这样处理电子邮件让你加速成为职场高手

这样处理电子邮件让你加速成为职场高手

电子邮件目前已经成为绝大多数公司员工的沟通工具，即使在微信等即时通讯工具的冲击下，邮件沟通暂时仍无法替代。

可以说每天我们每天一大部分工作就是处理邮件。

那么，如何写邮件才能让收件人更便于阅读？如何处理邮件才能让自己效率更高呢？

下边列一些我的经验，希望能对你有所帮助。

写邮件

写邮件的目的是让收件人阅读并领会我们的意图，因此邮件怎么写，一定要站在收件人的角度去考虑。

1、一封邮件最好只表达一个主题；

2、利用“金字塔原理”来行文，重要的观点放在最前，观点之后才是辅助材料；

3、正文要用短句子，只要不影响意思表达，能删的字尽量删掉；

4、段与段之间隔行，以便于收件人阅读；

5、如果要划重点，不要对整段话进行加粗或标色；

6、每写一封邮件都要有主题，主题栏不能为空；

7、邮件主题不能太长，更不能把正文移到邮件主题栏，而把正文空起来；

8、若邮件有附件，则可先插入附件，以避免发送时遗漏。同时，附件应做好命名，不要用一串没有意义的数字做附件名。在邮件正文中要对附件有所提及并一一对应；

9、若邮件用于布置工作，则应明确完成日期及注意事项等。少用“尽快”、“及时”等字眼，因为每个人对这些词所给定的具体时间是不同的；

10、工作邮件的行文中不要用叹号；

11、要把想说的说明白，自己写的自己先要能看明白。

处理邮件

处理邮件就一个关键词，快。

1、为避免自己的工作时间被邮件“碎片化”，可在每个工作日固定时间段处理邮件。例如：一天两次，上午11：00-11：30；下午4：00-4：30；

2、避免重要邮件遗漏；

3、邮件只读一遍，立即处理(回复或分类）；

4、对于需后续处理的，要做好标记，便于下次查找；

5、根据工作性质或发件人类别建立邮件文件夹，同时设置自动归类的规则，当有对应规则的邮件进来时，新邮件会自动进入到相应的文件夹中。不但便于分门别类快速处理，也便于后续快速查找；

6、不在座位时，应设置自动回复的外出提醒，留下紧急事项联系人或联系方式；

7、建立通讯组，可一次性输入群发件的多个收件人地址。

以上列的要点，并不全面。在职场打拼的您应该也有类似心得，欢迎在后台留言或加我个人微信交流。个人微信号：AWay2AccessYourMind，与公众号只有一字之差：）。