活动策划的三案两表一个checklist
我以前做活动策划方案的时候，会把所有的内容一股脑写在策划方案里，策划方案就会包含很多内容，执行、人员分工、预算、物料，一个策划方案纷繁复杂，尤其是当一个大型活动的时候，就会纷繁复杂，自己陷入自己的死胡同。
后来发现，因为线上线下活动有区别，但是有没有那么明确的界限，更好地可以理解为不同的活动侧重点不一样，有些活动方案侧重策划思路，有些活动方案侧重传播资源，有些活动侧重招商，有些活动侧重体验，所以这时候如果能灵活运用PPT、WORD、EXCEL来做活动方案，就能把活动思路整理得更清晰。
我听别人提出了活动策划所需要的“三案两表”概念以后，觉得三案两表才是可以通吃所有活动的管理方案，它可以灵活应对我提到的以上不同需求的活动方案。
三案是指：活动策划案、活动招商案、活动复盘案，两表是指活动执行表，活动决预算表，我自己又加了一个活动checklist。
1、活动策划方案
活动策划方案时重中之重，后面所有的方案都是由活动策划方案衍生出来的内容。策划案更注重思路、活动玩法、创意，这时候可以天马行空，让整个方案尽量有趣好玩。基本的活动策划案主要包括以下6个要素：活动背景、活动目的、活动时间、活动地点（线上可以理解为平台）、活动形式、活动推广。
2、活动招商方案
因为大部分活动都是由主办方自己出钱举办的，所以很多活动是没有赞助方案的。但是如果从招商的角度来看，任何大大小小的活动都可以有赞助商，不管是现金赞助、礼品赞助、宣传资源赞助都可以参与进来，主要在于活动形式和活动资源能不能吸引赞助商。
对赞助商来说，最重要就是自己的权益如何露出，自己付出的是否和得到的相匹配。赞助方案时由策划方案衍生出来的内容，因为赞助商要知道整个活动方案才能决定暂不赞助，不过赞助方案还有一个很重要的点，就是要清晰无误地为赞助商呈现他们的赞助权益。赞助方案建议用PPT+Excel的形式做，PPT用于展示本次活动的形式和预计效果，Excel用于展示赞助商权益。
3、活动复盘方案
每一个活动真正结束不是在活动结束的那一瞬间，而是写完活动复盘方案的时候。如果有赞助商的，就需要给赞助商写一个活动总结，那只要写活动效果即可。如果是给自己参考学习的，那么就要从活动效果，活动不足，活动可以改善的方面入手写总结。
活动效果：既然每一个活动方案都是有目的的，那么到了复盘阶段就要用效果去匹配目的，看看目的和效果之间是否存在差距。
活动不足：每一次活动都不是十全十美的，所以每次活动结束后都要进行问题总结。总结可以从前期准备、活动现场、活动人员等方面来做。
活动改善：从不足中找改善的方案，为下次活动做好准备，这也是我们持续进步的最好方式。
4、活动执行表
为什么活动执行会变成表格，而不是活动执行方案呢？因为表格更容易做细节化管理，如果策划案要求尽可能天马行空，发散思维，那么执行表格就要求尽可能细致，通过表格化管理，把现场可能出现的问题减少到最少。执行过程中有两张表格很值得做：人员分工表和物料管理表。
A、人员分工表
人员分工表里要说明的是什么人在什么时间完成什么工作。所以包含以下要素：
责任人：这里一定要责任到每个具体的人，而不是你们两个来做这项工作，这样最后两个人都互相推脱。
工作安排：工作安排不能只做简单的说下，你来做下宣传工作，而是要告诉执行人，宣传工作包括哪些内容，什么时候需要完成宣传资料的准备，什么时候需要完成渠道的盘点，什么时候需要完成广告的投放。每个环节分别包含哪些要素。
时间节点：告诉责任人时间节点以后，不意味着你就可以等着那个时间节点收作业。这里有两个关键点：第一、给别人的时间节点要比实际的早1-2天，因为你不能确定你的伙伴会交出什么样的工作内容给你，所以要预留修改调整的时间，也预留突发事情发生（比如某人突然生病）。第二、执行时间节点中期需要跟进，千万不要等到deadline再来催工作。并不是每一个人都有很好的时间管理概念，他们以为你给的这项工作只要一天就能完成，实际需要两天，这时候他到最后一天才开始着手做你的项目，就会拖累整个活动的进展。如果是设计，就会拖累后期的物料制作，物料延后就会拖累现场搭建。最后会发生一连串的多米诺牌效应，导致整个活动失败。
B、物料管理表：
物料管理表就会相关简单，主要包括前期物料和现场活动物料。
前期的物料：前期的物料可以按照需要设计制作；需要采购；公司已有三个部分来跟进。
活动现场的物料：现场的物料要做到不遗漏，所以前期要做好管理清点工作。
5、活动预决算表
不知道一个活动有多少钱可以分配，这是一件很可怕的事情，因为这就意味着我要定什么样的场地，我要用什么样的宣传资源都没有一个可以衡量的概念，活动选项被扩大的无限大。所以针对这个现象，我们必须在前期制定一个预算表格，可能会发生的
预算表：为了不让自己陷入茫然不知所措，陷入被动的境地，在一开始我们就需要做好预算表格，因为公司有年度预算，季度预算，月度预算，所以再推算出每次的活动预算并不难。一个年度预算只有100万的公司，不可能做一次活动的预算就达到100万，这是不现实的。
确定项目总体预算以后，再来根据预算做每个小项目的预算，预估会发生的费用。这里有一个资料可以参考，根据我看到的资料，广告公司对于一个活动的预算一般是这么分配的：5%的物料设计制作费用，90%的活动本身产生的费用，5%的机动费用。预算不可能做到百分百准确，但是预算的存在这有助于帮助我们迅速做出决策某件事件是否值得做，是否在预算范围内。
决算表：有了预算表，就会有决算表，决算表是最简单的，只要把实际发生的项目费用一一做一个统计就可以了。决算表的作用就是要和预算表核对，看看那些开支是没必要的开支，而这些开支为什么会发生，下次是否能避免发生。那些开支是比预算要少，是效果没达到，还是找到了诀窍。决算表和预算表也有助于自己后期做总结。
6、checklist：
Checklist是我自己增加的，作为一个活动主负责人，做活动的时候你会感觉每一个人都在找你确认东西，你永远处于被呼唤状态，而且很多时候某项事情做到一半被打扰，然后就忘了自己正在修改的东西，导致最后出错，这时候就需要做一个checklist。活动开始前，一项项确认关键要素这些事情是否都已经准备就绪了，确认一项勾掉一项。这样就可以腾空你自己的大脑去做更有创意的工作，也不会出现临时忘事的情况。
做一个活动策划并不难，难的是少出错，把活动做出精彩。三案两表一个checklist是活动策划的一套行之有效的工具。
