怎样妥善处理额外任务？
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在踏入职场的头几年里，在“年轻人多干活对自己有好处”之类的金玉良言的感召下，我挤着笑脸、硬着头皮、憋着闷气接下了不少不属于自己职责范围的工作任务。如果你问我：干完那些额外任务有什么收获？我会老实地对你说：收获是有的，但传说中的能力升级只是其中一小部分，最大的收获是终于搞明白了那些“金玉良言”其实是很忽悠人的。
刚巧不久前有个参加微博公开课的同学提了一个关于“如何应对额外任务”的问题，我就拿他的故事做例子给大家分享下我的体会吧。
提问的同学说：
我是一个职场新丁，三周前一位工作比我早8年的前辈交给我一个任务。当时我正在忙一个项目，就对他说要是急的话，就找别人做吧。对方说不急，你啥时候有空啥时候做。尽管他这么说，我还是谨慎地问他是否有完成期限，对方说没有。谁知三周过后，那前辈就来催了，说因为种种原因活儿必须尽快搞定。这可让我头大了，因为干这活儿需要一点点地找资料，不是一时半会儿可以赶出来的。我不得不放下手头上其他工作，专门帮这前辈赶工。我觉得，前辈当时之所以一口咬定事情不急，只是为了让我接下任务，一旦我愿意接下，后面就开始各种催。如果下次再遇到这种情况，我应该怎样处理呢？
看到这位同学的问题，有几个同学热心地给他出主意（这是我的微博公开课的一大特点，不少从一年前就开始follow我课程的同学发起言来都是一段段的，有板有眼，有理有据），他依然觉得无法彻底地解决这个棘手的难题。因为他的困惑在于，那前辈开始时说不急，当他接下任务后，突然改口说这件事很急，马上要跟领导汇报云云，让他猝不及防，有一种别人挖个坑让他跳下去的感觉。
看完这个例子，你就不难发展本文开头提到的那种貌似头头是道的言论中含有多少水份了吧？其实，“多干活有好处”是一个很笼统很忽悠的观点。没原则、没节制、没技巧地多干活，到头来就算不累死也落得个吃力不讨好的下场。 试想一下，假如那位同学在前辈的催促下十万火急帮其赶工，而耽误了自己负责的项目，他的直线上司会怎么看？与他共同负责一个项目的同事会怎么想？假如他当初不答应前辈的要求，或者即便答应了还是以自己的项目为重不顾前辈的催促按既定步调工作，那前辈会怎样对待他？会不会在别人面前说一些对他不利的话？这种额外塞过来的任务，接不是，不接也不是，真是进退两难、危机四伏呀！
不少人为了维护良好的人际关系，实际上是为了讨好他人，对别人塞过来的工作来者不拒。一旦处理不当，就会造成人际关系紧张、自身工作压力过大的危机，从长远来看，还会对自己的职业生涯发展造成障碍。原因很简单，那些找人代劳的人也不是傻瓜吧，什么事能委托给他人什么事得自己亲手掌控他们分辨不出来吗？能够随意让他人代劳的事十之八九效益小、附加值低，这种杂事干得再多也不会对你职业技能的精进带来多少实质性帮助。而且，经常忙于替别人处理杂务，就会无可避免地占用自己处理正事的时间，精力和思路。再者，杂活接得越多就越难以拒绝，越难以拒绝就越接越多越演越烈，形成”剪不断理还乱“的恶性循环。因此，长期对别人塞过来的事务来者不拒，势必分散自己的注意力、降低自己的时间利用率、稀释自己的专业技能、损害自己的职业竞争力。
那么，是不是说咱们应该一概拒绝所有额外任务，埋头专注于自己的本职工作呢？不是的，不要动不动就搬出“all or nothing"的态度，它不够成熟，也不够理智。来者不拒的危害，我在前面分析过了，而一概拒绝的坏处也是可想而知的。一个在工作中不愿对别人施以援手的人，等于在自己周围筑起一堵高墙自困其中，隔绝了与他人建立关系以及让自己多作尝试的可能，最终作茧自缚孤立无援。
我们需要明白的是，各种额外任务不期而至是职场中的一种常态。只要咱们懂得适当周旋妥善处理，就不会被没必要没价值甚至有风险的额外任务所累，也不会错过有意义有价值甚至有发展潜力的优质机会。
下面，我分享下自己琢磨出来的应对额外任务的逻辑和方法。它有三个步骤：一、明确界限；二、管理期望；三、达成协议；
一、明确界限
弄清楚两个界限：一、自身职责范围；二，你与对方的工作关系
工作业绩总是与工作职责挂钩的。企业中每个岗位的责任，是通过完成自身职责范围内的任务，为自己所在的部门创造业绩。因此，你的职责范围以及你所在部门的职能范围就是用来区分哪些活该干哪些活不该干的第一道界限。工作的优先次序是先做好自己的分内事，再协助部门内的其他事务。如果其他部门或者团队需要做一些超出你职责范围的事，或者虽然属于你的职责范围但与你目前的工作安排有冲突的事，必须只会你的顶头上司，并整得Ta的许可。
