【书】《老秘书工作笔记》3:善假于物，是提升工作效率的关键

曹冲巧借水的浮力称大象的重量；诸葛亮妙借东风火烧赤壁大胜曹操；牛顿借助伽利略的理论，建立牛顿力学。

看来，善于借力，不仅能够轻松解决困难，而且可以更顺利地达成自己的目标，甚至成就人生的辉煌。

曾任秘书的张小文在探索既快又好地完成工作的道路上，做过很多摸索。她找寻到的最好办法，就是善假于物。

秘书工作涉及的范围大、对接部门多、工作内容琐碎。想要顺畅地做好一件事情，并不那么容易。对此，书中给出了5种具体的方法。

模块化

按照本书结构，秘书工作包含入门、初级和进阶3个部分，共14个知识点。

改用模块化思路，实际上，这个岗位只有5个模块：上传下达、商务公文、会务管理、商务接待和日程管理。每个模块再细化，可分为15个单点工作。

模块分类的好处就是，你可以把大模块分解成小模块，这能帮你迅速完成看似从未接触的工作；你也可以将小模块组合成大模块，减轻心理压力，降低出错率。

流程化

1769年，英国人乔赛亚·韦奇伍德开办陶瓷工厂，并在工厂内实行精细的劳动分工。

他把原来由一个人完成的制陶流程，细分成道道工序，分给专人完成。这样，制陶工匠就变成了固定劳动的工人，比如挖泥工、运泥工等。

后来，这种分工便演变成今天我们熟悉的生产流水线。流水线的发明对制造业是一场技术变革，极大地提高了工作效率。

秘书工作的每一个模块也可以整理一套标准的流程，从环节、步骤到程序，不管是谁，只要按照这套流程，都能很好地完成任务。

标准化

对秘书来说，标准化可以减少重复工作，对一件事情更快上手。

比如，秘书可以使用标准的模板，迅速完成下列工作：

每日提醒信息
行程表
消息回复
财务报销
节日问候
工作总结

每一件事情按照统一的格式执行，规范日常工作，可以最大限度地节省时间。

清单化

清单化就是在做事情时，把各种琐碎、有无关联的单点工作列成清单，完成一项确认一项，这样可以保证没有遗漏。

同时，清单化也是将工作细化。如果能把一项工作单点分解，一件难事就有可能变成几件易事，再去逐件攻破。

可视化

简单地说，可视化就是一套“眼睛看得懂”且“无需经过大脑思考”的管理方法。

例如，我们可以在会议室制作显眼的标识，提醒同事手机统一放置何处，会后把用完的笔归位。

古语有云：“他山之石，可以攻玉。”懂得善假于物，就能够更快、更好地完成工作，实现事半功倍。

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