无效的会议

巴菲特的好友查理·芒格老爷子有个方法论，就是反向研究：如果你想研究飞行安全，那最好先把飞机怎么失事弄明白。如果你想研究健康长寿，那就先把导致短命的生活习惯搞清楚。同理，如果你想变成一枚成功者，那就应该先把撸瑟儿的生活习惯考察清晰，然后远离，很可能，你变成功者的几率就成倍增加。那么既然我们要研究什么是有效的会议，那就先研究什么是无效的会议？无效的会议典型特征就是叫了一大堆人，然后七嘴八舌的讨论了一下午，最后也没有达成任何共识和结论。

所以无论怎样理解无效的会议，本质上都是效率的低下，所以我们从效率出发，尝试找到从开始就避免无效会议的方法。

“无关人员离场、无准备不开、不超过30分钟“下面展开来说。

1.无关人员离场

一般会议小到三五人，大到二三十人都比较常见，那我们有没有思考过，我们这些所有的参会人员是否都必须参会呢？有没有比参会更高效的方式能达到同步所有人的目的呢？

当然有，会议纪要就是干这个的。会议纪要的目的就是为了能完整的保留会议的精华内容，让大家后续有据可查，有理可寻。所以每次会议都需要安排一个条理清晰、思维敏捷且手速快的人，能迅速把大家的“己见”“共识”“疑问”梳理清晰，并且能后续追踪这些遗留问题，以保证达到目的。当然，我这里说的“条理清晰、思维敏捷且手速快的人”不是别人，而是公司的每一个人，每个人都要具备这种能力，以便随时上手。

阅读文字的效率要几倍于说话的效率，所以如非特别必要，其实不需要所有人员都参加，只需把特别关键的节点人员召集参会，其余人员均可用会议纪要同步信息即可。

2.无准备不开

没有准备的会议通常充满了讨论和争吵，没有明确的主题，更没有明确的主持人，七嘴八舌你争我吵，甚至在会议现场临时想方案，想创意。结果到最后会议结束，通常也没有一个集体性决策。一个公司如果一旦开始出现众多的会议，那么这就可能是公司低效臃肿的信号，如果你已经深陷其中，那就需要好好思考一下工作方式和工作环境。

一个好的会议，我们不仅要提前告知大家时间地点，还要告知大家会议主题、目的、主理人，及参会人员各自需要提前准备的材料等等。时间地点等重要信息最少要进行两次确认，避免出现有人迟到或缺会的情况，会议开始后由主理人阐明会议主题、目的，然后由各参会人员讲解提前准备好的材料，讲解过程中一旦有疑问，可以在讲解完成后，统一时间解答。会议最终阶段要由主理人最后梳理大家已经达成的共识和存在的分歧，并依据情况进行后续处理。

3.不超过 30 分钟

这里的三十分钟当然也是一个“合适”的范围值，这个范围值是要根据会议内容、参与人数来最终确定，但如果我们要绝对保证效率，那会议控制在半小时或四十五分钟内就是最好的选择，因为人的注意力受体力影响甚多，研究表面，人的注意力一般维持三十六分钟左右，所以时间越长注意力越低下，这也就是为什么我国大部分课堂都把一节课都设置成了四十或四十五分钟。每次参会大家都自觉把手机关机或者调到飞行模式是非常好的习惯，能极大提高会议效率，这个动作其实也是为了减少外界对会议的干扰。

另外，从企业资源利用上，五个人一个小时能开完的会，肯定也要五个人两个小时才开完的会资源利用率高。“时间就是金钱”对于企业来说可是真真正正的成本。在我以前工作的公司内，由于老板的个人工作习惯，常常会在晚上开很久的会，有比较极端的情况是从下午两三点一直开到了半夜凌晨三四点钟，抛开会议内容来说，这对所有参会人员的体力都是一个考验，长期如此整个团队的工作节奏都会乱了套。

我记忆中印象深刻的会议也只有几次，但这些会议无疑都做到了这些点。总的来说，一个企业的价值观常常决定这个企业会走向何处，现在我觉得这句话完全正确。我们也可以把“无关人员离场、无准备不开、不超过30分钟”理解成开会的价值观，既然是价值观，就需要大家共同约定遵守，虽然刚刚开始会有一些不适应，但如果为了结果能好一些，过程痛苦一些又如何呢？