2018-02-27用一页A4纸管理每日任务和注意力

不知道你否经历过和我一样的困惑：每天早上到公司打开电脑开始一天的工作。明明经手的事情很多，多到忘记喝水，也没空去厕所。最后一天下来又累又烦躁，统计一下自己的工作进度，却发现几乎毫无进展，和自己付出的心力完全不成正比。

与此相对应的，我们身边、朋友聚会、网络社区中却往往有这样的人：无论面对多少事、多少压力，他们一定能够有效的成就事业，同时不影响他们参加聚会、看电影、旅游、学习和其他美好生活。

难道是他们的时间比较多吗？

可是，时间对每个人明明是完全一样的。那么为什么有人能1年做完5年的事，而有的人却花2年才做完1年的事呢？

关于这一点，吉田惠波女士用她的亲生经历证明了：就是因为没时间，才能做得到！要知道吉田是一名医生，白天上班忙碌自不用说，回家还要陪伴两个不足4岁的孩子。为了挤出时间，每天早上3点起床，坚持半年考上哈佛。在哈佛，每天用于学习的时间超过10个小时，但她一边照顾刚刚出生的第三个宝宝，一边读书写论文。还在怀孕中度过了论文撰写、提交、答辩、毕业等重要里程碑。

《人生效率手册》的作者张萌是86年的女生，她同时带领两个公司团队、并行一个大型公益项目。与此同时，她还有每年300场演讲、每年学习一项硬本领、每年读100本书、每年赶超一名榜样、每年出版一本书；并且她的一年中，看电影、去旅游、陪伴家人统统不落下。

仔细想来，造成人与人差别的，比起智商、比起外部支持、比起家世、资源，更重要的是我们能否高效利用时间。只凭这一点，其累积的差异就会像复利一样以几何倍的速度增长，最终形成人们之间的鸿沟。

但时间管理是一个大而系统的问题，需要花上几个月甚至好几年进行研究、实践才能全面把握。但再大的系统，再大的问题，也一定会有很多立刻就可以用的小技巧。

在这里，我想分享一个立刻就能付诸实践的时间管理办法。只用A4纸和笔就能实现。

一页纸管理每日任务和工作期间注意力

这个方法乍一看有些复杂，实际上并不难。为了便于理解和使用，我会将表格演变至今的两次变化进行详细解释，以供大家根据自己的需要和喜好进行调整。

最初。一页纸系统只有A5那么大，是用公司发的笔记本进行记录。模板来自小能熊终生学习学院创始人陈华伟。内容也只有很简单的三栏：左边是时间轴，右边是任务和临时新增的任务。

图一

使用方法如下：

1把所有当天的任务分成“重要不紧急”和“其他”。分别填入对应位置。

2每天必须分配时间给重要不紧急的事。保证有进展。

3新增的、新指派的、灵光一闪的idea、临时起意想做的事都写入inbox。

4执行任务期间注意每半小时~1小时扫一眼时间。或者用rescuetime来辅助统计时间。

5下班后用15分钟将任务花费的时间段统计在时间轴中，并累加一下今天的各个项目花费的时间。观察数据、反思、复盘。

注意：

所有任务都必须在心里有一个耗时预期。以避免帕金森定律：只要没有截止期限，工作就会不断扩展，直到耗光你为他预留的所有时间。

当天计划做的任务控制在预计4小时可完成的程度。其他推后或者外包。因为实际执行过程中，预计4小时的工作内容一定会变成8~10小时。

重要不紧急的事情不能超过3个。必须保证当天有进展。

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后来，在战隼的课上看见了“注意力分心表”。

为了锻炼我的注意力，我将这份表融入了最初的一页纸系统，于是纸张从公司笔记本大小扩展为A。

战隼《战胜拖延症》：注意力分心表 融合了注意力分心表后的一页纸系统

通常来说，我会用forest来计时我的一个专注周期。早上到公司写完表格后，就调出app开始按照清单执行。中间主动或者被动打断时就将时间、事件、原因记录下来。一旦开始记录，就能慢慢提高自我觉察的灵敏度，主动分心的情况也会大幅度减少。

最后，这份表格就变成了如今的样子。

演化的契机来源于张萌提出的计划和总结必须是两个系统。于是我将时间轴分为左右两边，左边排列出预估的时间分配事项，右边是实际上被分配给的项目。

每天上班前，首先确定最重要的任务，然后分配其他任务到计划区时间轴。下班后花15分钟填入实际分配结果。简略统计单个事项的开支时间，反思原因，使用KPT进行分析记录。

（keep做得好的，找出problem的原因和解决方向，列出解决问题的最小具体行为→try。并将try写入最右边的“下一步”行动中，隔天实践。）

最终的一页纸系统

你控制着你看得见的东西，你所看不见的东西则控制着你

在纸上列清单是一个古老而且看起来笨拙的方法。但只有将你大脑里的任务管理系统用实物展示出来，你才能有效控制它。同时做到“用外脑记事，用大脑做事，提高效率。”

如果你也有兴趣，不妨拿出本子和笔尝试一下这个系统。最初可能一片混乱或者无法完整记录，但持续2周后你就会发现变化。