《时间管理：如何充分利用你的24小时》

什么是时间管理？
时间管理是运用策略和技术，帮助你尽可能有效地利用你的时间。

【美】吉姆·兰德尔（Jim Randel）著

作者简介：

吉姆·兰德尔是一名律师兼企业家，30年来，一直致力于理财能力和个人成长方面的研究。

导言节选：

我们已经阅读了大约100本（篇）关于时间管理的书籍和文章，以下是我们所得到的信息：这一阅读过程是在浪费时间！几乎所有的著作都大同小异。事实上，有关时间管理的原则，你需要知道的大约只有50条，……一旦你了解了这些原则，你就了解了关于这一主题你所需要了解的一切。所有这50条原则，都将在这本书里一一论述。

第一部分：回顾你是如何利用时间的

时间是一种快速移动且去而不返的资源，一天中你所拥有的时间就那么多。如何运用你所拥有的时间对你的前程来说，将是至关重要的。从许多方面来说，时间都是你最宝贵的资产——浪费它的风险必须由你自己来承担。每个人每天都有24个小时，每周有168个小时，每一个小时都非常重要。

要想管理时间，首先得知道你是如何使用时间的，把一天甚至一周的时间做一个记录，看一下每一个小时你都是怎么度过的？这每一个小时你都在做些什么？通过记录你会发现，在时间利用上面，有太多的时间都被浪费了，在一些时间里你无所事事，只是等待它悄悄地流逝，把这些时间加起来，也许都能写出一篇论文来。

我们对于时间的使用往往是不自知的，对时间流逝的感觉往往是不准确的，你以为只刷了一小会儿的小视频，但实际上已经过去了一两个小时。为了了解我们是如何使用时间的，我们需要了解三个非常重要的概念：意识，目标和选择。

1.1 意识是时间管理的先决条件

自我意识是时间管理的第一步！通过记录或者回顾时间的使用，我们应该对对时间的使用产生一种自我意识，这种意识具有以下的三大好处：

• 通过意识到如何使用时间，可以发现许多可以调整的地方。
• 通过了解自己如何花时间，找到可以利用的时间。
• 通过对时间的关注，可以提高你对时间的敏感性。

1.2 目标提供行动路线图

目标即我们进行时间管理的目的，可以是一个长远目标，例如三年内学会一门二外；也可以是一个短期目标，例如一个月减掉10斤。只有当你确定了努力的方向和目标时，你才能决定应该如何安排时间，我们必须制定一个达到此目标的行动路线图。

为了实现这个目标，你需要采取一定的步骤，确定出你的时间安排，或者称之为时间承诺，在被安排好的时间里，你必须去完成它，否则时间管理就没有意义。以减肥为例，假设你要在1个月内减掉10斤，就需要每周运动4次，每次1个小时，连续1个月都是如此。这就是你为了达到这个目标所制定的行动线路图。

1.3 选择是困难的

一旦你知道了你是如何使用时间的，并有了实现目标的行动路线图，分析的要素就完整了。然而现在，艰难的部分出现了。

现在，你需要做一个彻底的反省。你到底想要得过且过——做你现在马上想做的事？还是为未来着想——做那些能让你以后过上自己要想要的生活的事呢？

生活并不是公平的，不是任何你想要得到的东西，都能通过努力奋斗得到的。但是通过做出正确的选择，通过使自己保持一种想要成功的姿态，你就可以获得更大的机会，去实现你想要达成的目标。时间管理很大程度上讲的就是选择。有时，做出选择是非常困难的，为了达到目标，执行你所定的线路图，就意味着你可能必须放弃某些东西，比如运动日的一次聚餐，在读书日的一场电影。没有人可以替你做出选择，你必须为你选择的后果负责，也许你可以在运动日去聚餐，而后再把这次运动补上，但并非所有选择都如此轻松。

但选择是为将来负责。有一位研究成功人士的作者E.N.Gray说过一句话，“别人不喜欢做的事，成功人士也不喜欢做。尽管如此，成功人士还是去做了。” 也许这就是我们与成功人士之间的区别。

