上班这点事儿

小白的烦恼

2018-06-21  本文已影响62人  XIEXIAOTIAN929

来单位已有三周的时间,感受最深的是集中文印室,这是个吃纸的地方,一天可能要消耗掉几千甚至上万张纸,这其中近6成的纸从打印机中一出来就会成为废纸,不出几个小时就会进入碎纸机。

从碎纸机的塑料外壳看进去,“哒哒哒哒哒……”一张张雪白的打印纸变成了漫天飞舞的“雪花”,看着这“雪花”,我在想,为什么无纸化办公提了这么多年,办公室依旧是“A4纸充栋”,难道无纸化办公仅仅是为了把手写变成了机打,把稿纸变成打印纸吗?

我想不是的,下面我就此问题说说自己的看法。

我想,无纸化办公的初衷是为了提高效率、节约用纸,但为何实施起来却变成了纸张满天飞?要解决这个问题首先要了解机关的办文流程,我们不妨跟随普通的A4纸去找找问题的症结所在。

小白是张再普通不过的打印纸,平均身高,身材也很匀称,大家都管长成这样的叫A4,前段时间还是身材好的代言人呢(A4腰),此刻他正和同事们一起静静地躺在传真机上。

随着机器的转动声,小白的身上被打上了“传真电报……”等一系列文字,他很高兴终于能走出传真室到外面的世界却看看啦。

很快他被拿到了小a面前,小a虽然极不情愿但是还是片刻不敢耽误的签下了文件。而后小a立刻把小白身上的字浏览了一遍并记下了重点,随后找到了上司大C,大C皱了皱眉,翻了翻文件在小白身上写到,“呈大D阅9/6”。

小a把小白夹到蓝色的公文夹里,带上笔本飞奔到大D办公室门口,办公室的门虚掩着,透过门缝看到大D在打电话,趁着这个功夫,小a赶紧又把小白身上的字熟悉了几遍,生怕有遗漏。
看到大D接完了电话,小a敲门,大D同样是皱了皱眉,而后又摇了摇头,吸了口烟又弹了下烟灰写到,“呈大Z大T阅”

小a看了看表已经下午5点了,今天是周五,大T早走了,大Z值班现在在吃饭。这个文件一定要批完,小a在食堂看见大Z放下了碗筷,一个箭步冲出食堂,飞奔到办公室拿了文件在堵大Z会宿舍的必经之路上。

果不其然,大Z来了,签完文件,又通过电话向大T作了汇报,小a长舒了一口气,但万里长征才走完了第一步。
小白从此被束之高阁,他的同事们要尽显用武之地了。首先,参照着小白的模样,小a将文件进行了整理,共10页纸,正反面也就是5张,姑且叫他皮皮1。

由于不熟悉格式,打印了三次才调整好,这时已经是皮皮的第三个版本——皮皮3了。先呈给大C,文件被改的面目全非,改好,再印,皮皮4过了大C这关。

到了大D这儿,大D反复斟酌,在皮皮4身上又擅改了几处,小a全神贯注地记下每个要删改的地方,印出了皮皮5,到了大D办公室,“我觉得还是得加上持续开展”,皮皮5算是废了。

皮皮6终于有机会一睹大Z的尊容,大Z把皮皮6拿在手里,翻了又翻,思忖了好一会儿,“不对,不应该是这样的,要调整……”小a偷瞄了一下手表,晚上9点,心一凉,又要加班到明天了。皮皮7终于通过了层层考验,被印了30份,下发。

从皮皮1到皮皮7总共是35张纸,其中30张都被丢尽了碎纸机。

浪费纸张是一方面,更重要的是效率的低下,为了签一份文件常常是要隔夜的,有时甚至要过两三天,因为各部门较为分散,所以大Z大T经常要出差,他们一走,文件签不了,工作基本上就停滞了。

暂且不论网络式组织结构和线性组织结构孰优孰劣,在线性组织结构下如果真正做到了无纸化办公,效率也能比现在高出数倍。

为什么无纸化办公实现不了,很重要的一个原因是领导的办公桌上没有电脑,就算有装的是XP系统,硬盘里存的全是3年前上一任的资料,说明有也不用。

他们喜欢看纸质材料,下属们只能以纸质版的形式汇报。

领导如果人手一台电脑,所有的电脑连接局域网(因为保密需要,不能连接互联网),文件以电子版的形式批阅,小a就能省30张纸,如果领导出差,趁休息的时间看一下网上待批阅的文件,原本三天才能办完的文件只1个小时就能解决。小a们就再也不用见缝插针的签文件了。

上述办法在很多公司企业早已实现,可这个单位仿佛还活在上个世纪,就像一驾马车在高速公路上行驶,独成一道风景。

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