【简文堂】时间管理之GTD方法论3.0版

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0 版本迭代说明

• 在学习时间管理/GTD/清单革命等知识后，我便以Doit.im为工具开启了GTD之路，以“释放大脑（提醒要事、杂事）、目标分解”为目的，遵循“收集、处理、组织、执行、回顾”原则，实践一年后构建了属于自己的GTD方法论1.0版。

• 1.0版不足：过分注重流程、简单问题复杂化，着迷于器，而忘了术与道”。生活远没有想象那么复杂和紧凑，于是开始简化，先用iphone原生系统自带的reminder（提醒事项），由于工作电脑为win系统，难以在上班时间收集处理及同步，转而使用较为简单的滴答清单免费版，以“简单易行、适用高效””为主原则逐步形成了清晰化、简便化的GTD方法论2.0版。

• 随着对知识体系构建的深刻认识，以及养成主题学习、刻意练习等习惯后，再反思每日任务时有诸多不妥，特别是在建立计划时往往是从行动管理-自下而上出发，而非从目标管理-自上而下出发，急需注重“道”-行动管理的根本，由此再次升级方法论。在“简化流程、实用高效”的基础上，增加了将目标-项目-任务分解，“以大处着眼、自上而下计划，以小处着手，自下而上执行”的原则，回归用doit.im工具，形成了GTD方法论3.0版。（此版没有华而不实的说教，只有切实可行的方法。从计划清单、执行流程、技巧及原则等三个方面分解）

1 计划清单

多数人开展GTD时，第一步往往是思考今天要做什么，明天或某日要做什么，然后将其想法放入收集箱，整理时找到某些任务的共同点进行分类放入日程中去执行。如此下去容易陷入每天有不同类型的任务要做，还有无数飘忽不定的想法产生的困境，忙忙碌碌却收获甚微，这就是典型的从小处着眼，自下而上的GTD方式。

因此，在GTD之前，应将“愿景-目标-项目-任务”做金字塔式分解，自上而下地建立计划清单。如今年我其一目标为：构建适合自己的方法论。基于此目标再分解成一系列的项目（多任务组成的重难任务），如学习脑科学及认知学、知识管理、时间管理、精力管理等各类项目，把这些项目按时间大致排序，并将近期的项目激活，再围绕激活的这个项目去思考要有哪些单个可直接执行的任务，如阅读书籍、查阅文献、总结梳理等。如此自上而下的建立起一套清单，既能明确近期GTD重点方向，又能为之后收集组织分类提供判断。

建立计划清单-简文堂.PNG

2 执行流程

收集-组织-执行-检视再组织-再执行；除执行外，重点在于“检视”和“再组织”。

2.1 收集

将他人安排、提醒、灵感等任务全部放入收集箱中。收集时遵循“1分钟原则”：能在1分钟内立即完成的事件，就立即完成，不放入收集箱。如突然想到需要电话安排某人做某事时，应立即拿起电话拨打安排即可。另外，收集时尽可能地一并启动前期研判系统（如图）一并完成组织。

2.2 组织

在收集、每日检视收集箱时，启动前期研判系统。能1分钟内立即完成的立即完成，不放入收集箱，有明确日程要求的放入日程，并确定优先级（详见后文的MSC法则）。无明确日程安排但能对应近期项目的放入项目中，无对应项目但可对应目标的放入目标（下一步行动）中，都无但未来值得一做的放入“将来也许”中。

此次组织仅对放入日程的任务确定优先级，其余暂不必确定，在检视再组织这步确定。

2.3 执行

每天根据“今日待办”按优先级逐一完成。若提早完成所有任务，可主动挑选明日待办或项目中任务执行。

2.4 检视再组织

按“日、周、月、季”检视。

• 每日检视：收集箱是否清空、今日待办是否完成。处理未清空的任务，未完成的任务将顺延、修改优先级或重新排日程。早上看今日待办，晚上看收集箱和今日待办。
• 每周（日）检视：项目完成进度如何，处理未组织的任务（安排日程、定优先级或转化新项目）。
• 每月（底）检视：目标完成情况如何，处理未组织的任务（转化为新项目或变成任务安排日程和定优先级）
• 每季（底）检视：将来也许里面发现近期的关注点及思考点，是否修正目标或建立新的目标，进而建立项目。

2.5 再执行

同执行。

GTD流程图 -简文堂.PNG

3 技巧及原则

3.1 事件定级原则

• 以往四象限理论中，将事件分为：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。按此分类后人们容易忽略重要不紧急象限的事，往往会转化为重要紧急后再做，弊端很多。

• 采铜提出了按收益值和半衰期两个维度来分，将事件分为高收益长半衰（如学习一种思维方式）、高收益短半衰（如吃顿大餐）、低收益长半衰（背诵英语单词某天会有用）和低收益短半衰（如上网闲逛），按此来评判是否一件事值得去做来分出事件的优先级.

