自我领导力之探索行动 - 从每日迭代开始
无论多么宏大的目标和计划,每日执行都是基础,所以每日执行很重要。你可以把每日执行也看作一次微迭代。它也包含目标,计划,执行,反思几个部分。第二天可以在反思的基础上进行调整。但我们要避免一种情况就是不断的变换方向,这样会浪费大量时间,除非你有充分理由证明它是值得的。就像写演讲。如果频繁地更换一个主题,始终拿不定主意,可能时间很快就耽误过去了。所以对于执行最好的方式就是按照预定计划,全力执行,不要一遇到困难就退却,或者绕开。除非证明此路不通。
每日执行是最小循环,可以帮助我们养成习惯。如果每天都能做到循环,逐步就可以做到每周循环和每月循环。
每日执行可以使用每日迭代计划作为工具。一般我推荐每天早上在工作开始之前先做当天的每日迭代计划。这样你就会养成习惯,不会忘记。俗话说一日之计在于晨。早上精力充沛,心情愉快,正好可以开始。时间限定在5-10分钟,这样你就不会觉得太浪费时间而省略这一步。
每日迭代计划
每日迭代计划包含如下内容:
1,昨日回顾。昨天为了完成周目标我做了什么?虽然每天晚上对当天工作有一个小的总结,但是只是简单看下当天工作的完成情况。不过我还是推荐把正式的回顾和反思放在第二天早上。因为前一天的晚上人已经很累,如果完成不佳,还会影响晚上的睡眠。我的心态就是:无论今天如何,都已经无法改变,我已经尽力了,就让我好好睡一觉再说吧。
我为昨日回顾起的名字昨日小确幸。看看昨天自己都做到了哪些自我感觉不错的事情。无论它多么小,关键在于你怎么想。我的想法就是让自己开心开始新的一天。所以我会重点关注自己昨天完成了什么。昨天计划完成而没有完成的事情,今天可以继续做。不必太耿耿于怀,毕竟,我们的目标是一周完成,今天还有调整的机会。
2,昨日反思。在这个部分,我会重点记录昨天的感悟,重点是昨天有哪些不足,哪些事情没有完成?原因是什么?今天可以做哪些调整。反思当然也包括好的经验,都可以记下来。以后发扬好的经验或者避免做的不好的地方。你不要小看这些小的细节。每个人都是一点点在改进,也只能通过一点点的改进来提升自己。
另外,重要的一点是要检查自己昨日的完成情况,以调整今日的目标计划。如果昨日目标过多,那么今天就要缩减。如果感觉自己时间效率低,那么也要看看如何提高时间效率。如果出现了意想不到的情况,那么要尽快做出调整。总之,昨日反思应该帮助你制定一个今天可以完成的计划,让自己每天都能赢,才能信心满满的坚持做下去。
3,今日计划。今天为了完成周目标我要做什么?这个部分一般是从本周计划中挑选出来的。也有提前在日历上已经计划的事情,比如今天要做一个分享。
我把这部分命名为今日幸福计划。希望每天做的事情都是我自己想做的。即使是固定的工作,我想提醒自己,所有的事情都是自己可以选择的。
虽然有人雄心勃勃,感觉每天可以做很多事情。不过根据我的经验,如果想让自己持续养成习惯,每日最好不要计划太多的事情,最多三件重要的事。可以选择在个人的主要领域(比如工作,家庭,个人成就等领域)只做一件事。这三件事是今天的优先事项。必须全力保证。
在列任务的时候,我建议按照优先顺序列,这样你就可以一项项开始,而不用考虑下一次该做哪一个了。
对于每个任务,以下三点非常重要:
1,任务越明确越好。
考虑XX方案,就不是一个好任务。任务有两种:一种是决策型,方案型。需要确定计划,方案。这类任务涉及思考比较多。另一类是任务型。具体任务,比如写一篇领导力的演讲,主题是人人皆有领导力。任务明确就可以立即开始。
比如:整理文章就不是一个好任务。涉及很多具体事情。可以进一步细化。比如对文章分类。审阅文章。完善结构等。这些都是明确的任务。
2,估算工作量。
在计划每件事情的时候,我还会简单估算一下需要的时间,比如1小时,2小时,或者30分钟等等。如果估算工作量时间用完还没有完成,可以考虑第二天继续。
另外,自己还可以在估算时间内,考虑有什么输出结果。
3,开始时间。
明确的开始时间可以提醒自己开始,而不会最后漏掉,或者以为自己还有时间导致最后做不了。通过这两个步骤就可以简单规划一下自己每天要做的事情是不是靠谱。如果已经没有时间安排,那就是太多了。
当然,你不能把所有的时间填满。以备有紧急的事情可以处理。另外也要留一点休闲娱乐的时间。
还有一个基本原则是:把工作时间和个人时间分开。一般来说,我不会安排上班时间做个人的事情。下班之后我也基本不安排工作的事情。这样把工作和生活区分开。更容易安排自己的事情。
4,可能的障碍和支持。花一点时间考虑一下可能遇到的问题和障碍,有没有可能的方案,能得到谁的支持,这样有助于更有效地完成工作。这个是我从敏捷方法中的每日站会学到的。
每日迭代计划完成之后,就可以按照优先级开始工作了。
如何提高每日执行效率?
