优雅写邮件之三：如何给老板写邮件

老板日阅邮件三百封，若他打开了你的邮件，花了30秒仍不知所云，花了三分钟认真读完还是一头雾水。恭喜你！成功绕晕了老板，让自己的职业前景又黯淡了几分！

搞清老板关心什么

首先，确保邮件里的事是老板所关注的（而不是仅仅是你关注的）。如果不是，想办法将这件事与老板关注的事扯上关系。

比如你是销售，想开个新城市拓展自己的势力范围。如果老板关心的是利润，那请说明开新城市将增加公司利润；如果老板关心的是市场份额，请说明新城市将如何影响竞争对手与公司市场份额的变化。

又比如你是行政，想为员工增加一个下午送水果的福利。如果老板关心的是员工忠诚度，请说明有水果如何大大增加员工的公司归属感，从而提升忠诚度；如果老板关心的是公司在招聘市场竞争力，请列举竞争对手公司是如何提供丰富多彩的自助下午茶，以证明再不送个水果就招不到人混不下去了。

什么？绞尽脑汁都想不出你想做的事跟老板关心的事有啥关系？欢呼吧，你可以合上电脑出去逛逛歇会儿了，反正这封邮件写完老板也不会看的，还不如拿写这封邮件的时间去喝杯下午茶呢。

先说结论

不要假设老板有空看完整封邮件，在第一段先写结论。

如果老板认可第一段的内容，就不需要往后看了。如果老板对这个结论有疑议，可以看后面的内容了解结论是如何得出的。

千万不要先洋洋洒洒数百字，详细交代前因后果，来龙去脉，让老板拖了四五屏才看到最后一段的结论。

什么？连最后一段都没有结论？你等老板自己猜吗？来人，拖出去，赏一丈红。

比较一下这两种写法：

第一种：张三好赌，因欠债被黑道追杀，从五层高楼跳下，奄奄一息，送到医院都休克了，主治医师还刚好休假，幸好最后一刻主治医师赶到，救了张三一命。张三因此请假半年在家休养。

第二种：张三要休病假半年，他从五层楼跳下受了重伤，跳楼的原因是欠赌债被黑道追杀了。

同一件事，两种写法，哪种更适合给老板看？

给老板写邮件不是写小说，不需要写得峰回路转，跌宕起伏，开门见山，直入主题即可。

如何汇报进度

是的，我知道，有时候你觉得老板就是神一样的存在，无所不知无所不晓、英明神武洞若观火，像恋人一样时时刻刻心中放着你的项目，对你的需求了如指掌。

可我们都知道那不是真的，老板天天有无数事情要烦，对你来说天大的事对老板来说可能都想不起来是哪一件。

所以，请不要在写邮件时挑战老板的记忆力，不要假设老板天然知道一切，不要假设老板自然懂你想表达什么，不要将事情进展和结论隐藏在字里行间。

所以，在汇报进展时，你要适当提醒老板整件事的前因后果，以及事情在全景图上的进度位置。

不要写类似于“昨天分析了一下数据”，“今天与李大嘴开了个会”，“明天会给张总打个电话”这种你自得其乐，老板一脸懵逼的话。

要这么写：

——昨天分析了上季度的销售数据，环比上涨2%，低于预期的8%，主要原因是热销品库存不足断货导致冲销量失败。

——今天与李大嘴开会讨论了如何保证大促前库存充足的问题，提出了八个改进措施，分别是balabalabala。

——明天会给张总打个电话，谈这个月月底的大促备货。

报告进度不是报告“你在做什么”，而是报告“事情处于什么阶段和状态”，不要苦劳，要功劳。

如何讲问题

许多人害怕向老板汇报问题，仿佛事情有问题就是自己能力有问题。于是谈到问题时藏着掖着，能回避则回避，能掩饰就掩饰。

咱们先来端正一下认识，事情永远都会有问题，如果没有问题，请你来做什么？请老板来做什么？有问题不可怕，关键是如何解决问题。（处理问题的具体方法见咪喵之前推送的《牛人是如何炼成的》，感兴趣的可点击查看，此篇不再赘述。）

向老板讲问题不是为了诉苦，不是为了伸冤，而是为了预警风险，拨正方向，获取资源。

因此，讲问题时不要像个祥林嫂似的哀哀哭诉谁对谁错，不要啰里啰嗦地讲自己有多努力了还是出问题。

直接说理想状态是什么，现状是什么，二者之间的差距在哪儿，什么原因造成了这样的问题，需要什么条件才能改变。在描述的过程中，保持客观中立，既不要推卸责任，也不要瞎揽责任。

然后，最重要的然后，是给出解决方案。

针对这样的问题，需要做什么来改变，才能接近理想状态，列出待办事项、责任人、时间计划和所需资源。

让事情从“有问题”，变成“解决中”才是最重要的。

如何讲成绩

汇报成绩大概是最令人高兴的邮件，可惜有些人不会写邮件，明明是份漂亮的成绩单，生生被写成了平淡无奇的八股文章。

汇报成绩三大利器：数字、产出、各方反馈。

数字：挑些好看的业绩数字吧，基数大的用基数——“用户数超过1亿”，基数小的用百分比“同比上升300%”，两个都不漂亮的用对比法“市场占比70%，远远超过竞争对手，牢牢占据市场第一”。数字从不说谎，只是有颜值高低之分罢了。

产出：罗列一下产出，可以让大家对你干了多少活有个直观认识，最好将产出与结果相联系，比如完善了产品知识文档，优化了流程，创建了项目管理体系等等。

各方反馈：一些难以用数字衡量的成绩，不方便自吹自擂，可以借他人之口说出，用户的感谢，客户的赞誉，上下游部门的正面反馈等等，都是很好的佐证。

别害羞，你不好好汇报成绩，让老板如何向他的老板汇报？让老大如何向投资人汇报？我们要先老板之忧而忧，后老板之乐而乐，才能做一只好鹰犬，不是么。