搞定-通向从容之路·第二章·横向管理工作流程的五个步骤

轻松掌握知识工作的核心方法，是熟练掌握工作流程管理的5个阶段：1、收集引起我们注意的事物和信息，2、清理每个项目的意义和相关措施。3、组织整理结果，4、提出选项，进行思考回顾，5、选择行动。

影响深刻的部分：

一、无法执行高效工作的原因如下4种：

1、许多人收集了大量信息，但未能真正清理其中的内涵，也没能对其采取任何针对行动。

2、另一些人虽然及时作出了妥善的决定，但仍未能有效组织，整理相关成果，从而使其丧失了了预想价值。

3、还有一些人，未能及时对清单进行更新或利用，许多人并不能持续跟进所要处理的重大事项，不能及时更新待办事项和截止日期，难免变成最后一分钟焦虑的受害人。

4、导致的结果是人们有一种持续的不满足感，总觉得自己所从事的事情不是自己应该做的，觉得自己没时间执行具有真正意义的关键行动，觉得自己无法理解有关无压力工作效率的重大实质性行动，总是感觉工作超过了我的责任范围。

二、如何具体操作五个步骤：

1、收集信息时，我只做各种信息的收集，而不做进一步处理；

2、每一件悬而未决的事情，都必须存储在你的收集系统中，而不是你的大脑里，

3、你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可；

4、你必须定期清空这些设备。（有形文件夹，纸质笔记本，电子记事簿，录音设备，电子邮件，OA系统流程），把资料从存储器中取出，判定这些事情的实质是什么？应该采取什么具体行动才能推动它的发展，如果你无法立即完成它，马上把这些行动组织整理到你的系统中就行，千万不要把它丢弃，或者再次放回到工作中去，你清理你的工作栏，简直就和不倒垃圾一样，你只能不断购买新的容器来盛放那些新产生的垃圾。

5、我只进行分析和处理，比如利用会议后的间隙整理会议笔记，或者长途旅行的路上，你无法有效组织和整理“材料”，你只能对“材料”进行收集和处理，分析和处理这些“材料”后才能产生的下一步行动，才是真正的组织整理的对象，处理和组织整理，这两个阶段是整个过程的主干部分。对“材料”进行分析处理的方法详见第50页流程图。

搞定-通向从容之路·第二章·横向管理工作流程的五个步骤

三、对收集和分析处理后的材料进行组织整理，将这些事物进行分类：

1、指派他人处理（等待回复清单），

2、立即执行（一般是指两分钟内可以完成的工作），

3、日程表（这是需要紧追不放的，需要在某一个特定的时间或日期执行的行动）。

4、下一步行动完成（需要在尽量短的时间内，尽快完成的工作）。

5、每周回顾清单，任何一个需要多个步骤才能完成的任务，项目的辅助性资料。

6、将来也许清单，这类清单用于保存一些，目前不打算实施，但有希望在将来某个时间处理的工作，拥有这样一个清单，不仅具有实用价值，而且令人倍受鼓舞。书本第64页至66页，有清单样本，

7、备忘录文件夹，参考资料，一般性参考资料归档系统。

8、在同一目录下，清单项小于30项，若大于30项，区分进行再次分类。

四、查看工作清单，回顾检查我的工作状况，许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因是他们试图一口气完成五个阶段的工作，我们需要专注每一件事情的思考：

1、至少需要每周浏览一次，那些未完成的工作和悬而未决的问题。

2、回顾的内容主要是：项目清单，日程表，下一步行动清单和将来也许清单；

3、要达到的效果是：保证自己不会在心中对其中的内容念念不忘就行，因为那会影响你的工作效率，

4、回顾的时间是，一般在每周星期五或者每周星期天的下午，进行回顾。

五、选择行动方案的三种方法。

1、确定某一时刻具体行动的四标准法：

a.情景，

b.有多长时间，

c.有多少精力，

d.重要性

2、确认每日工作的三分类法：

a.执行事先安排好的工作，

b.处理突发事件，

c.安排自己的工作。

3、总体检视工作的六层次法：为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞清楚我们工作到底是为了什么，至少可以从六个不同的层次进行审视，我们可以用楼层视野的概念进行类比：

a.五楼视野：目的和原则，

b.四楼视野：愿景，

c.三楼视野：目标，

d.二楼视野：关注点及责任范围，

e.一楼事业：当前项目，

f.地面：当前行动。