如何告别凌乱，让工作更高效？

因为疫情的原因，很多人都被迫开始在线办公的生活，身边有朋友吐槽说：发现自己在家办公的时候，效率特别低。遇到的最大问题是，资料分散在不同地方。公司电脑、笔记本电脑、两个手机，还有一些是纸质文件，这些凌乱让人头晕脑胀！

其实想要高效办公并不难。 只要三个步骤就能解决你的凌乱，回归高效工作：

1、寻找适合自己的笔记APP

2、从头开始建立个人工作系统

3、用好系统让工作更流畅

1、寻找适合自己的APP

想做好知识管理，第一步是在明确需求情况下，选择适合自己的 APP。 明确需求 现在主流的笔记 APP，基本就剩有道云笔记、印象笔记和 Onenote 了，而这三个笔记类 APP 都有各自的特色，选择哪个 APP，主要看自己的个人具体需求，

根据我自己的实际情况，推荐有道云笔记。 原因如下：

1）同步速度快，连接稳定，Onenote 的同步速度非常慢。

2）免费，不用花钱（在刚开始使用时，没明确具体需求前，没有太强的付费动力和意愿）

3）上传流量大。特别在初期建立笔记系统时，需要几百兆或 1、2G 的上传流量。印象笔记的免费用户上传流量比较少，付费用户有 1G 的上传流量，有道云笔记的免费用户有 3G 的上传流量，足够了。

4）多平台同步，不限制登录设备数量。如果你目前需要：公司电脑、笔记本、两个手机都可以随时同步相关资料。

5）分享方便。可以直接把笔记生成链接，分享到不同的环境中，特别适合办公人群交流沟通，不管在邮件、微信还是其它环境都能收到。

6）支持多级文件夹+标签，学习成本低，使用方便。Onenote 是 3级文件夹，印象笔记是 2级+标签。

2、从头开始建立个人知识管理系统

选择完之后，开始建立自己的知识管理系统吧。

第一步： 初步整理 笔记类 APP，基本上是以笔记为主。需要先明确一下，都有哪些资料需要整理？

一般有三项内容是立刻可以放进去的：

1）纸质笔记本上的内容电子化

你可以回想一下，以前都向纸质笔记本中记录哪些内容，比如： 领导安排的各种工作 开会时的会议记录、要点 接电话时的随手记录 拜访客户时记录的客户相关资料 跟自己工作任务相关的计划、提醒 平时的灵感、想法 微信中的信息 等等。。。

需要把纸质笔记本中的内容进行一下处理，把有用的内容整理到有道云笔记中。要是内容太多，可以先拍照，放到笔记本中。 要注意跟工作任务相关的内容，单独建立一个当前工作任务的文件夹，放到笔记中。而其它的资料、记录或临时记录的内容，可以按后面的分类方式，进行整理。

2）工作中的【重要资料】

工作中的【重要资料】 千万要注意，是[重要资料，并不是所有资料]。笔记类 APP，不是百度网盘或 U 盘，无法存放大量资料，基本上还是文档和资料为主。不适合存放大量视频、音频、照片等文件。 硬盘里面可能会有不少文件、图片、视频等各种资料，需要分析一下，先从日常工作中最常用到的各种资料开始： 每天需要用到的资料 每周需要用到的资料 每月需要用到的资料 特别是缺少这些资料就无法工作的。比如：公司介绍、个人介绍、常用文件的扫描件，日常文件等等。把这些内容按重要程度进行区别。 日常工作中的重要纸质文档，培养随时拍照的习惯，直接保存到有道云笔记中。

3）跟自己相关的其它资料

其它资料 除以上两类资料，把跟自己相关其它资料也一起放到有道云笔记中，比如：平时收藏网页资料、网址、自己想学到的技能、旅游攻略、读书笔记等等，也一起整理到有道云笔记中。 将日常生活中的遇到有用信息储存起来，以便需要的时候可以准确地找到，这样能够帮助你减轻一些思维上的负担。 还有各种提示、小知识、菜谱、使用说明、清单等资料，最大的作用是在需要时能帮助自己或者同事，在不需要询问你的情况下完成任务。