第二部分：让你所拥有的时间发挥最大效用

回顾了我们是如何使用时间的，现在我们要来反思一下我们利用时间的效率有多高了，我们如何使用一些策略和技巧，使我们尽可能有效地利用时间。以下我们将分三个部分来看看，我们可以如何有效地使用时间。这三个部分是：

• 你可以“创造”时间
• 杜绝拖延
• 管理的策略和技巧

2.1 你可以“创造”时间

我们要讨论的第一个话题是：我们怎么才能在生活中“创造”出更多的时间。诚然，时间是有限的，但我们可以通过一些方法，把没有成效的时间转变为富有成效的时间。这就如同找到了更多的时间——为自己“创造”出了时间。

2.1.1 匹配时间和精力

有效的时间管理不仅仅是寻找一天中的额外时间，还要将你的有效时间和你的有效精力匹配起来。在追求有效的时间管理的过程中，并非所有的时间（效用）都是相同的。为了使你的每一个小时都尽可能有效，你应该尝试在你感觉最清醒的时候，也就是在你精力量充沛的时候，去从事那些最艰巨的任务。有的人清晨精力充沛，有的人是夜猫子晚上头脑清醒好，每个人精力最充沛的时间不尽相同，你需要找到自己的时间节奏。如果你无法调整工作的时间，那你就要使自己的精力与工作时间相匹配，早睡早起，保证充足的睡眠和精力。

你还可以通过健康的饮食、适度的锻炼、摄入适量的咖啡、茶等方法，提高自己精力的时长，以获得更多的有效时间。一些专家指出：提高效率的关键不是时间，而是精力。

作者推荐了一本有关时间和精力分析的极好著作，也许你会想读一下：《做事情投入的力量：管理精力，而不是时间，是提高效能和自我更新的关键》吉姆·罗尔和托尼·施瓦兹著（《The Power of Full Engagement: Managin Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal 》——Jim Loehr & Tony Schwartz）

2.1.2 寻找空隙时间

现在，我们来讨论另一个可以为我们创造时间的领域：空隙。当你在等待某事发生的时候，在此期间你会处于空闲状态，这就是空隙时间。比如等待公交车的时间，去医院看病等待叫号的时间，或者坐地铁时无所事事的时间。我们每个人都有很多空隙时间。只要有效利用这些空隙去做事情，我们就能够变非生产性时间为生产性时间，从而达到“创造”时间的目的。

花点时间思考一下，在你典型的一周内，你有多少空隙时间？想些办法把这些时间更有效地利用起来。

2.1.3 杜绝浪费时间

有效的时间管理就是把对时间的浪费降到最低限度。同一件事情，你可以用10分钟解决，也可以用60分钟去解决。优秀的运动员动作都非常流畅，他们很少浪费动作和能量；伟大的时间管理者在减少时间浪费方面都是极其出色的。

我们可以举三个例子来说明他们是如何提高效率的：

• 迅速决策。大量的时间浪费来自优柔寡断。一旦你掌握了做决定所需要的事实，便迅速做出决定。

• 快速阅读。大部分的书，都不需要逐字阅读。很多作家往往使用10个字来表达5个字就能说明白事情，要学会只读那5个字。

• 提高记忆能力。具有良好记忆能力的人，可以更高效地开展工作（记忆的提高是有科学方法和技巧的）。

2.2 拖延是大敌

2.2.1 拖延

现在让我们来探讨一个非常非常重要的问题——拖延。拖延，是时间管理的大敌之一，它是源自一种强大的物理潜规则，人们称它为惯性。拖延是一种趋于静而非动的惯性，一个人越不想做事情 ，越懒散拖延，就越不能行动起来，它浪费了我们许多的时间。拖延简直是梦想的杀手。如果我们能把拖延的惯性变为行动的惯性，那么将受益良多。这二种力量是此消彼长的关系，当行动成为了惯性，就像是有一股风在背后吹着你走，拖延的惯性就被削弱许多。