• 采铜的方法虽好，但在判断一件事时需要对自己的目标及价值结合思考，加之生活中难免会有很多紧急不重要的事却不得不做的事（如信用卡还款）。因此，我在此基础上优化并形成了自己的事件定级原则：MSC原则，即把事件分为必须做（Must）、应该做（Should）、可以做（Can）/也可以不做；必须做是指无论事件重要与否，不立即做就会有很多很严重的后果。应该做就是将结合目标而有的项目，时间要求不紧急的事宜。可做可不做往往指一些无关痛痒的事，比如一些网络热点有时间了解下多一些谈资，或者自己某些兴趣爱好，如今晚的球赛等。

• 在此基础上，将事件简单分类后，按M-S-C顺序逐一完成，M是无法推迟的，S是可以推迟，C是错过就错过无所谓。对于M事件较多时，可以将其再按预估时间分为M1和M2，半小时之内就能完成的为M1，半小时以上完成的为M2。这样先完成M1的事件后，再去完成M2，从能快速完成的事做起，直到最后做长时间的事，能更加专注和避免焦虑（大部分是都完成了，不会再去想）。对应Doit，M1对应高、M2对应中、S对应低、C不加标签。

MSC定级原则-简文堂.PNG

3.2 简单应用标签与情景

设置情景目的是在某个地点或情景时不之所错时可以查看执行，我认为这种情况要么是还未养成GTD习惯，要么是重要的事安排太少。不是非要将每件事要分为上网、工作、家、购物等。而将其用于特殊的情景更好，如要集中处理某类事件（如打20个电话），设为电话情景能快速收集事件；又如我对于有3个小时免打扰时间很少，而需要处理某些事件的需求很多，因此我设置了“3h”的情景，在组织任务时将重难事宜加此标签，一旦若遇有大块时间，我会查找此情景下的重要事件来处理，并顺延今日待办中S事件（如阅读）。情景和标签可合二为一来处理，我的原则是尽可能少用，越简单越好，缩短组织时间。

3.3 工具的选用

原本打算一直滴答清单下去，但难以满足我自上而下做计划的需求，虽然也找到了一些替代和处理的方法，但总觉得麻烦，于是放弃。它的主要不足及替代方案如下：

• 只有开始时间，没有剩余时间。对于要花几天或数周的任务（如阅读），一直在过期的项目中，且没有给予剩余时间来提醒自己加强完成和合理再划分时间。替代方案：在任务标题中加入完成时间时时提醒自己。
• 虽然可以自己建立清单组，把目标、项目分类，但无将目标或困难的任务转化为项目的功能，替代方案：不停的建立、合并、删除一些清单来实现。
• 无预估时间。替代方案：用情景或标签代替（设标签#15mim，#30mim #60min #3h #more等）

当然doit.im也并非完美，快速收集用快捷键调出后，不能自动隐藏，还需手动关闭。处理任务时需几次跳转，略显麻烦。以及任务归属至多个BOX中，略显杂乱。总之，器，只是实现术与道的工具，习惯能解决问题就好，不宜反复换用折腾。

3.4 当备忘录使用

作为GTD工具（doit.im）重度使用患者，我常常查看、整理组织，在手机中将其放入首屏，电脑中一直启动且设定有快捷键（Alt+Q），于是喜欢将其利用最大化，果断抛弃手机自带的备忘录、电脑的便签、记事本等，直接将一些常用的备忘信息放入清单中，滴答清单可自建清单，doit.im放入等待（安排他人的事少，主要是自己用，因此将闲置再利用）中，比如：购书清单、社交安排、出行备忘等，不必放入日程提醒，仅仅是在需要的时候再打开查看执行。

4 结语

时间管理的目的并非是时间，而是管理自己的行为和精力。通过自上而下的目标分解并定出优先级，辅以提醒工具，既能管理好自己的行为去做跟自己目标一致重要的事，又能够管理好自己的精力够保证每天的事情处理都有较高的效率。别人的方法不一定适合你，自己需要吸取他人经验，结合自身，实践优化成自己的方法并坚持下去即可。也不必一开始就把方法流程想要很完美，马上去做，做的过程中去思考去迭代。