怎么让开会变得有意义

    当你正在埋头工作时，弹出一条消息，大概内容是：某某人员几点在哪里开会，有时候会有会议主题，大多数时候是没有会议主题的。当时的第一反应是：怎么又要开会，手头还有事没忙完呢？这次又是啥会议呢？然后带着各种疑惑进入到会议室。

      曾有人做过研究，经理们超过50%的时间用在了开会上，并且都暗指这是浪费时间，但是由于经理们工作中很重要的一部分是提供信息和技术，另一部分是制定决策，或是帮助别人制定决策，这两种职责都必须面对面开会才能履行，会议是从事管理工作必要的媒介，所以

    “你绝对无法避免开会，但是你可以让会议更有效率”

      根据前面提到的两种职责可以把会议分为两种：一种是关于知识技能与信息交流的“过程导向”会议；另一种是为了解决某些特定的问题的“任务导向”会议。

过程导向会议

      过程导向会议主要可以分为两类：1、一对一会议2、部门会议

        首先一对一会议通常是由经理们召集其下属召开的，主要目的是互通信息及彼此学习，经过对特定事项的讨论，可以将技能及经验传授给下属，下属也能将工作中碰到的问题向上司进行汇报，所以最好是由下属进行组织，可以让下属提前考虑有哪些问题需要讨论，有一份会议纲要；会议时间没有明确的要求，但是必须能让下属觉得有足够的时间提出那些棘手的问题，不然达不到会议想要的结果；会议地点最好是下属办公室或是离他较近的地方，可以顺便了解下属其他的情况：做事是否有条理？开会时会有电话干扰吗？碰到突发事件的应变能力等等。需要注意的是，不管是下属还是上司开会时都需要当面纪要，这样能让下属觉得经理们重视，也能让经理们能集中精力参与到会议中来。

      其次是部门会议，通过部门会议，经理们能了解到下属之间的互动关系，而且能够促进这种关系朝着更好的方向发展，经理们参加部门会议也能从会议的冲突和交换意见中更加的了解事情的真相。部门会议需要按计划进行，参会人员需要知道讨论的议题是什么，以便提前做好准备，经理们在部门会议中扮演的角色应该是协调者，即控制会议的进度和化解纠争。需要注意的是：会议进行过程中，变成了两个部门之间的议题，经理们需要打断，告诉他们可以私下讨论，然后进行下一个议题，让更多的部门参与进来。

        提升过程导向会议的效率最好的办法就是“规律化”，即参会的人员都需要明白该会议的运作方式、需要讨论的议题及需要达成的目的。当会议形成规律之后，参会的人员就能预测整个会议所需的时间，以便提前安排，不会因为不确定性或变动对其产生影响。

    举个例子，我们就公司T+在实际应用举办会议。

      这可以算是一个部门会议，怎么相互协作的一个问题。首先需要确定参会人员---各部门中运用T+的人员，定下时间与地点，需提前定下来并提前通知，以便参会人员可以及时搜集相关问题进行讨论；会议需有一个主导人，便于控制会议进度与解决纠纷；会议过程中要把控好进度，不能偏移会议的主题；每个人都需要在会议过程中做好当面纪要。

任务导向会议

    任务导向会议与过程导向会议不同之处在于它是随时召开的，并且需要产生决策。所以在会议召开之前一定要明确有什么任务需要通过这次会议达成；其次是确定会议相关人员是否能准时到会，并且保证会场已井然就绪；最后会议记录需要及时发到参会人员手中，让大家明了各自的任务是什么。

    举个例子，我们在实际生产中总是会碰到临时计划插进来，这时候就需要召开任务导向会议，就这个计划怎么才能在约定时间能完成讨论出结果来。提前通知到相关人员并确保一定能到场，包括负责原材料订购的采购部、负责检验的质管部、负责生产的生产部以及下计划的市场部等。根据约定日期确定每一步完成的时间节点，需考虑到中间可能会发生的意外情况，并想好应对的方式。做好会议记录，并发送参会人员，大家就能根据决定开始行动起来了。

      研究表明：如果所有的事情能在例行的过程导向会议中处理好，那么开应变式的任务导向会议次数会少很多。就像格鲁夫说的“如果经理人将超过25%的时间用在应急的任务导向会议上，这个组织就一定会出问题”。

    不管是什么会议，我们都需要提前做好准备，确定参会人员、时间、地点及议题，不让参会的人员疑惑的到达会议室；会议是所有人的事，所以当涉及到两人及两人以下的事情时，就不必搭上所有参会人员的时间了，可以私下商讨；参会时当面纪要很重要。