正是因为不够聪明，所以把这些提高效率的工作习惯坚持了五年
正是因为不够聪明，所以把这些提高效率的工作习惯坚持了五年，然后，我升职了。
对于我这样一个处世不够圆滑，说话不够好听，也不喜欢须溜拍马，甚至有点笨笨的职场老实人，怎么会获得领导的青睐？
听说董事会高层领导们对我的评价是这几个字：精力旺盛。
别看我年纪小还是一个女生，出差加班随叫随到，经得起折腾，抗得起高压，走路带风，神采飞扬，高跟鞋蹬蹬蹬踩地铿锵有力，大多数事情都能在下班前刷刷刷打卡完成，只要有我在，整个团队就像打了鸡血一样精神亢奋。
我升职难道不是因为我的盛世美颜么？
同事们一万个白眼从我头顶飞过，主管叫我传授一下升职心得——效率管理。
我的工作任务主要是收集信息（A）——整理信息（B）——制作方案流程（C）——概念设计（D），偶尔还被塞进别的团队帮忙擦屁股，收拾烂尾项目（E），或者哪个项目经理缺心眼的、不想得罪人的就叫我去跟甲方斡旋（撕逼）（F），还有各种会议记录（G）。
在整个设计团队中简直起到了举（一）足（无）轻（是）重（处）的作用，而且头三年基本都是各种打杂。
我总结了效率管理无非涉及到三个维度：假设性思考、速度和习惯。
先谈第一个维度，提升效率的根本之“道”——假设性思考——实战之前，必须预演。
《零秒工作》的作者赤羽雄二在麦肯锡工作15年，他说，能够带来超常工作速度的就是——假设性思考。
假设性思考，是指针对某个问题有一个大致的理解，不论是问题本身还是解决对策，从最初就应当设定一些假设，围绕这些假设不断思索，例如：“这一点就是问题的关键吗”，或者是“如果这样做会有怎样的效果”等等。
那些“工作能力强的人”在平时就特别注意观察和思考，在面对许多问题时，会从一开始做出一个假设，在解决的过程中再不断验证自己的想法。就如同火警在接到火灾电话时，会在第一时间赶往现场。但平日里为了能尽快赶往现场，消防队总是做好了随时随地出动的准备。
这种方法在心理学中叫做预演，每天在上下班通勤途中对明天即将发生的工作进行心里预演，就能在心理上战胜焦虑、恐惧、倦怠，因为实战之前，必须预演，这是提升工作效率的根本心法。
其次，假设需要经过验证才能接近正确答案。
假设如果不经过验证，就没有任何意义。假设的验证，是通过采访和分析故障信息等手段展开的。
这里说的采访，其实并不复杂，只要找到那些对相关问题特别了解的人，然后询问他们各种各样的问题。不论是公司的同事、顾客，还是合作企业的人，只要是非常认真地不断提问，那么很多人都会毫无保留地告诉采访者他们的意见。
在设计行业，故障信息则要通过使用者的参与、投诉，监理部门的再次评价，以及开发商、住户的反馈信息等来判断。
以采访和故障信息的分析为基础，迅速地修正自己最初的设想。具备假设性思考能力的人，对许多事物都有自己明确的意见：“这件事是这样的”或“那件事该那样做”，不存在没有任何意见的情况。
最后，假设之前，首先需要熟悉如何做出假设。不仅仅是熟悉，还需要有某种程度的行业知识。如果没有这些知识，假设常常会出现偏差。
为了找出线索，我一般是先找寻一位对该行业特别熟悉的人，然后一口气询问对方许多问题，从而获取大量的知识和信息。仅仅依靠想象力为基础来进行假设性思考的话，会花费大量的时间，而且准确度很低，很不现实。
再说第二个，提升效率的行动之“法”——速度——天下武功，唯快不破。
设计或者任何一个快消、零售、金融、互联网等行业的时间压力非常大，市场变化之快可能比你敲键盘的手速都要快，而且设计师们还有一个天敌——人为因素——甲方和领导的想法，最后改图改到自己都怀疑这图TMD到底是谁画出来的？！
那么，能应对变化的，唯有速度二字。
怎么提高速度呢？最根本的就是要合理分配时间，也即时间管理。
有一个经典的方法，美国时间管理大师戴维艾伦的GTD法，五个步骤：收集、处理、计划、行动、回顾。
收集：把要做的事情逐一列下来。
处理：把2分钟内能做完的事情立刻做完。有些事情尽管不难，却长久地占据在你的脑海中，让你的大脑无效运转，并且还会掩盖你真正需要处理的问题。
计划：把需要2分钟以上才能做完的事情找出来，做进一步的规划和筹备。
行动：可以把不需要自己亲力亲为的事情交给别人做，然后要回顾自己的任务清单和执行情况。
我常用的工作时间划分模式是：土豆+青蛙+番茄钟，土豆（To Do list）收集到分解的过程，挑出青蛙（重要的事），用番茄工作法（一次只做一件事）专注的把青蛙干掉。
以我的工作内容为例，常规性工作ABCDEFG七个部分中，根据四象限法则，按照事情优先级、重要度画图。
