，讲一讲如何开展时间管理工作。个人认为，时间管理有两个关键点，一个是“任务计划”，另一个是“执行评价” 。所谓“任务计划”，就是在新一天到来 之前要清晰地规划好明天每个时段要做什么事，可以表现为一张覆盖你所有活动时间的时间表，当新的一天到来时就应该严格遵照你的时间表来处理每一项工作；所谓“执行评价”，便是要在完成一件任务后对其执行效率进行打分评价，这有助于我们及时反思自己的工作情况，警惕低效现象，保持良好的任务执行习惯。

所以，简单的时间管理其实可以用一张带有评价属性的时间表来完成。过去我是每周用一张打印好的作息表来进行这一工作，就像这样：

一张作息表可以覆盖一周的任务计划，提前一天将要做事情规划好时间段，每个时间段长度由半个小时到2个小时不等；每完成一项任务后都需要在旁边打分，打分的依据在作息表下面写得很清楚；最后，当这一天即将结束时，还需要给自己的整体效率情况进行评价，我这里设置了5个评价维度：计划完成度、学习评价、办事评价、锻炼评价、自我满意度。

然而，使用纸质版的作息表进行时间管理还是有不便之处。首先，每天的效率水平不好统计，尽管可以对每个任务的执行情况进行评分，但也只是一些零散的评定等级，无法量化地获悉这一天的效率高低。其次，纸质版的作息表不方便整理，尤其是当时间一长，作息表垒了一堆后，想比对本周和以前的效率水平有无升降，会变得很麻烦，甚至还有可能出现作息表遗失的情况。另外，作息表每周都需要打印，费纸，不环保。

鉴于上述的一些不足，最近我尝试用Excel重新制作了一个电子版的作息表，任务计划功能大致不变，但是强化了执行评价的统计功能。下面就来说说要怎样制作并使用这样的作息表。

先来看看这张表由哪些部分构成：

1.时间段划分。我将我每天的活动时间划定为当日7:00至次日00:30，总共分为14个时间段，其中用粉色填充单元格的时间段为通常意义下的非工作时间，包括午餐、午休、晚餐、睡觉时间等。

2.任务栏。根据时间段划分情况给每个时间段添加任务，有些时段的任务可能相对固定，比如早上7点到7点半一般都是“起床、洗漱”时间，7点半到8点是“早餐”时间等。其他时段可以用来规划自己这一天要完成的主要工作，一个时间段可以包含多个任务，一个任务也可以横跨多个时间段。

3.评价列表。这里我给每个任务格后面都设置一个下拉列表，从中可以选择相应的评价等级；另外，选择不同的评级后，单元格会呈现不同的填充色，这里需要用到条件格式。至于如何设置下拉列表和条件格式，稍后我会详细讲一下。

4.综合评价。与纸质版作息表相同，完成一天所有的工作后需要对这一天的整体表现进行打分评价，每个评价维度可以选择的评价项会略有不同，这可以参考纸质版的评价规则。

5.每日效率值。这是Excel版作息表新增的功能，也是相较于纸质版作息表的一大主要优势。原理是计算这一天“顺利完成”和“较好完成”的评级数量占所有已完成任务的评级数量的比重，这里会用到Excel中的公式编辑，具体编辑方式稍后详解。

6.一周箴言。每周写一句警示自己的话，无须多解释。

7.本周效率值。原理同样是计算“顺利完成”和“较好完成”的评级数量占所有已完成任务的评级数量的比重，只是统计周期从一天延长到了一周。

8.效率值统计图。为了更加直观地反映每天的效率值水平，我增加了这样一张折线图，其中每一列的统计数据就是来自于相应某天的效率值。（图中横坐标2至7上的数据都为“0.00%”，这是因为这几天还没有添加任何评级信息，系统默认为0）

Excel版作息表的基本结构已经说得比较清楚了，接下来把一些表格制作的关键点详细讲解一下。主要有3个地方的设置相对复杂点，分别是评价列表的下拉列表设置、单元格的条件格式，以及效率值的计算公式编辑。