第二步：做好分类

目前有道云笔记的分类方式分为：笔记与标签 这两种。 笔记可以像文件夹一样进行划分，简单来说就是 相关的信息归为某一个特定的类别。 我建议你把整体的内容分为 【学习】，【生活】和【工作】，先建立三个目录。其它往下的继续分类。比如对于工作中的内容，你所在的部门是项目制，就按自己的工作习惯，在有道云笔记中按 年度-项目名称 来建立文件夹。并把平时日常工作中的文件进行了一下整理，都放到有道云笔记中。 注意：在建立系统时，最好有一个统一的命名结构和方式，目录结构不要太多，常规情况下 3-5 层足够了。

另一种分类方式叫：标签。它可以有多个不同的属性。标签还可以突破空间上的限制。在多条笔记上标注同样的标签。 比如一篇公众号文章，它可以有多个标签。可以多篇文章标记成相同的标签。

标签有特性有两条： 一条笔记可以有多个标签 一个标签也可以放到不同的笔记中。

可以通过目录+标签进行分类，先把以前积累的工作资料进行分类处理。 笔记的添加附件非常方便，免费版的附件最大支持 200M，开会员之后能支持 1G 的附件，上传速度特别快。 并且公司电脑、自己的笔记本和两个手机，四个终端上都可以随时同步，这回处理工作就特别方便，想找什么资料时，直接搜索一下，就能找到自己需要资料。

分类建议：

分类：刚开始时不需要分的太细，只需要分大类。当笔记多到一定程度后，再根据情况进行细分。

笔记本：可以按标题进行排序，我通常用数字把最常用的几个或当前的项目排在前面。

标题：标题很重要，在标题上加入一些具体处理方式，比如行动、计划、创意、点子、资料之类的关键字，搜索时效果会更好。

第三：收集信息：

有道云笔记还有一个很重要的功能是收集，它可以在 PC、手机，随时把有用的内容收藏到有道云笔记中。

特别是平时使用微信时，遇到需要记录的工作信息、收到的文档、资料可以立刻保存到有道云笔记中，在阅读的公众号文章时，遇到对自己有用的喜欢直接收藏，即使被文章被删除，也能在有道云笔记查看。 在使用 PC 版的时候，有一个“网页剪报”的功能特别好用，直接浏览器就能处理信息，自动提取出网页中的正文内容，去除页面周边的多余信息，只将文章标题及正文完整保存到有道云笔记账户中相应的文件夹中 收集建议 精减：一篇文章没必要一字不差的保存，只需要保留有用的部分或自己整理总结的内容，最好把出处、作者加上，以备将来查询。 排版：别在意排版：不用浪费太多时间在排版上，有用的是内容。 处理：把有用的内容整理出来，而不是保存全文，只保存有用的内容，学会舍弃对自己无用的部分。

收集建议

精减：一篇文章没必要一字不差的保存，只需要保留有用的部分或自己整理总结的内容，最好把出处、作者加上，以备将来查询。

排版：别在意排版：不用浪费太多时间在排版上，有用的是内容。

第四，处理：把有用的内容整理出来，而不是保存全文，只保存有用的内容，学会舍弃对自己无用的部分。

处理资料 有道云笔记中的内容一定要定期的整理、更新、完善，才能产生真正的价值。

处理： 对于工作中的资料和平时收集的公众号、网页文章一定要进行进一步处理。 如果你只看过一遍就收藏起来，不经过任何提练，这些内容只是信息，没有什么价值，谁都能通过网络来搜索到。

用好笔记最重要的一点是，有一个清晰而有逻辑的框架，在做笔记时遵循一个好的框架标准，就会让人一目了然。 把事情整理成三点，更容易让人重视、记住和接受，会锻炼下面的几个能力： 1. 论点分解或总结--逻辑推理能力 2. 区分优先性--时间管理能力 3. 加强说服力--交流能力

我以前学到一种“Point Sheet”的格式笔记，由上面的“题目”、左侧的“重点”、右侧的“行动”三部分组成。

左侧的部分用来记录重点，右侧的部分则用来书写基于重点应采取的行动，即“谁、在什么时间之前、需要做完什么事”。因为“重点→行动”的顺序可以按照由左到右的顺序自然得到书写整理，所以，“为何要采取这样的行动”，任何人看了都能一目了然，马上就能采取相应的行动。 除了 “Point Sheet” 笔记，

还有一种 “空·雨·伞” 笔记也可以用来处理信息。

所谓“空•雨•伞”，其实就是判断何为“空=现在的情况”，何为“雨=对此情况的解释”，何为“伞=根据此解释而采取的行动”。 抬头看天，发现天空中的云朵有些异样，解释为“好像要下雨了”。根据这一解释，判断应该采取“带伞出门”的行动。

