31个高效办公的习惯，把你从拖沓的泥淖中抽离出来
每周一至周六早晨8：30，准时给自己上足发条，开始一天的任务大冲关。可事没尽一半，就发现自己半天都还在一件事上翻来覆去根本move不了on；经常被打断，打断了又不知从何再续，得花一段冤枉的时间缓冲；做着做着这事突然醒悟如果这事那事当时一起端了会省不少事，步骤A比步骤B先做会简单一些……人生还能找出点比这更丧更令人抓狂的蓦然领悟吗。
为了避免上述频频上演的癫狂状况，我给自己约法如下31条。(例子基于外贸跟单的日常工作)
31个高效办公的习惯，把你从拖沓的泥淖中抽离出来
1 可以批量完成的同类事项不要切分；把流程相仿的多个项目中类似的部分合并。
例如统一在固定时间段查看邮箱，手机短信；统一处理，能回复的马上回复，不能的录入待办清单。如果打开邮箱有5个新订单，会把五个订单整理出生产单，统一确认交期，统一做PI，当五份PI都做完，再打开邮箱分别发给五个客户。
2 做着一件事的时候不要让头脑里有任何关于其余事项的断章。
继续上面那个5个订单并行着确认下达的例子。我在下客户A的订单时绝对不去想B客户的交期要求这么紧，我们究竟完不完成得了。核对B客户订单数量的时候绝不会纵容自己去想这个B客户貌似还没付款。但上述B客户的短交期，B客户的待收货款两项我会记入备忘录，然后把这段碎片化思想清空。做一些事的时候，你会记起跟这个对象有关的另外一些东西，这些东西记录下来并忘掉，这个笔记是事后对自己的有益提醒；但若任其在脑海里发酵，你的记忆将出现错位。
3 可以顺带做的事凑一起做。
去车间跟踪生产情况的时候，我会想着有什么是可以顺带一气呵成的事。首先我要下楼，经过资料室，笔快没墨了A4纸也将近了，我可以在回来的时候顺路领个办公用品；有批货快好了，要安排打托，我可以绕道仓库，把发货清单带给仓管让其料理后事；车间某大姐昨天催我要的某型号产品的不干胶，现在就打印，顺便捎给她。这样，下趟车间可以做的事从原来的1项增加到4项。如果分开做，我要跑同一段路3次，还不如用这些时间干点别的。
4 被让人打断时及时记录自己正在做什么，做到什么程度。
正在赶一份商业发票，一个不合时宜的电话打来，我会把自己正在处理的那个数据所在的单元格标红，等听完电话，在看一眼屏幕，就知道从哪里开始回归正道。
5 记录待办清单的时候附上截止期限和待办的条件。
6 文件归档时注意以关键要素给文件夹命名。
如果是为一个新订单建文件夹，我会以三要素命名：订单号、交期、金额。这样，每次看到文件夹不用点开里面的文件就知道这票什么时候该出货，老板随心问起最近这个客户下多少单我也不用慌慌张张地连续打开几个文件才开始合计。
7 给自己一天当中设三段固定时间休息，三个必解决项，争取每进食一只青蛙，休息休息10min去消化。
8 心里想着要做一件事，就不要在处理这件事的过程中被其他事拐跑。
说好了打开手机只用计算器，谁知道看到微信上的小红点又忍不住点开了，回复完同事的咨询我早忘了打开手机只为计算个运费来着。要打开邮箱回某个人的邮件，同理，先查找要找的邮件，在此基础上回复就好，不要手贱点开它旁边的邮件，不要眼尖去看天哪还有26封未读信件。
9 不要答应对方的所有请求。
对方提出的要求不能及时满足的，询问对方是否能等，给出期限让对方抉择；如对方不能等，婉言谢绝。
10 对方提出与自己认知相违背的情况，要冷静地多方面求证查实，不急躁不盲信。往往是这些虚假信息耗尽了你的精力与处理要事的时间。
还记得有一次一个车间线长急匆匆地跑过来问我为什么没订某款产品的包材。我问她同一票货的包材都没回来吗？她说只是一款。正常来说包材没到是都没到，同一个供应商，谁会把货切做几段分发。我查了请购单确认有订，问了仓库确认有送货，最后发现是车间把这款货的包材当作另外一款的用了，制造了没有订包材的假象。奶奶的，如果没有上述镇静的分析与推理，我可能已经在跟仓库采购生产三个部门大动干戈后为逝去的光阴与急坏的心情而惋惜。
11 在对的时间找要找的人办事。
摸清相关部门的人什么时候在位置上，什么时候又在什么地方出没在哪里可以找到他。要对方签字或办事的时候能一找一个准，没有什么比要找的人不在更让本来就忙的人泄气。
12 可以一两分钟搞定的事马上着手。
一封邮件如果我能回Got it, thanks，我还要把它记下来待会再办吗。
13 把事情交给相关责任人时，问清两点：对方需要你提供什么信息援助，你需要对方什么时候完成。
上述两点没有述明，都是交代不清的任务。真正清楚明确下达的任务，都不会让对方做了一半再向你要本该提供的资源，或不知道交期就埋头开始。
14 为交代过的任务定几个督促的节点。
任务下达了不等于万事大吉，你不能寄希望于对方主动自觉准时高效，因此督促尤为重要。把事情切分为前中后三段，每段的中点设为监督点，适时督促进展状况，其余时候则把精力从已下达的任务上收回来。