下面有一些战胜拖延的策略，非常值得一试：

• 在口袋里或者明显的地方放一张便签或者卡片，写下你要达成的目标，使它时刻提醒自己，催促你的脚步前进。

• 将大项目分解成易于管理小块。把项目分成几个小块，不仅可以制定更为有效的执行时间，也可以让它不再令人生畏。

• 识别懒惰或拖延最初的蛛丝马迹。当我们疲倦或懒惰的时候，自己都能感觉得到。我们知道应该做点什么来加以制止，但就是不愿意去做。当你第一次开始体验这种感觉时，就应该立刻采取措施，加以制止。这是一种反拖延条件反射，是可以进行培养和强化的。

• 坚持做笔记。用手机或纸笔将你的思想或观点记录下来，这将有助于你以后有机会时，将其变成行动。

2.2.2 坚忍不拔的精神

对抗拖延的一大方法，是培养坚忍不拔的精神，时间管理和心理坚忍要携手并进。那些培养起强大的精神力量的人更有可能：按时间或计划行事；做出正确的选择；保持良好的注意力，且战胜拖延；形成使自身受益的良性发展。

作者研究“心理坚忍 ”的课题已经25年，他提出要着手培养坚忍不拔的精神，需要了解以下三点：

• 控制你的思想，与自己对话。你要在更高的层次聆听自己的思想，你可以控制头脑中那些消极的思想——例如，拖延或懒惰的想法。学会不认同这些消极的思想，并修正它。

• 把思想想像成一种有形的物体。这样，你就可以去控制它，把拖延的想法驱逐出你的头脑，就像你将一只行为不端的猫家门一样。

• 你的大脑一次只能处理一个主导思想。当你发现一个消极思想进入你的脑海里时，你要学会转移思想——将思想转变成强大的积极形象或想法。将注意力集中在积极想法上后，消极的想法会被取而代之，而你的大脑也会因此失去消极的态度。

总之，积极的思想和行动是可以培养的，这个过程一开始可能有点艰难，但这个时间不会很长久，当你形成了积极思想的惯性，惯性就会发生效用。

2.3 策略和技巧

现在我们要来讨论一些时间管理的策略和技巧，使我们用一种尽可能强大有效的方法充分利用我们的每一个小时。

2.3.1 清理思想杂波

杂乱不堪大脑是时间管理的大敌。经过整理的房间可以提供更多的空间和功能，头脑也是一样。杂乱对于生产力来说是具有破坏性的，它会引起情绪紧张，导致无所作为，还会降低效率。

许多人的大脑就像一个自动售货机，你把几枚硬币投进去，就会有一些东西掉出来。大脑不断应对着外面进来的刺激，或者记住需要完成的每一件事，是很累的。但是，我们可以通过发展有形系统去处理和保留我们需要做的事，这样就可以让我们的大脑进行休息。

“你意识的短期记忆部分——即用于保存所有不完整的、未决的、以及无条理的‘东西’的部分——其功能就像一台电脑的内存。内存的容量是有限的，你所能存储在那里的‘东西’就只有那么多，而且仍要保持高效运转。大多数人的内存都超负荷运转。他们总是感到心烦意乱，注意力总是受到内在以理负荷过重的影响而无法集中。” ——大卫·艾伦（David Allen）《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done）

以上引文摘录自大卫·艾伦的著作，他是美国时间管理和生产力领域最出色的思想家之一。他提出，通过培养良好的技巧和建立信息收集和储存机制，我们能够培养出一颗“似水之心”。意思是让你的思想避免因受到杂波的干扰而凌乱不堪。

