以大量电子邮件证明公司高管严重违纪解雇案

【阅读提示】该案的启示是：电子邮件证明力的确认可以说是个系统工程，既需在公司规章制度中明确规定网络使用及监控规则，相关电子邮件还需公证，电子邮件证据相互之间或与其他证据之间还需形成证据链。由此可见，通过电子证据获得案件的主动和胜诉，确属不易且成本相当高，因此，我们也建议用人单位HR管理中，不妨定期对关键文档、如《员工手册》准备和保留书面形式的证据。

2010年9月某外资担保公司（以下简称“公司”）聘用沈某担任市场总监，双方签订了无固定期限劳动合同，约定年薪数十万元。2012年3月，公司以沈某违反公司规章制度中关于“在职竞业禁止的规定，员工在任职期间为第三方服务的不当行为构成严重违纪，公司有权单方解雇”之规定而将其解雇。在劳动仲裁及诉讼中，公司提供的证据中除了《劳动合同》外，其他证据，如《员工手册》、《员工行为准则》、关于沈某为第三方提供服务，宣传推广第三方公司业务，沈某带领的团队到第三方公司出差的差旅费报销申请，为第三方公司商务合同委托律师审核等大量证据都是电子邮件正文及邮件附件的形式。为此，公司先后提交了五份公证书，文件内容多达四百页。公司的《员工手册》中规定；“所有对因特网的访问均会在日志文件上留有记录，将是公司稽核审查的内容之一，且仅应用于与公司业务相关的活动，所有访问或信息披露都视为不包含员工的私人信息或个人隐私”。

在仲裁及诉讼中，员工方的代理律师答辩及反驳要点是：公司没有向沈某公示公告《员工手册》，《员工手册》对沈某没有约束力。该案主要和关键的证据都是电子邮件，电子邮件虽然经过了公证，满足了形式上的要求。但电子邮件的真实性、合法性不予确认。理由为：公司安装监控软件监控员工收发邮件等上网行为侵犯了员工的隐私权，监控取得的电子邮件不合法；公证地点不在公证机构办公场所；公证所使用的电脑事先不为公证人员控制；公证人员没有事先进行“清洁性”检查，没有对所操作的计算机服务器硬盘中事先没有任何与本案相关内容进行检查，未确认是在网络环境下采集电子邮件。公司的代理律师强调：沈某作为公司高管参与了《员工手册》的制定及颁布过程，且公司通过发送电子邮件方式向沈某公示公告了《员工手册》，且明确规定任何对因特网的访问仅应用于与公司业务相关活动，访问或披露视为不包含个人信息或个人隐私，公司有权对网络活动监控并稽核日志文件；电子邮件经过公证且沈某方未提供任何相反证据证明电子邮件不真实；且大量电子邮件内容相互印证，都足以证明电子邮件的真实、合法、有效。

本案中，劳动仲裁委员会和法院都确认了电子邮件的证明效力，认定公司解雇合法。该案的启示是：电子邮件证明力的确认可以说是个系统工程，既需在公司规章制度中明确规定网络使用及监控规则，相关电子邮件还需公证，电子邮件证据相互之间或与其他证据之间还需形成证据链。由此可见，通过电子证据获得案件的主动和胜诉，确属不易且成本相当高，因此，我们也建议用人单位HR管理中，不妨定期对关键文档、如《员工手册》准备和保留书面形式的证据。