工作整理术 I 布布上班记（一）：你真的有那么多文件吗？

【本期tip】 你其实并没有拥有那么多文件，它们只是路过你而已。

 布布今年大学毕业两年了，专业是工商管理。最近刚应聘上一家大型外企财务部文员，俗称打杂专业户。布布上一份工作也是财务文员，不过，是在一家只有30-40人的小公司。之所以从小公司辞职，是因为她财务人事都做，经常忙不过来，被催的多了，倍感压力。所以，她决定到大公司取取经。

 今天，是布布入职的第二周，负责交接的前任文员已经离职了，这个前任也只是做了一个月。据说，该岗位平均每三个月换一次文员，可不是因为升职，而是因为都离职了。“呃……看来情况不容乐观。”布布想。为了尽快熟悉工作，布布决定先看看桌子和电脑里都有些什么。这是刚入职的必做事项。

布布其中一项工作就是需要把财务单进行初审并录入excel表格，并在审核后交给副主管、主管、财务经理、财务总监、总经理、总裁审批。为此，布布决定将办公桌辟出了几个区域分别存放这些文件。可是，布布马上发现问题来了：桌子不够放啊！

――以下文件是布布决定要分开存放的：

1.刚签收的财务单；

2.自己已经审核过的，需退单的；

3.已经录入excel的；

4.副主管的；

5.给主管的；

6.给经理的，

7.给总监的；

8.给总经理的；

9.给总裁的；

10.已经审批好，待排款后付款的；

11.已经审批好，扫描发总部的，跟进送货单、发票的。

     ……

 铺开后占满了整个桌子，布布都没地工作了。

 怎么办呢？

 十字交叉叠放？！

布布这样做了几天后发现自己果然是图样图森破（too young toosimple）。分类太多了，导致布布经常会忘记送文件给别人。

  布布很沮丧：怎么会这么多文件、这么多流程呢？要知道，在上家公司，布布审核完后，老板直接批就完事了。

沮丧归沮丧，事情还是要想办法解决啊！再去买文件架？可是，要很多层才能解决吧？这个公司都已经存在10年了，为什么前任没有留下任何一个文件架呢？布布百思不得其解。

 同事小黑打断了布布的思考：“布布，走，盘点去。”。

  哦，原来，是要月底盘点了。正好布布也想去车间看下，了解下环境和作业流程。

当在车间，看着工人整齐的站在流水线上，一个做完立马传递给另一个时，布布灵光一闪：嘿，审批流程不就是一个流水线吗？只是没有工人站的那么近罢了。如果我能做好传送带的工作，一个批完立马拿去给另外一个批，那么，停留在我桌上的只有两种财务单：已经批完的和刚刚签收的，已经批完的可以直接放到资料柜！这样，只需要准备好2个地方存放就行：一个地方用于放刚签收的，一个用于存放自己刚批完录入完的，等自己处理完后立马移交副主管，用2分钟看下审批结果，然后立马交给主管，依次类推。

这个发现让布布高兴极了。“对，就这么办！”。

图示如下：