令人心动的offer:实习生,你真的会「发邮件」吗?
如果你看了《令人心动的offer》第二季第一期,会发现「发好一封邮件」并不如我们想象的容易。
其中需要注意的坑或者技巧还是挺多的。
今天就以《令人心动的offer》第二季第一期为例,一起观察下,看起来最简单的邮件,究竟会有哪些坑呢?
#令人心动的offer 实习生,你真的会发邮件吗
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坑一:写错收件人
实习生王颖飞填错收件人,应该发给带教律师群,结果发给中年级律师群。
坑二:忘记发附件
第2期的时候,实习生王颖飞把修改后的稿件发给带教律师,结果忘记发附件,可以看到,各位带教律师的表情相当精彩。
坑三:重要名称写错
实习生丁辉的稿件应该是写的最好的。结果因为重要的名称写错,把己方公司的落款「君合律师事务所」写成了「君和律师事务所」,在带教律师打分中,他本有可能是第一名,结果变成了最后一名。
坑四:不完整阅读别人的邮件
实习生詹秋怡没有阅读完整的邮件,导致不知道需要回复客户的问题。结果浪费了太多时间。
坑五:超时
只有2个实习生是按照规定时间交的。其余6位实习生都超时了。超时让带教律师也跟着加班,他们心情肯定也不怎么美好。
那么如何写好一封邮件呢?
邮件其实就四个部分:
1)发件人
2)主题
3)正文
4)附件
这四个部分需要注意的点却不少。
一、注意邮件的收件人和抄送人
收件人是直接关系到这个邮件,需要做出处理或者反馈的人。
抄送一般是抄送间接关系到这个事情,不需要作出处理或者反馈的人,只需要知道这件事即可的人。
记住,千万不要发错了。
《令人心动的offer》里面,实习生王颖飞就发错了邮件。这是一个很严重的问题。
试想你把发给A的邮件发给了B,严重的会涉及到保密性问题,不严重的也会造成一些尴尬。
二、如何填写主题
主题不要是「一封邮件」「会议纪要」这种。
实习生王骁的「王骁-作业」也不太好。
最好是给出:需要对方如何处理+时间+事件名称
比如:
【请知悉】2020.11.27例会会议纪要
【请务必于11月27日10点前回复】2020年双11活动流程
三、如何写好正文
1)一定要有对方的称呼:hi,Jack
2)如果对方不熟悉自己,可以简单介绍下自己:我是熊不知,是XX项目的负责人。
3)需要一句话总结,希望对方怎么处理。
只是知悉呢,还是必须在一个时间点回复呢?还是做其他的处理呢?
最好是约定好时间节点和处理方式。
示例:
关于XXX,希望您能在11月28日下班之前回复修改意见。非常感谢。
4)重要的事情放最前面。
这样别人看到前面,就可以掌握重要事情。
5)具体的细节或者事情经过放后面。
6)自己的签名落款,一般有自己的名字、邮箱、电话号码。方便别人除了邮件,也可以通过其他方式找到自己。
比如《令人心动的offer》里面的带教律师史欣悦的邮件签名就很好:
四、附件需要注意2点
如果有附件,不要忘记发附件。
现在邮件系统都比较智能,在发送的时候,如果检测到正文里面有附件,但是用户忘记发附件了的话,会有一个提示。
比如,QQ邮箱。
但是有的邮件系统没有,《令人心动的offer》里面,律所使用的这个邮件系统就没有,所以实习生王颖飞才忘记发送附件。
另外重要的两点:
1)附件的命名
附件命名不要是「文档」「附件」这种。应该比较具体:文档标题+一些相关的信息。
比如简历,不能直接是「简历」,最好是有一定的格式:【简历】名字-求职岗位-工作年限。示例:【简历】熊不知-产品经理-实习生
如果对方规定了命名方式,一定要按照对方的来。
比如带教律师明明规定了需要按照模板命名,并且要标记案号。
结果实习生王骁就没有根据规定来:
2)附件类型
有些特殊的文件类型,并不是人人都安装了能打开的软件的。所以最好导出成为一些通用的文件类型。
比如Sketch可以导出为图片,Axure可以导出为HTML文档。
有的文档,就算对方安装了这样的软件,也有可能因为版本不同,打开后格式错乱。比如简历,可以导出为pdf,这样格式就不太容易错乱。
当然有特殊要求的,必须用原来的文档格式,那么可能就得注意不要使用一些太过特殊的字体或者格式了。
五、按时处理和回复邮件
有些时候超过了邮件的deadline,对方或许就不需要了。
甚至很多时候,因为我们的拖延,会让对方产生损失。
比如因为实习生们的超时,带教律师们也跟着集体加班。
所以一定要按时处理。
如果实在不能按时处理,需要发送邮件告知对方原因,以及重新敲定deadline,让别人有个心理准备或者Plan B的准备。
六、检查错别字
检查错别字。
特别注意检查重要的地方,比如说:
1)客户/同事姓名、称谓
如果写错别人的名字,会被视为对别人不尊重不重视。
2)重要文件名称
比如有些文档相差1-2个字的,写错了,别人就会对应错文档。
3)数字
重要数字,比如身份证号码,电话号码,仔细看看。
4)单位
一些数字后面的单位,要注意不要写错了。「万」写成了「千万」差别还是蛮大。
5)英文
英文如果不好,就会对英文拼写有些时候不太敏感。有些时候拼写错了,也很难凭借自己检查出来。
可以使用一些专门检查拼写的插件或者网站,检查出来。
比如这个插件:
https://www.grammarly.com/
七、形成清单,每次发送前按照清单检查
可以把我这个文档的重要信息作为参考,形成自己的一份清单。
清单主要是包括容易遗忘或者容易犯错的点。
发送前按照清单检查。
因为人的记忆或者注意力会有开小差的时候,清单能帮助我们不漏掉重要的细节。
我相信实习生如果掌握了以上7点,应该能发出一封符合同事和上司期望的邮件。
公众号:产品经理熊不知,感谢你的阅读。如果有不同的意见或者建议,请留言一起讨论哦。