处理建议： 收集信息只是第一步，如果你只停留在收集阶段，收集的信息不会对你有任何的作用。 尝试使用“黄金三分法” 来处理收集的文章，让知识为你所用。

第五：

模板与清单 有道云笔记还有一个特别有用的模板笔记功能，用来形成模板或清单的。用好这个功能让你在工作和生活中减很多不必要的压力。

创建记录清单

创建记录清单 建立一个记录清单，可以省去不必要的思考，同时避免遗忘。建立记录清单的最佳时刻，是刚完成一件事的时候。

对你的生活和工作进行思考，哪些领域是可以通过建立记录清单来进行简化的？

清单建议： 有道云笔记自带了一些模板，能里面选择自己需要的。但最好还是根据自己的实际情况来创建模板。

通过以上这几个步骤：初步整理、分类、收集、处理、模板与清单 ，去管理好信息，信息才会转化为知识，真正产生作用，对自己有帮助。 这几步流程能帮助你建立起一个基本的个人信息管理系统。

3、用好系统让工作更流畅

在建立系统之后，最重要是开始在工作中应用这个系统，特别是收集和处理这两个步骤，建议： 在工作中一定要把整理资料变成习惯，分为当天要做的和定期要做完成。

当天： 立刻清理：完成一件工作后，及时清理文件或资料，不要任它们堆积。 每天下班前 15 分钟，把当前的工作和相关的资料进行一下整理，把与手头上项目无关的文件、纸条扔掉。有用的资料拍照或 OCR，变成电子版立刻放到有道云笔记中。 每天整理、更新文件，并养成习惯。

定期（以周或月为单位）：

合并：把几个内容相差不多的笔记，重新整理后合并成一条笔记。

输出：定期把某一标签中的相关文章用自己的话重新写篇文章，这样会减少大量的笔记数量。

删除：定期删除、封存已经完成的或不需要的笔记

适度：控制一下别花太多时间在整理上，笔记以实用为主。

特色功能 ：有道云笔记有些特色功能对日常工作非常有帮助： OCR扫描 这个功能非常有用。直接把纸制文件拍照后就能变成文字，而且手写的内容也可以识别。用来发邮件、微信都很快。在读书时看到精彩句子，可以直接记录。 开会时记在纸上的要点，只要拍一下就能转成电子版的会议纪要。

分享功能： 可以把有道云笔记中任意一条笔记直接生成一个链接，支持分享到微信、QQ、微博、邮件等不同的平台，不需要安装有道云笔记用户也能直接查看，特别是公司的工作群中，在讨论时直接把链接放上，所有人都能立刻看到。

语音记录： 在使用过程中最喜欢的功能是语音速记，在开会时，把手机里的有道云笔记打开，会在识别保存文字的同时保存录音，文字和语音同步保存，无论是编辑文字还是回听录音，都能省下大量精力。而且准确性上是非常不错，一次录音最长能支持 60 分钟。

一些突然想到的想法、点子，现在只要打开云笔记，直接开口说，就能都能记录在笔记中。特别是用这个功能还可以养成写日记的习惯，早上起床或睡前时，打开云笔记直接开口说，就能转成文字。随便把当天拍的照片，也放进去，几分钟就能搞定，很容易就坚持下来了。

PDF转Word：

我们工作时，经常能收到各种 PDF 文件。以前都是找各种 PDF 转 Word 的工作，只要把需要转换的PDF文件上传到有道云笔记中，选择文件，【右键】-【文本识别OCR】就能转成 Word 文档进一步处理。

保存文档历史版本： 平时在使用Word 写文件时，经常在桌面存一大堆文件，不知道哪个是最终版。而现在保存到有道云笔记中，笔记保存多个历史版本，不管用 PC 还是手机登陆之后都能查看和编辑。 想查找历史版本，一下就能做到，并且能很方便的分享给其它人。

手机解压缩包： 还有一个功能也非常给力，经常会在微信收到的压缩文件，以前还要 PC 上保存再解压缩，还试过在手机安装 App 进行处理，但都特别麻烦。这回直接在有道云笔记中上就可以处理了。 在压缩文件上点击【用其他应用打开】，选择"用有道云笔记导入"，直接就查看压缩文件，根据需要进行再次编辑和发送，能节省大量的时间。

按这三步的建议，基本上就能建立自己的知识管理系统。希望今天的分享能对你有启发，工欲善其事 必先利其器，事不宜迟，现在就去检视创建你的工作系统吧！