时间管理—【四象限法则】的实际运用

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学过或者了解时间管理的朋友都会听过【四象限法则】，什么是【四象限法则】，简单说就是”十”字法则，用“十”字划分为4个象限，分别是重要紧急的、重要不紧急的、不重要紧急的、不重要不紧急的。

而很多书籍，尤其是时间管理类的书籍也会教育我们，完成工作/事项的顺序应该是：重要而紧急 → 重要不紧急 → 不重要但紧急 → 不重要不紧急，也有对应的APP软件帮助我们进行日程管理。

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而我刚开始用【四象限法则】做时间规划时，经常犯的一个错误，就是把所有工作都放在“重要而紧急”一项，因为确实都是着急的，而且都是工作所以很重要啊，所以就都填在这一格，但很快我就发现问题了：如果工作都是重要而紧急的，要不然就是我的分类有问题，要不然就是我处理方式有问题，活生生的把所有工作都变成“紧急而重要”。

所以我进一步的对工作进行分解

老板布置的或者重要项目 → 重要又紧急

解决策略：空出时间精力，在状态最好的时间完成。

什么事情最应该花精力？重要的事情。

很多人认为紧急的事情重要，其实不然。紧急的事情很多是别人交给自己的事情，也许对别人而言是重要的，但对自己而言往往不是。想想什么是别人交给的一些事情（撇除老板的需求或者是重要的项目），一般都是一些执行事情，执行的活往往是机械和重复性的，花你很多时间，但这不代表他重要。反之，这些重复而低技术含量的事情应该用标准化动作尽量简化。

而老板布置的任务或者是内部优先级较高的重要项目，这是就是重要的事情，因为做好这些事情是更能体现你的价值和重要性，反之如果做得不好可能在老板心目中会减分，对以后的升迁也会有影响。

那如何对付重要的项目，如果当天其他象限的事情较少，我会选择优先完成其他象限的工作，再空出完整的时间做重要的项目。而如果已经预判到要花超过1天时间来完成，我可能会提前加班完成其他象限工作，或者将其他象限工作外包出去，务必让我有足够的时间精力，还会优先在状态好的时间来做，例如我会尽量避免下午1-3点来做重要的事项，因为那个时候状态不好，又困又累。

需要当天完成的事情 → 紧急不重要

解决策略：找出规律的高效完成。

就像前面所说的，其实每个人大部分的工作都是重复性的工作，尤其是别人安排的任务，他们的特点是重复性强、没什么挑战性、难以体现价值和意义，所以面对这种工作，最好的情况是找出规律，高效完成，尤其是程序化、标准化输出更好。

可能你会问，为何要强调高效呢，我们工作本来就要高效啊。

工作时间其实是有限的，既然是有限的时间就要发挥出最大化；而这些重复性的执行工作往往会占据你大部分时间，如果你不快速完成这些工作把自己解脱出来，就没有时间精力处理更加重要，更能体现价值的事情。

SO，如何将这些工作，批量化、模板式、流程化地完成是相当重要的，把他们思考和落实下来，会是你【重要但不紧急】的事情噢。

提升自我的小窍门 → 重要而不紧急

解决策略：定期复盘

其实认真想想，那些重要而不紧急更多是和自我提升有关。

想整理的资料——啊，现在忙，先不整理了。但是需要的时候又是很必要。

想做个模板——啊，现在忙，要用到的时候只能用旧的，效率又提升不了。

那如何来解决，找个固定的时间进行复盘，比方说每月的10号（LUCKY DAY，最好是周末，时间比较多）专门把之前的【重要而不紧急】的事情找出来，看哪些可以在，并且在当天完成，了却一桩大事情。

可以3分钟内完成的事情 → 不重要不紧急。

解决策略：集中消化

一般都是杂事，什么拿个快递、打印、回复个电话等，这些事情不算花时间，但就是有点碍事，晚点解决也没关系，就好像快递，晚点拿和早点拿又有啥区别呢。

解决办法：既然不重要就放后点，可以集中在一个时间段集中消化完成，例如下午1-2点的时候状态最差，做这种事情就最好，一次性把快递拿了，资料打印了，东西收拾了等等等，就当换换脑子。

总的来说就是这样：

当我用了新的方式去重新整理和安排工作之后，发现【四象限原则】才是真的发挥出作用，而且现在收到一个工作，也会条件反射的判断他是属于什么类型的，应该用怎样的策略完成，效率和效果都更上一层楼。