微博课上有一个同学说，在她刚开始工作的时候，曾经因为帮助其他team的同事干活，而招致自己的主管不满。我也曾经毫不客气地批评过一个不假思索就帮其他部门做事，终因能力不济搞出乱子让我去收拾的下属。可见，没经过上司的同意就自作主张地帮助别人，只会让自己陷入里外不是人的尴尬境地。
工作任务总是与工作关系挂钩的。把额外任务塞给你的人是谁？是上司还是同事？是部门内的同事，还是部门外的同事？是合作关系强的同事，还是合作关系弱的同事？是花钱买公司的产品为公司带来利润的客户，还是收取公司的费用为公司提供服务的供应商？这些关系之中，孰轻孰重，必须掂量清楚。其中最重要的当然是你与上司之间的关系，上司派给你的额外工作自然要放在首位。
二、了解期望
既然别人把一件事交托给你，不管这件事是大还是小，他都会有一定的期望。没弄清楚对方的期望就把活接下来，就等于埋下一颗不定时炸弹，以后事情的发展将不受你控制。拿前面的案例来说，同学在接受前辈交给的任务之前，一再询问任务的完成时限，对方只有一个答案——不急，而后面却改口了。大家有没有想过，这种变化的原因，除了前辈故意说好话让小辈把任务接下之外，还存在其他的可能性，比如说，
- 前辈当时还没想好这件任务应该在什么时候完成；
- 前辈认为，需要马上完成的事情才叫“急”，而他可以给这位小辈三周的时间去做，对于他来说这叫“不急”；
- 前辈本来也认为这件事情不急，可后来事态的发展或者领导的要求超出了他的估计；
为了有效地降低不确定性，尽量把不可控变成可控，你就需要在接受任务之前充分地了解对方的期望。所谓“充分了解”，就是从多个维度向对方索取信息，不是只问对方需要什么时候完成。这里可以使用一个简单实用的信息收集方法——5W2H
when = 什么时候开始，什么时候结束；
what= 要做些什么，达到什么效果；
where = 在哪里做；
who = 与哪些人联系、向哪些人请示、和哪些人合作；
why = 做这件事的目的是什么；
how = 以何种方式、流程或者技术手段来做；
how much = 预算成本是多少；
向对方提出以上问题，不是想为难Ta，更不是拒绝Ta，而是在帮助对方理清思路。你问得越细对方就想得越清楚。说不定有了你的提问，对方才发现自己的想法还不成熟，他需要回头整理一下，再过来找你帮忙。
这一招不仅适用于应对额外任务，平时接受上司委派的任务时同样适用。曾经人抱怨上司吩咐工作时经常一拍脑袋就叫下属干这干那，结果做了一半就改变注意了，下属只得中途放弃或者重新来过。据我观察，确实有些上司的思维比较飘忽不定，还美其名曰“具有跳跃性思维的管理者”，可怜下属们跟着Ta的思维忽上忽下跳来跳去累死累活。面对这种类型的上司，5W2H就派上用场了。它可以让上司的思路和要求更具体清洗，从而让你少做无用功、少走冤枉路甚至少担风险。
在了解对方期望的过程中，你需要根据自己的实际情况，逐一审视这些期望。然后诚恳地告诉对方，哪些期望你可以办到，哪些你办不到，以便对方进行考虑和选择。通过利用5W2H的思维框架进行沟通，工作方案就会变得更加具体全面、切实可行。
三、达成协议
当你完成了第一步，知道这件额外的任务不会与自己的本职工作以及部门的利益和职能发生冲突；然后你又完成了第二步，确定了哪些属于你既有能力办到又符合对方期望的事项。接下来就是第三步了，把你与对方商定的工作方案变成协议。
所谓“定协议”，不是让你正儿八经地与对方签一份合同，而是让你发一封邮件给对方。这封邮件的内容是一个action plan，告诉对方你打算以什么方式根据Ta的要求完成这项任务。这样做不但看起来顺理成章，而且显得你做事既负责又细致。聪明的你自然会明白，这是用白纸黑字的方式把双方商定的各种要素确定下来。对于你来说，这是一种自我保护机制。
如果把任务交给你的人是你的上司，这封邮件发给他就行了；如果对方是一个同事，不管他与你是不是隶属一个部门，你都要把这封邮件抄送给你的直线上司。这样做不单是表达对直线上司的尊重，也是对你的一种保护机制。上司成了这个协议的见证人，对方想变卦也没那么容易了。即便遇到上述案例中的情况，对方突然提出改变完成期限，作为知情人的上司也可以从中进行调剂。假如发生了什么意外状况的话，说不定上司还可以给你指点或帮助呢。
我觉得那些所谓“年轻人多干活对自己有好处”的言论，只会把年轻人引导成一个随叫随到、任劳任怨的廉价劳动力。明智的年轻人应当把自己的时间和精力看成一种值得珍惜的资源，合理规划善加利用，自发地对各种找上门来的要求请求需求进行评估和筛选。当别人把额外任务塞给你的时候，用三步法：一、明确界限；二、管理期望；三、达成协议，过滤掉那些不值得接的活儿，并且在那些值得一干的事情上设置有效的自我保护机制。
