早该这样去使用Excel软件了！

科技越来越发达了，电脑办公已成为常态，作为我们这类的办公室人群最重要的就是如何去提高办公效率，然而提高办公效率，也需要对办公软件的熟悉程度掌握非常高。虽然我们都会使用Office办公基础软件，但是我们并没有透彻去了解此软件，例如excel，它是Office办公软件中比较重要的软件，能使用和会使用是两种不一样的效果，后者能带来更高的工作效率和收益！

小编今天就来带大家了解一下关于录入数据的技巧和方法。

一、同组单元格、同组工作表数据录入

1.同组单元格数据录入

在一张工作表中，如果多个单元格数据内容相同，我们可以同时选中这些单元格（ctrl+选择），使其成为一组单元格，然后一次性输入相同内容。

方法：按住CTRL键后，分别单击需要输入相同内容的单元格，选中它们，然后松开CTRL键，开始输入数据，此时数据会显示在最后选中的单元格中，输入完后按下CTRL键，再敲回车键，即可看到所有选中的单元格都输入了相同的内容。

2.同组工作表数据录入

如果在一个工作簿中，有多张工作表，这些表的结构相同，部分内容也相同，需要输入或修改，也可一次性，批量完成。

方法：按住CTRL键后，分别单击需要输入相同内容的工作表，选中它们，然后松开CTRL键，开始输入数据，输入完后即可看到，所有选中的工作表内相同的位置都输入了相同的内容。

二、填充数据

说到填充数据，大家可能最熟悉的就是数字序列的填充，即输入前两个数字，确定起点和等差数列步长后，填充数据。今天我在这里要给大家讲的是另外两种填充。

1.日期填充

日期可以跟数字序列一样，直接填充。

方法：数字序列一样，在前两个单元格确定起始值和步长，选中这两个单元格，按住填充柄拖动即可。

2.姓名序列填充

如果经常会用到一组姓名，我们通常的做法是打开原来的一张表，将其复制到新表，而实际上，我们只需要将这一组姓名定义为一个序列，以后每次就可以像填充数字一样，直接拖动填充。

方法：第一次，完整得输入整个姓名序列，选中这些姓名，单击【工具】-【选项】-【自定义序列】-【导入】-【确定】，即可完成定义的过程。以后每次只需要输入第一个人的姓名，然后按住填充柄往下拖动即可象填充数字一样将这组姓名输入到表格中。

三、通过下拉列表规范录入

有些时候，表格中的数据必须要限定一个输入范围，让用户只能填写范围内的值，这时我们可以制作一个下拉列表，让用户选择。

方法：选中需要限定范围值的单元格，单击【数据】-【有限性】-【设置】命令，在对话框中按下图设置，不同值之间用英文的【，】隔开，确定。设定下拉列表后的单元格区域就只能从列表中选取数值了。

四、通过公式录入数据

在制作一张通讯录时，我们发现很多单元格的值都跟其上面单元格相同，在录入时我们只需要录入最上面一个，下面的就先空着，等整张表录入完，集中一起处理。

方法：选中整张表格数据区域；

单击【编辑】-【定位】-【条件定位】菜单命令，选择“空值”，然后确定；

通过键盘输入"等号"，然后按一下"向上"的箭头；再按“Ctrl+回车”，即可看到所有选中的空单元格自动输入了与其上面单元格相同的内容。

数据统计完成之后你可以使用迅捷PDF虚拟打印机（http://dayinji.xjpdf.com/）来对表格文件的一种文件格式转换，文件格式的转换有利于减少文件的大小，从而对工作带来帮助。也可以进行提前打印预览，在要打印表格的时候可以进行一个提前的打印预览，减少真实打印的错误率。

以上这些招数，熟练运用，可以为我们节省录入时间，办公效率也必然会有效提升。