以下是大卫书中提出的关于有效时间管理的最重要技巧总结（共10条）：

• 使你的工作区域更具有吸引力，并配备你工作所需要的一切；
• 创建一个档案系统，归类存放你的所有文档；
• 创建一个清单，把你所需要关注的一切事情写在上面，使你的大脑不再凌乱；
• 及时处理每一项任务，在第一次看到或听到的时候就对他们进行处理（处理不等于完成它，见下一条）；
• 在以下三个选项中给每一项工作选择一项：1.立即行动，2. 撇开或放弃，3.将其纳入以后采取行动的清单；
• 将想法转变成行动步骤，比如，“和 XX 人讨论 XX问题”，而非“讨论一下那个问题”；
• 一旦决定了行动步骤，如果可能的话马上采取行动；
• 保持良好的“提醒”系统，只要是能提醒到你的方法皆可；
• 每周对你的存储和生产系统进行检查和整理，减负、去旧、存新；
• 至少每个月一次对你的长期目标进行重温和调整；

2.3.2 计划和准备

通过清理自己的头脑，美好的事情就会发生，你会感到精力充沛，工作富有成效。但有时候，我们想一下子做很多事情 ，这是另一种形式的杂波干扰——即想在很少时间或空间内做太多事情 。

有时，时间和效率是违反直觉的。很多时间，想着少做一些，却能完成更多。请记住这个观点，因为我们以后还会对此加以论述。

在但此之前，我们要先讨论一下一个新的话题——计划。

计划，就是提前决定在某一给定的时期内，你要做的具体事情是什么。每1个小时的计划抵得上5个小时的执行。每天至少花10分钟时间，来规划你这一天该如何度过，问自己一些类似这样的问题：

• 今天我想要完成哪些工作？
• 我有多少时间可以用来完成这些工作？
• 我可以将某些对我来说不很重要的工作放到其它时间去做吗？
• 在我需要完成的工作之间，存在逻辑顺序吗？

只要对所要做的工作和你将如何完成这些工作进行10分钟的思考，你就能大幅度提高实现你所想达成的事的几率。

准备

所谓磨刀不误砍柴工，充分的准备可以让你减少所付出的汗水。要想在特定的时间内达到最好的效果，准备是必不可少的。一次会议的准备，一次演讲的准备，或者一次重要面谈的准备，都可以让你在最短的时间内，把最重要的信息传递给对方，促使对方做出最正确的决择或获得最大的收益。

但是过份计划也会让事情走向反面。爱斯坦曾说过：“无为必将无获”。 有些人过分沉迷于计划过程，总是分析来分析去，因为分析比实际行动更容易。有时，过度的分析是为了掩盖采取行动的恐惧。因此，在某一个点时，你必须采取行动，或者至少做一个决定，认为采取行动是不正确的，然后继续后面的事情。

分批处理（统筹规划）

分批处理（Batching），是指把同一时间、或同一地点、或用同一种方式做的事情集中在一起去完成。或者使用统筹法，最经典的就是泡茶洗茶杯烧水的例子，其原理和“分批处理”很类似，即把可在同一时间段内做的事同时（叠加）进行，把时间的浪费减少到最小。

2.3.3 任务清单

接下来我们要讨论一个非常重要的话题：任务清单。任务清单，是体现你所有计划和准备的产物，它可以帮助你保持内心的平静，将你在前进道路上需要记住的每一件事都集中进行管理。

“每一个有效的执行源自每日任务清单。它是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具。当你创建每日任务清单时，你开始写下自己在一天的过程中想要完成的每一项任务。

其规律是：在你开始使用任务清单的头一天，你的工作效率将会提高25%。这就意味着，在每一个8小时的工作日里，你将额外获得2小时的工作时间……同其它时间管理工具相比，通过使用任务清单，你可以更快地摆脱繁杂，理清头绪。”

——引自布莱恩·特蕾西（Brain Tracy) 《时间的力量：一种可以让你完成更多任务的成熟机制》（Time Power: A Proven System for Getting More Done）

制作任务清单的理由有很多，以下四点可以帮你认识清单的作用：

• 组织效率。通过强迫自己制作任务清单，你便对自己的时间进了组织。你必须统筹考虑你要完成的一切，并把它们写下来。通过考虑该做什么和不该做什么，为你的每一天创建一个时间框架。

