30项实用的工作基本功 实用技能

01 先讲结论

• 先在脑中整理好表述问题的PREP模式，然后先从结论说起。
• 考虑5分钟，请好好整理一下思路后再回答一遍。

POINT = 结论
REASON = 依据
EXAMPLE = 具体事例
POINT = 重申结论后结束

02 Talk Straight 直入主题

• Talk Straight =讲话不要拐弯抹角，要直率、简洁、明确。
  例如领导让通宵加班：可以。不过一个人忙不过来。如果再来一个人帮忙，两个人配合的话就能在明天完成。

03 用数据、事实说话

• 将一些凭感觉想到的问题落实在“数据”上，变成清晰明确的“证据”，更容易让人理解和信服。
• 主观意见可以不认同，而客观事实却不得不正视。

04 用数据、逻辑说话

• 共事的关键就在于有意识地避免容易产生文化差异冲突的高层次交流。这种不依存于文化背景的交流称为“低语境（Low context）”
• 跨国团队中与人共事时，不同之处、难以适应之处不用勉强适应。要用大家都理解的共同语言——逻辑和数据去沟通交流。

05 逻辑先行

• 那些具有一定的说服力，并且可以真正驱使他人主动行动的话都具有很强的逻辑性和深厚的情感内涵。

06 让对方听得懂

• 以对方“毫不知情”为前提，构建逻辑，组织语言
• 自以为是并没有益处。即便对自己来说是常识，也要以对方完全没有相关知识为前提，从零开始讲。
• 边说话边观察对方的动作，揣测对方的理解程度

07 配合对方的步调

• 传递信息时要完全配合对方的步调。
• 终极信息传递法
  完全按照对方的步调来，
  研究并效仿对方的用词、思维方式和表达习惯，文件要遵照客户惯用的格式编写。
• 遵照对方用语，明确内部用语、外部用语

08 充分理解对方的期望值

• 商务合作其实就是不断地超越对方的期望值；不断地超越顾客或消费者的期望值；不断地超越上司的期望值。
• 别人没有要求的工作，即使费时间做了也不会受到客户和上司的好评。
• 首先是正确地理解对方真正想看到什么。
• 把握客户期望的是什么，然后给出超越客户期望值的成果，这就是商业。
• 不能满足对方的期望就不要轻易许诺
• 有时需要降低对方的期望，对自身要求做出调整。

09 超越上司的期待

• • 在报告·联络·商谈之前，先要明确上司的工作指示补充上司模糊不清的部分，从自己的角度做出假设，与上司沟通。
• 无论是发出指示的上司，还是接受安排的属下，都要明确以下四个要点：
  ①工作的背景和目的 ②具体的工作成果目标
  ③质量要求
  ④优先顺序和紧急程度

10 思考方式

• 工作前思考工作顺序
• 在着手开始工作前，首先要考虑好用什么思路才能得出结果。
  要在方法和步骤获得同意之后再行动。
• 用什么方法、分析何种要素才能获得想要的结果

按下面的顺序推进工作：

1. 做出大致的计划，就工作流程达成共识
2. 按照流程，开展具体工作

11 熟练运用逻辑树

• 进入咨询公司后，首先要学习的技能就是逻辑树、结构化思维（MECE）、问题解决法等一系列逻辑思维或问题解决的顺序方法。

根据逻辑树解决问题的基本要点
1 整理、分解方法
2 对各种方法做数据分析
3 找出项目的重点
4 落实在行动方案上

特别训练法
这个方法就是，在每天的通勤地铁上利用视线范围中的任何一件东西做逻辑树的练习。

要想让逻辑树有意义，真正做到无疏漏、无重复地分解课题，需要正确的指导。
他人的意见和反馈十分重要。

12 “云—雨—伞”：提建议的基本原则

• “天上出现乌云，眼看就要下雨，带上伞比较好。”
  这其实是对事实、分析和行动三者的比喻。
• 区分事实现状、分析研究、行动方案，明确回答“结论”和“依据”。

13 假设性思考

• 先设想好工作的大致方向，而后再做具体的研究调查
• 按照预定的路线，锁定调查研究的关键点
• 事先对问题做假设，
  锁定调查的关键点，才能做高效率的调查分析。
• 调查分析就是对假设的检验
• 没有目标和假设，只做调查研究没有任何价值。
• 让假设→检验→反馈的循环快速运转
• 如果检验中出现和假设不一样的数据，就要坦诚接受，设定新的假设。
• 建立假设就是提前准备好目前需要的结论。
• 提前列出选项和条件
• <用假设性思考做决定 >
  建立假设，提前得出结论
  出现问题（事实状况）
  按照符合现状的假设做应对

14 有主见地汲取信息

• 提高商务技能的不是信息量而是动脑。
  如何思考问题决定是否能提高商务技能，信息量本身无法提高商务能力。
• 无论是书还是电视、报纸、网络，接触信息时必须有自己的想法，不断地思考。
• 动脑就是有自己的主见。
  带着自己的主张去接触信息。
• 有主见的思考方法：
  在看答案前，留给自己一分钟思考的时间
• 有主见地接触信息，才能获得学习的机会
• 自己在看书、看报纸、浏览名人微博时，要提前想一想自己应该如何看待这个问题。

15 探求问题本质的思考方式

• 需要呈现的不是“信息”，而是“本质”
• 单纯收集信息并不等于思考。
  只有探求出问题的“本质”，信息才有价值。
• 挖掘本质要靠更高一层的视角而非信息量

16 文书写作的基础——会议记录法

• 会议记录需要简洁地记录会议决策
• 会议记录就是将决策落实到文字作为日后的证据。决策就是指决定的事项内容。
• 记录未决定的事项，和下次应决定的事项

17 最强的PPT制作方法

• 咨询师风格的PPT，一句话就是简洁至上。
  想要表达的内容要明确、简洁、清晰。

相关书籍：
《麦肯锡图解技术》（基恩·泽拉兹尼著）
《结构化逻辑的PPT资料制作秘诀》（大石哲之著）
《POWERPOINT商务技能~画图·思维锻炼调动积极性的PPT演讲》（菅野诚二著）

