实习生手札（2）——如何安排事务管理

在我实习的公司，实习生并不是一个老师会专门负责带谁，而是在这个小组中，任何一个老师都可能叫你帮忙处理点事情，这样就会使我的时间变得极其琐碎，手上同时做3件以上的事情时，我就经常会把后面的任务忘记。这种情况下，四象限法则是最好的选择。

方法：四象限法则

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

四象限法则

1.重要而且紧急

这一象限的工作通常需要优先解决，但是如果你的工作全部堆积在第一象限，你将感受到巨大的工作压力，所以投资第二象限十分必要。

2.重要但不紧急

第二象限实际上是四象限中最重要的部分，时间管理理论的一个重要观念就是应当有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样才能避免忙乱，有计划的开展工作。比如我想针对近期新增加的工作做一个教程指导，就把这项工作放到了第二象限，只要一有时间就先去写它，最后完成的效果很好，我把教程同步给了组里的每一个小伙伴，大大减少了平时我需要临时告知他们怎么做的时间，一切只要参照教程就好。

3.不重要但紧急

这一象限内的工作才是扼杀我们工作时间的最大杀手，繁忙、众多，但是没有意义。比如帮领导下楼取个快递什么的，我们应仔细审视这一象限内的工作，能推给别人就推给别人。

4.不重要而且不紧急

这一象限的工作我偶尔会抽出一小点时间来做，作为调节压力，缓解紧绷的工作状态，比如给办公桌上的化浇点水，收拾下书架等。

四象限的处理原则

工具：Post-it note

最好用的工具就是最简单的工具，经过记事本、手账本、app、PC客户端等多种方法后，我觉得最好用的就是——便利贴。

Windows电脑可以在开始→所有程序→附件→便签中打开，随意添加，右键可以选择修改颜色，如果文字罗列过多，便利贴会自动拉长，你的任务都可以完全显示，而且直接关机也没关系，下次开机这几张便利贴还在桌面上待着。Mac电脑在桌面三指又滑进入dashboard也有同样的程序。