《每天最重要的3件事》｜第九章 收集杂事的力量，让工作品质提升段
第九章
收集杂事的力量，让工作品质提升段位
即使是在正确的道路上，如果只是待在原地，你也会被超越。
——威尔·罗杰斯（Wil Rogersl）
工作七年终于混到经理级了，春风得意之余，新晋经理暗暗下决心要不负众望，做出些成绩来。
今年，随着公司的业务发展，老板任命经验丰富又踏实肯干的他做部门经理。这样一来，他不仅职位提升、薪资翻倍，手下还管着三个员工和实习生。谁知道，新官上任三把火还没烧起来，新晋经理就开始感到对各种状况应接不暇。
他早晨刚坐到办公桌前，内线电话就响起来。“上午帮我做A产品的品牌宣传资料PPT，我下午急用！”啊，这是老板的需求，得赶快满足。新晋经理连忙向手下交代如何收集A产品的资料，由手下做初稿，以便有时间修改，午休前能提供给老板。
正交代到一半，电话又响了。“我是市场部，早晨给你发了个邮件，关于B产品的市场计划，你抓紧回复哦，我等着你的回复继续修改方案。”放下电话，新晋经理对手下说：“你明白大概意思了？先去做吧。”然后急忙打开邮箱回复市场部的邮件。
邮件刚写了个开头，实习生来到工位前：“老大，您昨天安排我做的数据表，我有些弄不明白，能不能再给我讲一讲？”新晋经理挠挠头，看着实习生诚恳的眼神，只好说：“拿上笔记本电脑和资料，我们去会议室说。”
新晋经理给实习生讲完数据表，回办公室的路上，正碰上HR端着茶杯从饮水间走出来。“我正想找你呢！我在整理上个月的考勤。你们部门有几位员工的外勤记录需要你签字。快跟我来一下！”新晋经理只好跟着HR去人力资源部，核对部门考勤并签字。
“终于忙完了。”新晋经理回到自己的工位，长舒一口气。他一看手机上的时间，立即又蹦了起来，都已经11:15了。“资料整理得怎么样了？”一个箭步冲到手下的工位前，有如一只狐狸威逼着小兔子。“资料太多了嘛，还没有弄完。”小姑娘哭丧着脸，把Word文档展示给他看。“你先发给我，我还要做PPT! ”新晋经理急不可耐地催促道。
12:45，新晋经理终于完成了老板要的PPT。同事们早就外出吃午饭去了，他这才发现自己忙了一上午，连外卖都忘了订，只好打电话请同事帮忙带个盒饭回来。自己打开邮箱，深吸一口气，继续写给市场部的回信。
向我描述完一个寻常上午的经历，新晋经理叹了口气：“如果不改变这种状况，自己就变成杂事的奴隶了。”
新晋经理遇到的这种苦恼太常见了，我略作沉思。
将杂事放在头脑之外
首先我向新晋经理展示了一张自己的办公桌的照片。照片上，若以“我”的视角为主视角，大办公桌上最显眼的只有一台Mac, Mac后方是我的收件夹，左方有一个本子，右方有一个水杯和几件文具。每种东西都有固定的位置，这样我工作时不用思考就能顺手拿到想要的东西。
“比起您的办公桌，我的可真够乱。”他挠挠头。
“我要和你说的可不只是办公桌。每天涌入的杂事就像空间里的杂物，不予以收纳就会占用你的注意力。”
现代人每天都生活在信息流中，杂事随意放在头脑内，就是任由大量未经收纳的物品占据着有限空间，想找到有用的信息很难。
什么是杂事？杂事就是我觉得我有责任做，但是“还没厘清下一步行动”的事情。
什么是收集？收集就是把没想到下一步行动的事放在“头脑以外”的地方。
之前我们学习过吃青蛙的技术，这在突发状况少的一天很容易实施。但是有些人的工作性质决定，我们每天有很多不可预期的邮件、文档、会议记录、电话、想法，再加上移动终端设备的便利，使得我们反而更加容易被打扰。结果就是我们努力加班来处理杂事，但是一天都在处理“紧急但不重要”的琐事，无法把重要任务向前推进。而那些来不及处理的杂事，就放在新晋经理的头脑里，难怪晚上也睡不好。
将杂事放在头脑之外，才能有空间和精力推进重要任务。因此，收集杂事并放在头脑之外的收件夹中，就是我给新晋经理的第一个建议。
提升杂事品质的自我检核表单
我请新晋经理拿出一张白纸，将他常见的工作场景记录下来，进行分类。大脑喜欢将新事物自动地与以往熟悉的事物进行对比，分门别类。将以往的杂事种类进行分类，可以提高新涌入杂事的处理速度。
《每天最重要的3件事》｜第九章 收集杂事的力量，让工作品质提升段位
养成杂事立即收集的习惯
不应该让高品质的杂事停留在我们脑中造成干扰，而应该立刻“收集”起来。收集好了，我们就可以先忘记这些杂事，处理手头任务，等有空时再去关注已经收集起来的杂事。我打开手机，把我一天内记录的杂事展示给新晋经理看：
帮家人买早餐，每人点菜清单
A厂商希望的某产品修正细节
写书时附图的涂鸦笔记
设定了上午电话会议的闹钟
和同事一对一的谈话记录
附近一家好餐厅的名称
记录的杂事包括了对自己或他人的承诺，也可能是脑中浮现的有趣、有价值的想法，或是一些内心的感受、异想天开的计划、需要定下时间提醒自己的事情等。杂事一出现，立刻收集起来，本来的工作只被打断一下，但记录下杂事后，立刻就把注意力转回原本的青蛙。
脑神经科学家的研究表明，人类每次进行注意力切换时，都必须激活不同的神经回路。也就是说，切换任务需要启动时间。在密歇根大学的一个实验中，被试者要完成识别不同形状的任务和解数学题的任务。比起先完成一项再完成另一项的被试者，被迫两项任务来回切换的被试者，效率降低了50%。放下进行中的事情去处理新事，像兔子一样跳个不停，是高效工作的大敌。
培养把杂事立即收集起来的习惯，就是为了当有杂事和新任务涌入时，不需要切换任务。因为已经习惯了随手记录杂事，杂事一浮现，手中已经拿起纸笔或手机，记录下这件事，却不让它停留在脑中，念起即觉，觉已不随。
“如果我也养成了收集杂事的习惯，就算是做好时间管理了吗？”新晋经理听得很用心，提出的问题也很棒。
“当然没那么简单。我的经验是，不只把杂事放进收件夹，还要能用标准流程清空收件夹，反复练习后，时间管理能力自然提升。”我回答道。
不过，学会收集高品质杂事是将时间管理提升到下一个段位的关键第一步。当练好每天吃青蛙的习惯，却没有清空收件夹，每天的视线就停留在“日”的层次。若是从收集杂事开始，学会了清空收件夹，时间管理能力就可以从吃青蛙提升到任务管理，也就是“周”的层次。
过了一个月，我又见到那位新晋经理，这次他的表情轻松多了。“杂事进来，先放到收件夹，还是尽量先专注吃青蛙，等到有了空当，再来处理，这样真的少了很多干扰和担心，整个流程也逐渐走上轨道了。”
本章练习
你也有新晋经理一样的困扰吗？请拿起笔，在下面的表格中分析杂事种类及如何提升杂事品质。
《每天最重要的3件事》｜第九章 收集杂事的力量，让工作品质提升段位
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