15 针对囿于条件未达成不能马上着手去办的事，列一个清单，并在条件达成后再进展。在条件并未达成时，促成其达成，而非为接下来的步骤奔忙，最后发现一切白忙。
16 对等待对方或第三方反馈的事项做个列表，并列明期限。这样就可以把这些悬而未决需要外部赏信息才能继续进行的事件驱逐出脑海，释放有限的脑容量。
17 文件单证定期归档，用长尾夹或文件夹存放，竖向排列，让脊梁处的分类标签向外，便于一眼识别。
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18 经常要用的文件整理成册，放在顺手的地方，核对或查阅时缩短寻找的时间。
19 对于突然蜂拥而上的突发事项，另行记录，按损耗时间长短，紧急程度分别归位到四个象限，再排待办次序。
20 按时完成了待办事项，给自己一个恢复期。这时候，泡一杯红糖姜茶，做一下眼部按摩，涂一下护手霜都可以有。
21 番茄钟工作法，番茄之间有3-10分钟休息缓冲时间，是3分钟还是10分钟取决于任务完成的效率质量。
把8：30-17：30的工作时间划分为25分钟为单位的番茄钟，每个任务按需分配X个或X分之几个番茄钟。用手机倒计时，时间一结束，停止挣扎休息后再来。规定自己只有番茄与番茄的间隙才能查看微信短信。
22 对暂时没有进展的事，留待最后。
对于任务中的老顽固，在安置好手头急事之后，针对它来一次零秒思考。打开WORD文档，页面设置成横放的A4纸，在左上角输入待处理主题，基于该主题把现有的困惑、已存条件和待满足条件列明，你会发现，在敲击键盘的过程中，处理方案逐渐明晰。
23 设置有层次的电子文件夹，并创建桌面快捷方式；已完成或过期的文件及时归档或处理。
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减少找一个电子文件所需的点击文件夹的次数，和一页纸质文件所需的翻页次数。这要求我们把已完成任务的相关电子文件归入与其他待办文件呈并列关系的文件夹，过期的纸质资料及时清理，不让已完成和未完成的资料傻傻分不清楚。
24 对方标注紧急，而你又不能马上完成的事，需要马上回复预期的所需耗时或至少告知对方你正在采取行动，稍后回复。
不然对方催促的越洋电话打过来，或是反复滚动式地向你邮箱发同一内容的邮件，都会更费事。
25 反复使用的信息按统一格式顺序做成表，方便复制粘贴。
下达的生产任务单有订单最原始的数据，以后的催货表、装运情况表都按上面的数据，尽量保持内容次序的排列一致性，你便不用按除了粘贴复制之外的键。
26 经常做的事，反复做的事形成流程的SOP文件。
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标准化作业方式能减少出错率并提高效率。给常做的任务出个流程图，事多人傻的时候一看表，就知道自己在哪个节点，该往哪个方向去。
31个高效办公的习惯，把你从拖沓的泥淖中抽离出来
27 建立一个WORD文档，把常用信息记录在案，后续有需要时直接control+F。
每寄过文件样品的地址，客户到付的国际快递账号，合作货代的联系方式都成为我记录的对象。谁知道一个一年只要求寄样一两回的客户哪天会突发奇想让你再来一票，如果这时再去邮箱里翻之前的邮件看什么地址账号，我还是希望当时第一回寄样的时候可以保留点蛛丝马迹，留待往后追溯。每做一件事都留下值得后期参照的痕迹，这样，每做一件事都因为跟未来产生联结而元气满满。
28 善用邮件定时发送功能。
有了反馈，马上回复邮件，但有时碍于对方休假(如要保证对方回来一眼看到你的邮件，就得保证邮件不被没入信息的海洋，定期在他回来的第一时间发送)，还没有到回复的时候，不想这么快回复不然对方第二个连锁的请求又来了(时间有限，先处理紧急事件，不太紧急的邮件设置迟点回复，这样可以先把手头的其他事情卸掉，再腾出时间，一鼓作气地把对方的后续问题也处理掉)。
29 要用的东西放在固定位置，每每用完就归位。
31个高效办公的习惯，把你从拖沓的泥淖中抽离出来
不要有记忆力还好的侥幸心理，忙完一转交个文件回来，你还记得圆珠笔埋在哪个笔记本里，U盘插在扫描仪还是公共电脑上。时间本来就不够用，再中途找个东西，就不要问为何精力如此快归零了。
30 每天下班前抽10min完善明天的待办事项表，放在桌面一眼能看到的地方。
31 把明天一早要用到的文件单据摆在显眼的位置。
把第二天发货的出库单填好，发票箱单打印好。如果明天计划要统一为货代和供应商请款的，把相关文件放在桌上提醒明天干这个事。
31项工规已定，大家随时自行检阅，一旦有陷入低效的前兆，看看自己是不是掉进了上述的任意一个坑里。
