《培训管理能力的拓展1》-《培训管理者的实践》连载（第十二章）

培训管理者的知识管理

观点分享：

        对于培训管理中所产生的组织过程资产（知识、技术、方法、经验、教训等）进行归纳与管理，即通过对培训业务的知识管理，有助于培训管理者将繁杂的工作简单化，将简单的工作流程化，将流程的工作标准化，从而逐步实现培训管理规范化的最佳实践。

        培训管理看似不难，但要做好，却并不容易。

        一方面，虽然培训项目的内容会不断地发生变化，但是培训管理者的工作却总是在重复着同样的内容：制订计划、争取预算、需求调查、跨部门协调、供应商甄选、谈判、签署合同、组织培训、效果评估与汇报，等等。

        另一方面，培训管理者总在工作中不得不面临各种问题的挑战，或预算不足、或需求不清晰、或领导不重视、或学员不配合、或供应商不给力等。值得注意的是，这些困扰也似乎总是会在每个培训项目中反复出现，呼之即来，却挥之不去。

        “一个人不能两次踏入同一条河”！

        作为一个培训管理者，如果我们的目光只是局限于当前具体的培训活动，“就事论事”地处理问题，不是从更高的视角去探询解决问题的手段，那么，即使我们的工作再有效率，这种效率也无法带来持续性的效果。

        对于培训管理中所产生的组织过程资产（知识、技术、方法、经验、教训等）进行归纳与管理，即通过对培训业务的知识管理，有助于培训管理者将繁杂的工作简单化，将简单的工作流程化，将流程的工作标准化，从而逐步实现培训管理规范化的最佳实践。

        哪些培训工作的内容可以纳入知识管理的范围呢？

1、培训工作的流程管理

        任何企业的培训工作大致都会遵循一定的流程来进行。这一流程有其普遍性一面，即所有的培训基本都包括培训项目立项（或发起）、需求调查、供应商联系、培训方案沟通与确认、合同谈判、培训执行、培训评估等环节。

        另一方面，由于企业受到各自内部环境的影响，培训工作流程的细节不尽相同。有的企业的培训工作流程可能更为简洁，而另一些企业可能更为细致。不论是简洁的流程，还是细致的流程，其好坏的评价标准是它是否适合本企业的实际状况，并使培训管理行之有效。

        同时，任何培训工作流程都有持续优化的空间。这就需要培训管理者在培训实践中不断地总结经验教训，将所能改进之处通过知识管理的方式固化下来，体现于流程优化的设计中。

        建立一个企业的培训工作的流程图，通过培训工作流程的可视化管理，能够帮助培训管理者直观地发现问题所在，有利于整合资源和优化流程设计。

2、培训文档的模板管理

        在培训管理中，各种标准化的文档模板不可或缺。标准化文档模板的运用，不但可以提升工作效率，便于对相同性质的信息进行比较与分析，更有利于建立企业培训管理的规范化操作行为。

        培训文档模板种类繁多，包括且不限于企业培训制度、需求调查表、需求确认书、供应商记录表、讲师记录表、培训协议、培训通知、课程准备清单、培训考勤表、培训效果评估表、培训结案报告、培训效果转化跟踪表、年度培训规划表、年度培训执行情况统计表，问题管理清单、企业案例收集整理表、员工培训档案表，等等。

        将培训工作中能够通过标准化文档模板进行管理的部分尽量模板化，能够使培训管理的效率事半功倍。这个标准化的过程也是循序渐进的，模板从无到有，内容从繁简到适度。模板的评价标准只有一个，是否有助于提高培训管理效率，达成更好的工作效果。

3、版本管理

        在培训管理过程中，培训相关的文件、制度、模板等各类资料都会随着培训工作的发展需要不断变化着，有的资料会被弃用，有的资料会在持续更新中继续沿用。

        对于持续更新且继续沿用的资料，不能仅保留当前的版本，一定要保留它在每一个时期所形成的各个版本。企业在不同时期形成的不同版本的文件资料，是重要的组织过程资产，是企业培训管理工作发展的历史文件。通过了解这些文件资料，培训管理者可以了解企业培训管理发展的历程、工作成果，以及经验教训。

        由于企业培训管理的文件资料众多，而且同一文件也存在众多版本，如果不对各类文档实施统一的版本管理，很可能造成文件使用上的巨大混乱。

        版本管理并不复杂，可以通过对文件名编写的规范来实现。

        首先，规定所有文件名按照同一个形式来书写，如“文件名+ 版本编号+ 编写时间”，不论该文件只有一个版本，还是有多个版本。例如：《项目管理基础技能实战演练》培训建议书_1.0_20150301。

        其次，如果同一文件有多次修改，则通过版本编号和编写时间来区分。这又有两种情况。

        第一种情况，文件的修改只是细节上的（如排版及其他地方的微调），不会对文件的内容有很大的影响，则在原版本编号的基础上进一步具体化。例如：修改前的文件名是《项目管理基础技能实战演练》培训建议书_1.0_20150301，则修改后的文件名是《项目管理基础技能实战演练》培训建议书_1.1_20150302。

        第二种情况，文件的修改比较大，对文件的内容有明显的影响，则通过升级原版本编号来体现。例如：修改前的文件名是《项目管理基础技能实战演练》培训建议书_1.0_20150301，则修改后的文件名是《项目管理基础技能实战演练》培训建议书_2.0_20150302。

        对于文档实施版本管理，不但有利于将所有培训文件归于一个有秩序的系统之下，而且也有利于从全局的视角去回顾、研究和理解本企业培训工作发展的过程，使培训管理工作一直在一个清晰的脉络中递进着。