每天我们会遇到各种各样的问题,如何保证每天的执行效率呢?
执行的核心在于时间管理。因为所有的事情都要落在时间里。这就是关键。如何才能每天执行呢? 有几个有用的简单原则。
保持专注
人的大脑只能串行工作,所以同一时间段内最好只做一件事情。另外,不要频繁切换工作内容。
有一个很棒的工具可以帮助你专注的处理事情,番茄钟。
番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD(Getting Things Done)更微观的时间管理方法。使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个对号短暂休息一下(5分钟就行),每完成4个番茄时段就多休息一会儿。
千万不要小看打对勾这个动作,非常简单,但是会让自己充满成就感,就像签发支票一样大笔一挥,一笔交易就完成了。一个对勾就相当于完成了一次番茄钟。我最多的一天,共记录了17个番茄钟。当然,代价就是我的背疼了好几天。所以,每个番茄钟的间隙起来活动休息一下是决定有必要的。如果你怕别人打扰,你可以独自散步,做做操。
有很多APP或者小软件可以设定番茄钟。有兴趣的可以在网上搜一下。我使用的是用手机的定时25min。每隔25分钟结束之后,也会振铃提醒。重新设定一下就可以了。简单又好用。
2分钟原则
如果在执行过程中,突然受到打扰,此时该怎么办呢?可以使用2分钟原则。2分钟原则来自GTD。如果一件事可以在2分钟内解决,请立即处理它。如果不能,则先挂起。
1,如果此事可以委托给别人,请直接告知协助处理。
2,如果此事不是特别紧急,则先记录。和对方约一个时间处理。
3,如果此事是自己此时突然的一个想法,可以先记录备案,或者直接记录在当天的等待列表中,带有时间再处理。
当然,你也必须考虑优先级。比如老板的紧急电话和任务,家庭的紧急事情都需要立即放下手中的工作处理。
按照优先顺序执行
按照要事优先的原则,我们每天应该优先处理重要的“三件事”。之后如果有时间再处理其他事情。
先完成再完美
如果一件事情在做的过程中,发现现有的想法/做法不够好,如果你能马上改好,当然很好。如果一时做不到,那么可以先完成,再考虑做的完美。当然,要符合我们的标准和要求。
经常检查自己的每日计划。每完成一项任务,就看看下面该做哪一个了。虽然每天的任务不多,但是我们依然不能完全记在心里。至少对我是这样,所以经常检查,提醒自己是必要的。当你看到一项项任务打勾,完成之后,那种满足感是无法比拟的。
争取完成每日目标
完成一项任务,就把该项任务标为完成,打勾,或者在纸上划掉,这个简单而充满仪式感的动作会让你动力大增,充满能量开始下一项工作。如果每天都能完成所有计划,会让你有强烈的成就感。这就是所说的让自己每天充满赢得感觉。
即使不能完成所有任务,在睡觉前也要对自己说,我已经尽力了。明天继续。我要先睡个好觉。你可以在第二天早上的昨日完成情况和昨日反思的部分思考一下原因然后再做出调整。