18 Excel、PPT：速度定输赢

① 咨询公司的“产品”是用PPT做成的，因此软件的操作速度关乎公司的生死
② 多利用快捷键，减少使用鼠标操作

• 缩短资料制作时间，就有时间思考
• 无论是谁，只要锻炼，都能通过提升办公软件操作速度提高自己的工作效率
• 熟练使用快捷键

Excel
①不合并表内区域（合并区域后不能修正数据）
②调换区域内的行和列时，选择性粘贴-调换行列
③从其他资料中粘贴数字时，选择性粘贴-数值
④数字复制时，不输入数字，而使用“=”
⑤牢记SUM、AVERAGE、VLOOKUP、IF等函数
⑥尽早掌握数据透视表“Pivot Table”。掌握这个窍门，就可以在Excel上进行模拟

PPT
①由于图形变化很多，所以会出现快捷键不够的情况，但是对于经常使用的图形和操作，可以定制专门的图表菜单，所以应该单独设定常用操作
②让图形的形状能够多次使用
③不在图形上添加文本框，而是在图形内部直接插入文字
④复制图形时，同时按Shift+Ctrl键，可以横着错开排图形
⑤文字从图形溢出时，选择“形状中的文字自动换行”
⑥文本框中换行
⑦画矩形时，不是用大□画，也不是两条线画十字，而是用四个□组合画出。
⑧连接图形时，利用“连接点”
⑨统一图形高度的功能很方便，务必牢记

19 从预设结果推算出工作计划

• “做空包”是一种制定工作计划的方法。
• 输出驱动
  着手工作时，首先预设出最终成果的大致构成，然后由此倒推开始工作。

20 检索型阅读法

• 明确、紧扣阅读目的；
• 像网络检索一样检索目录，选出所需内容，只读重点；
• 尽量多方面、浅层次地接触大量文献。

21 抓重点——让工作速度倍增

• 无论什么语言，只要记住常用的1000个单词，就能理解日常生活的大部分内容。只要先选定1000个常用词，然后牢记就可以。虽然还是要死记硬背，但是效率会更高。

22 项目管理法——课题管理表

• 最重要的是目标设定要具体，能够让人看到工作完成之后的状态。
  ·追加新课题
  ·复杂课题要细化调整
  ·决定负责人和期限
  ·决定解决的方向和草案

• 课题管理便是推进项目工作的引擎。
  互通课题，决定分工，确定期限，推进工作。这才是最简单的项目管理方法。

23 创造价值（Value）

• 只有对他人有贡献，让对方感觉有价值，工作本身才具有了价值。
• 工作不是自己想做什么就做什么，而是要满足对方的需求
• 职场人不是“消费者”，而是“生产者”职场人必须思考，如何才能满足客户的期待，为公司做贡献
• 只要客户不认为“有价值”，你无论多么努力，也只是自我满足而已。

24 不发言，勿开会

• 会议上不发言的人，其价值是零
• 不发言的人确实不会创造任何价值。即便意见毫无亮点，开动脑筋在会议上提出自己的想法也比什么都不说要有意义。沉默毫无意义。
• 公司开会时，也会产生人工费。
  参加会议时，是否做了符合自己薪酬的工作？

25 牢记“时间就是金钱”

• 从客户和老板的角度来看，员工的时间就是金钱。

26 速度质量两不误

• 不花时间就做不出好东西。一派胡言！
  提升速度，质量也会提高。
• Quick and Dirty?（速度快不美观？）Slow and Beauty ?（速度慢而美观？）
• 迅速，不美观。
  不必追求完美，只需尽早完成。
• 花少量时间定好工作大致的方向
• “Quick and Dirty”尽早做出大致方案。让PDCA循环高速运转。

27 学会“承诺力”

• 对工作的承诺力就是“必定完成指定工作”的能力。不仅如此，还要展示超出预期的成果。这不仅关乎信誉，更关乎新的机遇。
• 任何情况下，都不要找借口。
  自己做出的承诺，自己必须遵守。
• 不要对努力程度本身而承诺。
  不要对自家公司的领导而承诺，要为了工作成果而承诺。要为了自己所贡献的对象而承诺。
• 如果公司整体不重视承诺，有时需要换工作。

28 拜师学艺

• 在专业的工作中，一些可以言传的内容，已经变得一般，无法区分高低。
• 可以应用在工作上的“守破离”
  守 = 完全效仿师傅的一举一动
  破 = 找到和师傅所传授的不同的方法，拓宽范围
  离 = 超越师傅所教授的方法，孕育出独有的技法

29 发挥追随能力

• 提出最初方案的是上司的责任。
  为实现方案设想，率先积极地行动才是追随能力。
• 追随能力是作为属下的领导能力。
  优秀的团队必定有优秀的追随者。

30 具备专业精神的团队合作

• 即使不能独当一面，新人也要找到途径发挥自身价值，承担责任。
• 在自己负责的岗位上，要作为专业人员承担起责任
• 团队合作 = 分工
  少了谁都无法成功。只有各自做好自己的工作，团队整体才能创造价值。
• 团队合作是指每个人都承担唯有本人才能承担的工作，朝着团队整体的胜利而努力。
• 不需要两个人发挥同样的作用。
• 思考以现有能力可以在什么领域为团队做出贡献