• 减轻压力。产生压力的原因之一是因为你担心有些事可能会忘记去做。当你对每一天的工作都做好了安排，你的压力就会减轻。

• 重审目标和优先事项。制作任务清单需要你考虑该如何使用你的时间，以及为何这样使用。清单就是对目标设定和决策选择进行一项日常练习。

• 创造力。制作任务清单实际上可以是很有趣的。姑且把它当成创作一部微型小说，主角就是你自己。你所列出的工作就是一项创意策划的执行，所以你的创造性会得到升华。你永远不知道，在单纯的制作任务清单的执行过程中，会迸发出什么样的想法和观点。

优先次序

当我们有了计划和准备，又准备了任务清单，接下来的一件事就是要确定清单中任务的优先次序。

斯蒂芬·柯维写了一本书叫《高效能人士的七个习惯》（The 7 Habits of Highly Effective People）。他教导说：成功不是一个偶然事件。更确切地说，成功就在于不断地做那些最有可能带来你所希望的结果的事。

通常我们在制作任务清单时，每一项任务都会属于以下四个象限之一，称为四象限法则，你将按什么顺序来完成不同象限中的工作呢？

① 重要而紧急	② 紧急但不重要
③ 重要但不紧急	④ 既不紧急也不重要

答案是：① ③ ② ④。

当然，有时事情不会像我们打算的那样进行，有时紧急胜过重要，有时重要胜过紧急，我们需要在四个象限中做出平衡，需要主动把握和选择，而不是被动应对。决定优先次序是一件非常重要的事情 ！

二八定律

对于生产率和时间管理而言，二八定律的重要性可能等同于黄金法则。二八定律的含义是指：你的80%的成就来自于你的20%的行为。二八定律是由一名叫帕累托（Pareto）的经济学家在1960年首次发现的。它的重要性在于，它不需要你付出更多的劳动，它只是让你更聪明地工作。

此书的作者建议我们可以这样将二八定律应用到生活中：确定一个你的目标；确定为了达到这个目标，你正在做的5件事情；这5件事中，哪一件最有可能帮你达成这个目标？那么，在这件事情上，你应该投入最大的精力和注意力。

换句话说，如果你正从一个或两个活动（20%）中获得大部分的成果（80%），那么，这一两个活动就是你应该集中精力去做的。请注意，实际的比例并没有多大关系，真正重要的是概念：一些活动会比另一些活动带来更大的回报。因此，要把大部分精力投入到那些真正能够给你带来“最大收益”的项目上去。

2.3.5 集中精力

现在我们来讨论另一个非常重要的话题——集中精力。如果你想让你每一个空闲的时刻都获得充分的利用，你必须学会如何集中注意力……即通过训练在同一时间只将你的思维专注于某一件事情上，来强化你的思想的力量。集中精力也是一项可以后天习得的技能。

集中精力也意味着，你在做一件事的时候，就只做这一件事，不要期望同时处理几件事，而不削弱每一件事的有效性或正确性。当然，有时并行工作无法避免，但你至少要保证在这个时间段内只做一件事，并且把它阶段性地完成好。

分心和干扰是专注的大敌，你需要想一些办法来排除这些，比如你必须要完成一项工作时，就把手机关成静音，关掉电视，关闭邮件提示等等。对于一些干扰因素，你可以通过戴上耳机，关上房门，或者设置一些阻隔，使人不便于接近。

