时间不够用?有可能是你的时机不对
文 / 董小琳
最近,我遇到了一个问题,很严重。
如果不解决,恐怕今后的日子会越来越难过。
什么事这么大影响?
这话还得从头说。
最近,小琳老师的“待完成”稿子越来越多,再加上工作上的事情。每天的日程表,那排得,简直就是一根针都插不进的样子。
按说,如果能都排进去,按部就班地做就可以了吧。
结果证明,有问题。
比如说有一天下午,我的安排是:
1:00-2:30 写稿子
2:40-4:40 开会
4:50-5:50 写稿子
计划得不错吧。
实际的样子,却是这样的——
一点,我坐在电脑前写稿子。困得两眼打架,根本集中不了精神。
好不容易耗到开会,计划2000字的稿子,只写了不到一半。只能把任务延期到4点以后了。
四点半,开完会。中午的困意已经没有了,想着能集中精力,加快速度把中午拉下的补上吧。结果呢?
虽然不困,但也没了思路。生憋出的内容,自己看着都别扭。真心是……无语……
就这样,又眼睁睁地耗到了下班。
偶尔一次状态不好,还可以理解。
问题是一连几天都这样,延期的任务,只能一天推一天地累加。
看着越堆越高的待办清单,心理这个焦虑啊……
于是,我觉得:有必要好好解决这个问题了。
那么,问题来了:怎么解决?
学时间管理,可以吗?
我明明已经在用任务清单,番茄钟,三只青蛙……这些工具了。
那精力管理呢?
问题是,设置了管理精力的仪式,还是不能阻止自己犯困。
要不,喝点咖啡试试?
有天周末,中午喝了一杯咖啡,之后就直接昏睡到了做晚饭……
难不成,这事就无解了?
(暂停三秒钟,你确定没答案了?)
今天,我们一起读的这本书名叫《时机管理》。
与传统时间管理、精力管理不同的是,时机管理给了我们一个更高的观察视角,将任务与个人节律相配合。帮助我们解决了:什么时候做事(When)的问题,从而更好地利用总量有限的时间。
这本书的作者是有着商业世界“哥白尼”之称的——丹尼尔·平克。
我们曾经读过他的《驱动力》一书。
在那本书中,他指出互联网时代的有效驱动,不再是传统工业时代的“胡萝卜加大棒”方式,而是要用启动全新的“驱动3.0”系统。
感兴趣的小伙伴可以点击《能用钱解决的,都不是问题》阅读。
四年前,《驱动力》中文版首次发行。在当时看来,有很多超前的理论,在今天已经被一一证实了。
由此可见,平克的作品,总是能走在认知的前列。
那么,关于时间的使用这件事,大师又有怎样的指导与建议呢?
我们就赶快来看一看吧。
你的时间,你做主
也许你会说,下午犯困,很正常啊。想不困就多睡会咯。
没错,大多数人的生物钟,到了中午都会提醒我们的身体:要休息一下了。
但,有些人真的就不是。
同事悦悦,每天中午出去练瑜伽。毕竟午休时间有限,回来就得赶紧工作。
“你中午不休息会,下午不累吗?”
“没有啊,我觉得精神特别好呢。”
闺蜜小可,是个自由职业者,典型的夜猫子。每天都要睡到下午1点,因此,你会经常收到她凌晨发来的信息。从某种角度来看,她的“中午”也不困。
看来“中午犯困,下午工作效率低”这事,从生物钟的角度,能找到解决的突破点。
书中,介绍了一个3步走的方法。
第一步:请先回答以下三个问题:
你通常几点睡?
你通常几点醒?
两个时间点的中间点是几点?
然后对应下图,定位你刚刚算出的中间点。
(算一算,自己属于哪一种吧。)
作者说,大部分人都属于第三种鸟。也就是能正常朝九晚五的人群。
而像云雀,到了傍晚,甚至下午就会出现及其困倦的状态。
至于猫头鹰,我们上午能见到他们的概率几乎为零。
第二步:我们知道了自己的“鸟类”。就可以根据下图,确定如何合理安排自己做事的时机了。
其中,分析任务与大量数据有关;洞察任务则需要更多的创造性;给人留下印象的事情大都需要和周围人打交道;做决定则是你的决策时间。
我们的最后一步,就可以按照选定的“日常模式”,将你手上的任务,分门别类地安排在不同的时间段。
比如,你要组织一次团队成员的头脑风暴。
考虑到大多数人都属于“第三种鸟”,因此,时间选择在下午晚些时候进行,会比较好。
这与以往,什么时候有空什么时候开会的方式相比,会更科学,更高效。
不能做主,怎么办
也许有人会说:上班族哪有那么自由,想什么时候做什么都行。
别急,作者已经为我们想到了这点,也给出了建议:
保持意识清醒
见缝插针
什么意思呢?
之前,你不知道自己的时间节律,所以会根据老板的指示、或者自己随性的安排去做事情。
现在,你了解了自己的“日常模式”,就可以在不违背大框架的情况下,微调自己的计划安排。
比如,你是一只“猫头鹰”,却被要求每天早上8点到单位参加早会。
以前,你会因为“起不来”的现实,或抵触规则,干脆不去,或强打精神,敷衍了事。
现在,你知道自己的节奏不是这样,就可以提前采取一些补救措施:
前天晚上,列出自己在会上的事项;
开会之前,做一些散步、帮忙布置会场等工作,来提振精神。
等等……
总之,充分利用你能控制的时间,会让你按部就班的工作,不再显得那么“不合情理”。
休息也是有时机的
在文章开头,我们说了一个“到了中午就犯困,下午效率很低”的问题。
通过“日常模式”分析后,我发现自己是个“云雀”,所以容易在下午出现状况。
怎么办?
如果低谷是毒药,恢复性休息就是解药。
怎么休息算“恢复性休息”呢?
作者在书中,用5个步骤,告诉了我们——如何完美地打个盹儿。
1、找出自己下午的低谷时间。
一般来说,小睡的时间在2-3点之间。
可以花一周的时间,记录下你的下午状态。当发现某个时间,所有事情变糟时,那就是你需要的午睡时间了。
2、创造环境。
把手机静音,戴上眼罩、耳塞等辅助工具。
3、喝一杯咖啡。
咖啡因会在25分钟后融入你的血液,发生作用。
4、定25分钟的闹钟。
一般来说,入睡需要7分钟,10-20分钟的休息,刚好可以让我们的大脑恢复到警觉状态,且不会出现更加困倦的情况。
5、持续重复。
养成固定时间小睡,相当于在自己的生物钟旅途中,增加一个加油站。
悄悄地告诉你,这个方法亲测有效。已经将前面我的问题彻底解决了。
怎么样?你现在是不是也想试试这“完美的打盹儿”了?
古人讲:做事要兼顾“天时地利人和”。
可见,从老祖宗那里,时机对成功来说,就已经十分重要。
今天,我们每个人在面对四面八方的信息、任务时,往往更重视“做什么”(what)和“怎么做”(How)。而很少考虑“何时去做”(When)。
反而,因为忽视了做事的时机,让自己陷入事倍功半的忙碌之中。
越忙越乱,越乱越忙,负向循环,周而复始。
要打破这个循环,今天聊的“时机管理”,就是关键。
除了今天文章里说到的内容,书中还介绍了如何战胜中年危机、如何找到团队的时机节奏……相信你在读完后,会和我一样,感觉整个世界瞬间清晰了很多。
对时机的把握,将决定你的时间价值。
你正在从事什么工作,有注意到时机的关键作用吗?
如果没有,打算如何改进呢?
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不是在读书,就是在写作的小琳
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