6/20 项目管理：利用表格提高工作效率

近期刚好在负责一个上千万项目的招投标运作，项目组成员较多有8人。工作从9月份持续到现在，工程量清单经历了多次报送上级审核到返回再修改过程。因为项目组成员是从不同部门抽调过来的，每个人在负责各自领域的时候，需要的清单内容还不一样。有的需要拆分原始清单，有的需要合并原始清单。由于没有设定统一的文件存档命名规则，每个人最后报送过来的清单五花八门，用的时候根本不清楚要找哪一个。在工作过程中需要消耗很多时间去找文件，再确认数据的准确性，极大的降低了工作效率。

因为这个事情头疼了好多天，看着项目文件夹里日渐增长的excel表格，有的可能已经迭代更新了，有的表数据可能已经与其他表格合并了。但是因为之前归类不明，现在面对众多表，想删除一部分，又怕有些时候组员还要追溯之前的数据来使用。不删除吧，每次都得再众多文件里查找半天才能找到最终数据，费时费力。

晚上回来整理书架的之后突然发现几年前看过的一本书，就是说项目管理的，拿起来翻了翻，就发现了下面的表格管理法。同样是跨部门多人协作，同样需要收集汇总很多表单数据，按照这种方式就很好。

6/20 项目管理：利用表格提高工作效率

利用表格，对整个文件做个自述说明。【文件名称、文件内容简述、提供人、最后更新时间】都做好记录、再加上超链接，太方便了！一目了然！使用的时候按需选择，不同组员调用不同数据，节约了查找的很大一部分时间。

在项目管理中，关于沟通协作的问题，很多都可以用表格来解决。【问题-解决建议-责任人-事情进度-最迟反馈时间】按照这种表来显示任务进度，既清晰明了，也能让组员明白自己负责的具体工作是什么。

在项目管理中，除了勤思考之外，用对方法也很重要。