职场小白如何快速学出专业邮件？| 进化论•技能分享

进化论：Ivan 在2016年11月做客了进化论·牛人分享，有着15年的咨询行业工作经验的他，坚信正确道路上纵然荆棘密布，但终有令人信服的回报。在职场里拼搏多年，他深谙其中的“套路”，比方说如何写邮件不再 Go Die。

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无可否认的是，邮件在工作上是非常不可或缺的一环。邮件可以协助我们跨越物理距离实现与他人的沟通和交流；邮件可以帮助生成会议记录，让大家记住会议过程中的重要决议及待解决事项；邮件有时候还可以作为企业领导的宣传及审批工具，助力企业提高运作效率。

在日常的工作中，使用母语（中文）撰写邮件往往比使用英文来的驾轻就熟许多。因为在使用后者时，不仅仅要考虑语句语法的准确，邮件结构的调整，还必须认知到中西方文化差异，尤其是商业环境运用时的区别。所以，我想分享几条小贴士，帮助大家在职场上有效且专业地用英文撰写邮件。

1、邮件主题

首先，邮件的主题非常重要。它就如同你的穿着一样，今天穿的是短裤、T-shirt还是正装，别人一目了然 。因此，邮件一定要很清楚地让收件人第一眼就知道，你这封邮件的目的是什么。

建议你可以把主题用括号的形式标出，既明确又醒目——

• 需要别人回复：[Need your reply]

• 需要别人审批：[Need your approval]

这样一来，在还没看你邮件内容之前，收件人就可以透过主旨了解到你这封邮件核心的目的。

2、邮件的重要性

既然有了对于邮件目的的不同定位和划分，那么你也可以依据这些不同的目的，来区分邮件由高到低的重要性。

高重要性 ！

• 针对那些需要他人审批、他人回复、解决客诉、解决法律争议及获取预算及价格等有时间及资源限制的邮件，你大可以把它们列为高重要性，并加注红色“!”符号，这样一来才能够引起别人足够的重视，得到及时的回应。

低重要性 ↓

• 如果是一些文章的分享，时间的急迫性并不高，可以考虑选择低重要性的蓝色“↓”符号，这样收件人可以选择在工作闲暇之余，再来阅读你的邮件。

3、邮件的开头

在邮件正文中，我们通常看到的第一个单词就是 Dear，不是 Dear John，不然就是 Dear Mary 等等。其实，“Dear”的称呼通常是在彼此未曾碰面，第一次透过邮件来了解对方时，为了展现礼貌而采用的。当双方已经有过一些接触和交流过后，更建议大家可以直接用 Hi，比方说 Hi John 或是 Hi Mary 等，显得更加专业和直接。

有时候，当你跟美国人邮件来往时，双方甚至连 Hi 都可以省略，因为在美国的商业文化中，这些字眼过于客套。当年乔帮主就要求苹果内部的邮件沟通直接指出重点，有时候连名字都无需提及。

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4、邮件的内容

写邮件的过程中，建议你可以采用RCA的架构。

Request 请求

Context 情境

Action 行动

Request 请求

• R(Request)请求指在正文的一开头，把这封邮件的目的，用1-2句话再具体描述一下，起到强调的作用。

Context 情境

• 请求事项完成之后，你可以将重点转移到C(Context)，也就是情境上，谈一谈为什么你需要收件人的回复，或者为什么需要领导的审批等。竞争对手的削价竞争、下游渠道的让利需求或生产部门的响应缓慢等等都可以作为你在这部分的主要筹码。

Action 行动

• 最后，你一定要表达出你的A(Action)，即为行动。比如面对之前提及的竞争对手的降价，当你获得领导的降价许可后，你会在什么时间节点采取什么样的动作，又会引入哪些内外部资源的协助，都是在行动环节应当具体展开的。

利用这样的RCA架构，是很容易让你的收件人知道你的诉求、具体面临的处境以及后续的跟进操作，在增强说服力的同时自然而然加速收件人的回复进程。

5、邮件的署名

完成了邮件正文后，千万别忘了加入诸如 Sincerely、Warmest Regards、Best regards 或是 Cheers 等敬语，当然同时也不能遗忘自己的名字。我有时遇到有人发来很长的一段邮件却忘记署名，导致被迫回复一封邮件进行追溯，既不专业又浪费时间。

值得留意的是，由于手机的普及，有时候大家会倾向于直接用手机来收发邮件。用iPhone的人一定知道，当你用iPhone编辑邮件时末尾自带 Sent from my iPhone (发自我的iPhone)字眼，建议你可以考虑把这个去掉，避免收件人以为你只是利用闲暇之余浏览了邮件并快速回复。

对于一些需要详细解释和回复的邮件，一个个小小的举动往往可以让收件人感受到你的诚意及谨慎。

6、邮件的回复

上述几点主要针对邮件的发件方，而同时作为收件人的一方，邮件的回复艺术同样非常重要，直接反应了回复者的智商和情商，我常常会遇到有些初入职场的小白，对任何邮件都进行“全回复”，令人无语。

举个例子，当大boss发出了新任命的消息，有些小白就会毫无忌惮地全回复给所有的收件人大谈一番恭喜，然而，当你并不知道这个新任命的消息对于所有的收件人来说是好是坏，甚至不了解背后是否有政治性的意图所在时，这样的全回复，轻则让别人觉得你 too young too naive，重则更会暴露出自己的不专业。

上述的例子并非危言耸听，而是在职场中时有发生的真实案例。所以建议你在回复邮件时，一定要思虑周全这封邮件的意义和发送对象，群发选项有时需要慎重选择。

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7、文法与措辞

毕竟我们是在写英文邮件，文法和措词一定需要做细致的修改和完善。

过去式可以用来表达过去发生过的事件；现在进行式可以用来表达你手头正在进行的一些事件或项目，而未来式可以用来与收件人沟通未来你的计划或是预计会发生的事件。

时态运用的错误可能让他人尤其是外国人对于你想要表达的内容产生严重的不解和困惑。同时，措词的准确性也可以直接反映出你的英文程度，千万不要使用不常用或是拗口的英文单字，也要时刻杜绝错别字的出现，这些低级的失误都会让收件人对于你的专业性和诚意度产生怀疑。

当然，邮件只是众多沟通工具中的一种。在通过邮件提升工作效率的同时，也不免迎来一些受限之处。

在实际的工作中，当你需要沟通一件比较复杂的事情，讨论一款从未体验过的新产品，或是当同一主旨的邮件已经有来有回超过10次以上时，我还是认为面对面的线下会议才是更有效率的沟通方式。

也正是这样的方式，才能将超越物理距离的邮件中不能解决的疑难杂症摆放到零距离的环境中快速的化解。