集中所有的精力去应对挑战，可以让你在最短的时间内获得最大的成效。

2.3.6 时间管理的技巧

时间管理的课程到此就结束了，这本书幽默风趣又不失内容，可以在1小时内读完，可谓字字珠玑，句句菁华。这份笔记则更为干练地记录了精华中的要素。

以下是作者提供的，他最喜欢的10项技巧：

• 学会迅速丢弃且不内疚；
• 对于每天进入你工作日程的各项事务，要立即做出决定该如何处理；
• 将属于某个单一项目的每一份文档、每一本书或文章都放在同一个地方；
• 一天抽一或两次时间回复语音、短信或邮件；
• 建议你载一只具有数字秒表显示功能的运动手表，保持对时间的敏感；
• 通过一些方便易用的方法，随时把一天中进入你脑海的想法记录下来；
• 教会自己快速阅读；快速阅读是一种技巧，一般来说至少可以将自己目前的阅读效率提高3-4倍；
• 毫不犹豫地寻求帮助；
• 只要有可能，要一次性或在一个时间段内完成一项任务；
• 继续前进，不要为过去的事情浪费精力。

总结：十个重要的观点

全书给出了时间管理最精华和最浓缩的部分，全部都是实操性很强的方法，书的最后，作者给出的关于时间管理你需要记住的十个最重要的观点，也是对于全书一个总结：

1、自我意识是先决条件
只有当你真正意识到你是如何支配时间的，你才能去管理你的时间。建议你记一个星期左右时间日志。观察一下在哪些方面你可以重新分配你的时间支出。

2、目标设定是第一步
除非你确定了你想要达到的目的和想要达成的目标，否则不必为时间的流逝而担心。如果连自己应该朝哪个方向去都不知道，那你是在盲目地旅行。

3、选择是艰难的
时间管理最终就是关于做出选择的。你每天都有24小时的时间可用。每星期168小时。应该如何去使用这些时间，选择权在你手里。目标达成讲的就是做出艰难的选择，就是在许多需要你付出时间的、相互竞争的需求中做出选择。

4、你可以“创造”时间
寻找方法将非生产时间转变为生产时间。找出一天或一周中的空闲时间。你可以富有成效地利用这些时间，而不是坐在那里等待事情发生。通过运动和健康饮食增加你的能量。在你的每一个小时里，你的精力越充沛，这一个小时对你实现目标所发挥的作用就越大。

5、拖延是大敌
拖延是一种令人讨厌的诱惑。然而，你必须同这种冲动进行斗争。试着将自己设想成：你要么在前进，要么在后退。要么，你是在向着你的目标前进，这当然很好。要么，你是在远离你的目标。当你站着不动时，你的目标很有可能是在离你远去。

6、要有一颗“似水之心”
如果你能够清理你的工作区域，你的生活，并最终清理你思想中的杂波，你将会显著增加你的工作成效。杂波是高效和强大思想的障碍。当你清理了思想中的杂波，你的不获得了解放！

7、计划和准备是值得花精力去做的
通过提前考虑你想在某一特定事件中或在某一个特定时期内达成什么样的目标，你可以增加成功实现自己所要做的事情的预期。

8、通过确定优先次序，你可以做到去芜存精
确定优先次序意味着决定什么时候你要做什么。通过确定哪些地是最重要的项目，对你的每一天和生活进行比你强，你可以增加你想要达成自己目标的可能性。确定优先次序的方法之一是要记住二八定律，也就是说，导致达成你目标的80%的进展来自你20%的活动。

9、专心致志是问题的关键所在
通过减少干扰并将注意力集中于手头的工作，你可以使自己努力的效果成倍增长。分心是梦想的杀手。它们会削弱你的聪明才智。当你决定工作时，那么就工作，不要让来自外界的干扰打断你的努力。

10、选择对你来说行之有效的时间管理技巧
我们已经确认了能够提高效率的时间管理技巧。有一些可能会让你感到有意义，有一些则不然。你可以对不同的方法进行试验和尝试。关键是要努力把你的每一个小时使用得尽可能合理有效。

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笔记者结语：

时间管理是一种策略，更是一种选择，重要的事情永远不会没有时间去做，没有时间只是“这件事情并不重要”的另一种说法，我们要找到对我们来说最重要的事情，或者说最有成效的事情，并专注精力去完成。做好时间管理，你不一定会成为亿万富翁，但一定可以成为一个优秀而有成就的人。