每次遇到新的项目，我会提前一天下午或晚上把收集（A）-整理信息（B）做完，早上提前到公司来进行头脑风暴（C），找到good idea，再整合资料，手绘PPT框架（D），下午把汇报PPT做完，晚上再调整一下，准备第二天早上的会议，领导提出修改意见，如此循环往复。
把最不需脑力的制作PPT的工作放在下午，把最需要保持清醒的工作诸如头脑风暴、给领导汇报等安排在早上。而整理会议记录这种低效能的工作则利用讯飞等语音转文字工具快速搞定。
时间管理，管理的不是时间，而是自己。管理自己每天的行为和目标的关系，只有将愿景和行动结合起来，才能达成人生的期望。
再谈第三个，提升效率的常用之“术”——习惯——水滴石穿，精诚所致。
习惯的力量有多大？它可以让我们用潜意识控制行为，生活中好的习惯能节省时间和精力做更重要的事情。
习惯1：10分钟的站立会议
《高效15法则》一书中记录乔布斯边走路边开会的工作方法为员工们所诟病，但是这个办法被扎克伯格一字不差的照搬过来，工作效率果然大大提升。
我敢保证，如果把会议参与人员缩减一半、让会议次数减半、让员工站起来开会、开会时禁止带手机、将会议时间限定在10分钟以内，你的工作效率起码提高一倍，因为中国人真的太喜欢开会了。
习惯2：利用通勤时间学习英语或读书
工欲善其事，必先利其器，掌握一门外语已经是商务人士必备，可以大大节省你的沟通障碍。在拥挤的地铁中学习，其效率要高出很多倍。如果想要提高英语能力，那么每天做30～60分钟的听力练习是非常有必要的，所以上班途中的时间最为适合。
英语技能提高了，你可以更加快速地搜集到独家资料，任何行业如果学会用英文写作、演讲将是一个职场杀伤力满格的利器。
习惯3：凡事先行一步
早到办公室30分钟
提前在家里花几分钟浏览新闻网页
时常去翻看公司的年度、季度、月度工作计划和财务报表，预测公司发展
和领导、同事们约饭，提前了解公司发展业态和投资规划方向
晚上就把第二天的穿着搭配好，这点对于选择困难症尤其女生非常重要
习惯4：练习专注力，屏蔽社交媒体
韩国作家《深度工作》中说，这个时代最稀缺的就是专注力，每天我们都差点被繁杂的网络信息淹没，打开手机就忘记到底要干什么，吞掉了我们许多时间，这些时间刘未鹏叫做暗时间。
暗时间简单的说就是思维的时间，也就是没有产生直接成果的时间。一个人走路、买菜、洗脸洗手、坐公车、逛街、出游、吃饭、睡觉，所有这些时间都可以成为“暗时间”，你可以充分利用这些时间进行思考，反刍和消化平时看和读的东西，让你的认识能够脱离照本宣科的层面。
在办公室、外出办公地点和自己家里的时候，尽量使用同一台笔记本电脑。
在自己家中使用大屏幕电脑。
尽量减少使用平板电脑和智能手机
工作中把手机调为静音
习惯5：备份意识，避免返工
因为现在几乎都是电子化办公，无法避免硬件损坏等突发状况，你可以利用石墨文档、百度云、印象笔记等app备份，避免因为文件丢失的返工，也是提高效率规避损失的好办法。
习惯6：清零意识，避免杂乱
每天下班时收拾电脑桌面和办公桌
定期清理电脑里的资料、书架上的书
对于设计师而言，如果把时间都花在找纸、找笔、找各种工具上就是大大的浪费。
习惯7：对改善方法本身做改善
例如收集信息的方法，我说的不是去哪个网站搜集，这个技巧实习生稍微练习一下都会知道，那你作为一个老员工的职场竞争力在哪里？
那就是无数次打破自己的惯性思维，去突破各种提高效率的方法。
明显我的工作的第一部分就是重复性劳动，虽然每个项目不一样，但是搜集信息的方法已经被我流程化系统化，并主动编制了公司第一份信息管理的文件夹，虽然在推进的过程中被人吐槽过于复杂，但是我之所以能够快速找到任何项目所需要的文档、图片、案例都是归因于我擅于总结。
习惯8：每天花1%时间做计划和反思
做计划的app有很多，例如滴答清单、365日历等，而反思的方式有晨间日记、A4纸笔记法、九宫格日记、手账等。
有了记录和对标，就会知道前车之鉴，不断修正自己的工作方式和行为模式。
最后，让我们再回顾一下效率管理的三个维度：
【道】——假设性思考——实战之前，必须预演。
【法】——速度——天下武功，唯快不破。
【术】——8个微习惯——滴水石穿，精诚所致。
图：简书作者：莫言言
萨克雷说：播种行为，可以收获习惯；播种习惯，可以收获性格；播种性格，可以收获命运。李笑来说：你怎么过一天，就怎样过一生。
坚持养成自律的好习惯，综合运用“道”、“法”、“术”，你一定能收获到自己想要的人生。
End.
85后狮子座正能量辣妈，十点读书签约作者，景观设计专业硕士，读研时担任校报主编，毕业后工作五年从设计院裸辞。
懂点心理学，专注塑造女性职场、婚姻幸福力，愿我的文字，陪伴万千女性共同成长。
