职场加分：文档使用类

1、做表格时，加上序号，他人能马上看到对应字段的数量。

2、发送给他人的Excel表，最好已经设置好打印区域，利他利己。

3、提供给他人的Excel表，如果行数太多，记得冻结标题行。

如果预感对方要打印，那可以设置好打印区域。

4、发给他人Excel表时，在最后注明有几个sheets ，有助于对方查阅，不会遗漏。

5、打印Excel时，如果超过一页，标题记得重复打印，Word里的表格也是。

6、Word一定要加页码，这样如果别人有修改意见，也方便说“第几页的第几段要修改”。

7、Word篇幅如果太大，可以考虑加上一个目录。

如果你有余力，还可以加上一段摘要，

说明清楚基于什么背景、解决什么问题、大概步骤有哪些。

8、给Word加页码时，最好采用 X/X 格式，方便对方判断阅读时长。

9、务必校稿。

很多人不会因为你做得多好夸你，

但会因为有错别字觉得你不认真。

最好是找一个没有参与这份材料的朋友校稿，

因为你自己已经太过熟悉，很容易忽略细节。

10、务必排版。

排版不一定说是美得出众，但至少保证它的“正式感”。

比如Word里首行缩进，标题字号与正文字号不同。

即使是内部文件，也建议排版，它传递的信息是“你的认真靠谱”。

11、通过社交软件发送Word或PPT时，也同步发一个PDF版。

一方面方便阅读，因为文件一般更小；

另一方面也不容易乱码，对方直接打开后即可看到成品。

12、提供给他人的文件，不要取名字“修改稿”“新建文件”“111”，

至少要把主题加上，例如“2021年半年总结”。

13、发送给他人的材料里，删除掉对他人无用的信息。

比如你之前做的备注，

比如之前用来分析数据的数据透视表。

把它当做一个交付物，每个信息都对他人有用。

14、如果发给他人的是修改后的版本，

最好注明修改了哪几处，这样对方也可以重点看这些内容。

15、引用外部数据时，一定要加上数据来源。

这既保证了数据的严谨性，也方便日后更新数据。

16、打印出来的文稿，可在重要页面处贴上便利贴，

再交给他人，这样对方也知道哪里是重点。

17、给PPT配图时，能用高清的就不要随便找一个画质恶劣的，马赛克的感觉真的好差。

18、平时积累一些好用的图片、免费字体，在需要制作PPT时可以更快完成。

推荐一个搜高清大图的网站：unsplash.com。

19、做汇报类的PPT时，最好有个摘要，说明清楚核心观点。

一般来说，不要寄希望于他人去总结，别人没时间。

20、重要的PPT演示前，一定要提前到现场测试。

有的地方可能不支持你的电脑，

而官方用的电脑可能没有你的字体、不能播放你用的视频，

甚至不能放映你的PPT（可能是因为太大）。

这样你可以及时找到解决方案，比如将PPT存为PDF放映。

21、重要的纸质文件一定要扫描保存。

22、重要的电子文件记得备份。

如果不涉密，可以考虑放云盘；

如果涉密，就发一份到自己的公司邮箱，

否则电脑被丢或者硬盘出故障，损失就无法估量。

23、电脑桌面可以扮演临时收纳箱，但是要定期清理。

否则桌面就像塞满物品的仓库，挤不进去，也难以找到想要的文件。

24、推荐一个免费的搜索软件，叫做Everything 。

安装后，搜索文件就是几秒钟的事，

前提是文件的标题说明清楚文件内容。

25、文件标题要容易被检索。

比如一份年终总结，

可以改成“2020年-年终总结-定稿--重要”，

这样，你就可以通过多个维度定位到它。

26、每次开会时，尽量提前拿到会议文档，

或者提前了解会议内容，并准备好一些发言思路。

这样临时被叫起来，也可以说出点看法。

27、帮他人递送文件，只要不是机密，便要熟悉内容。

因为收到文件的人大概率会问：

这是什么？我需要关注什么？

28、写笔记时，记得加上日期和标签，方便后期查找。

29、想法来了的时候马上记下来，否则一会肯定会忘记。

30、包里永远有笔和本子，记录想法，或者领导突然来电的任务。

31、有任务的时候，马上写下来，否则你会因为担心忘记而焦虑。

32、将常用的信息（例如地址、证件照）存到微信的“收藏”里，之后找起来会很方便。

作者 | 曹将

来源 | 曹将（ID：CJPPTAO）