（1）评价列表的下拉列表设置

这里需要用到Excel中的“数据有效性”功能，点击“数据”选项卡，选择“数据工具”组中的“数据有效性”，将弹出如下对话框：

设置“有效性条件”，在“允许”项中选择“序列”，并设置数据的“来源”。

设置“来源”需要新建一个工作表，我将其命名为“评分项”，这个表专门用来存放每类下拉列表的可选项。例如，现在给某个单项任务的评价下拉列表设置可选项来源，就只需要将“来源”设置为下图“单项打分等级”下的各评定等级的所占区域，这里可以向下多选一个单元格，这样下拉列表中也会多一个空选项，表示任务还未进行，因此暂无评分。

（2）单元格的条件格式

点击“开始”选项卡中的“条件格式”工具，在下拉列表中选择“管理规则”。

将弹出如下对话框：

这是已经编辑好的规则，样子大概就像上面这样，不同的评定等级会对应不同的单元格填充色。

要设置这样的条件格式，需要先用鼠标选中要设置格式的单元格。然后在先前展示的对话框中点击“新建规则”，将出现如下新对话框：

在“选择规则类型”列表中选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，在“编辑规则说明”中选择“等于”，并将数据来源设定为评分项工作表中的相应内容，这样可以同下拉列表中的可选项内容保持一致。最后点击“格式”按钮，将填充色设置为大红（这是在为“未完成”选项设置条件格式）。这样，只要在单元格下来列表中选择了“未完成”，单元格的填充色会自动变成大红色，非常醒目，也具有警示作用。

（3）效率值的计算公式编辑

我所定义的效率值是评价列表中“顺利完成”和“较好完成”占所有评价的百分比，写成公式为：

效率值=（顺利完成+较好完成）/（顺利完成+较好完成+大致完成+部分完成+未完成）×100%

根据时间跨度的不同分为每日效率值和本周效率值，分别用于计算一天和一周的效率水平。效率值达到80%以上算合格，说明该天或该周的效率较高，80%以下说明效率偏低。

计算效率值我用到了Excel中的COUNTIF(range, criteria)函数，该函数用于统计选定区域内符合某个参数值的单元格的数量。如上图例，计算周一的效率值，因此需要统计出周一的评价列表中“顺利完成”和“较好完成”的数量，用它来比上所有已进行评价的任务数量，因此计算公式可以表示为：

效率值=(COUNTIF(C2:C15,"A.顺利完成")+COUNTIF(C2:C15,"B.较好完成"))/(COUNTIF(C2:C15,"A.顺利完成")+COUNTIF(C2:C15,"B.较好完成")+COUNTIF(C2:C15,"C.大致完成")+COUNTIF(C2:C15,"D.部分完成")+COUNTIF(C2:C15,"E.未完成"))

其他天以及全周的效率值计算方法完全一样。当然，这只是我个人认为比较合适的效率值计算方法，如果你还有其他的计算方法也可以使用，但应该还是会用到COUNTIF(range, criteria)函数的。

另外，这里也使用了条件格式，当效率值大于等于80%时，其字体颜色为绿色；当效率值低于80%时，字体颜色将变成红色，以表警示。

所以，当一周快结束时，作息表差不多就应该是下面这个样子：

发现到目前为止，我已经有4天的效率值都没达标了==而且本周的整体效率值也没过80%==

好在周日还没有完全过完，还有几个时间段，我争取把效率值提上去

最后简单地谈谈我自己的一点心得，我觉得Excel真的是一种非常强大的工具，不论是简单的表格制作、数字计算，还是比较高级的统计分析、时间管理、项目管理，使用Excel总能找到一种合适的方式将这些任务完成。掌握好Excel，尤其是里面比较实用的功能和公式，对于学习、工作都大有裨益。当然，我之所以更喜欢用Excel做时间管理，还有一个比较重要的原因是我现在几乎每天都会开电脑，面对电脑的时间也很长，所以使用Excel版的作息表会比较方便，大家可以根据自己的实际情况选择合适的媒介和方式进行时间管理。

如果需要这个作息表的Excel模板，可以通过以下链接下载。

链接：http://pan.baidu.com/s/1c1TTWA0密码：5jrn