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教你五招,让你轻松成为职场沟通高手!

2016-10-13  本文已影响944人  3aeeb1d6d616

想一想,在职场中,你曾经有没有遇到这样的情况:

你明明很努力地做好自己的工作,可你的直属领导却认为你很闲;

你工作能力强,群众基础好,你想申请加薪,但不知道该如何与老板沟通;

你觉得自己讲得很明白,但你的同事还是不能很好的理解你所要传达的信息;

你说的很有道理,但是你的领导、同事都不相信你;

......

上述情况,你曾经或多或少都有过,对不对?你肯定要问,我是怎么知道的?

事实上,这样的情形并非个例。

现代科技让人际沟通变得更加方便。通过电子邮件、微信、电话等,我们就能够随时随地地进行跨地域、跨时差的交流。

但从另一层面来看,科技的便利却让人与人之间的距离变得越来越远,有不少人可以在社交平台上谈笑风生,而在真实世界里却不知道如何与人进行有效沟通,甚至不少人还患有社交恐惧症。

所以,如果你想更好地处理生活和工作中各种问题,就必须成为一个高段位的沟通者,实现有效社交。

如何成为一个职场沟通高手呢?凯伦·伯格的《如何实现有效社交》是一本很好的指南书(人际交往同样适用)。

《如何实现有效社交》

何为有效社交?具体来说就是如何与人进行有效沟通,并且能灵活地应对各种突发状况。

怎样才能进行有效社交呢?

如何实现有效社交

、WIIFM表格

在职场沟通中,我们往往只注重我们想要什么,想要达到什么目的,常常沟通的语气让对方觉得居高临下、盛气凌人,令人难以接受。比如:我要怎么样?你应该这样?这样的交流只会让对方反感,不愿意配合,只会离你的目标越来越远。

那么应该怎么做呢?

要想让别人帮助我们达成目标,就要先尽可能地了解对方,包括国籍、个人需求、性别、兴趣爱好、性格、家庭背景、教育背景、年龄(是否有代沟)......这样我们才容易找到共同话题,与对方建立联结,对方也会感觉到自己受到了重视和尊重。

用什么方法可以清楚地了解谈话对象的需求呢?

使用WIIFM(英文What’s in it for me的缩写,意为“这关我什么事”)表格。

WIIFM表格

这张表格可以让你快速找出谈话对象的障碍和需求,从而尽可能地帮助他们解决问题,满足他们的需求,来赢得他们的支持,实现自己的目标。

使用WIIFM表格有一定的局限性,使用前提是你得对谈话对象有一定了解但有时你可能必须跟一些你完全不熟悉的人交流,这就需要事先做好功课。以下这些方法能帮助你做到这一点:

1、电子邮件或电话;

2、跟听众近距离接触;

3、研究你的听众;

4、了解他们的兴趣;

5、提前到达现场熟悉环境;

6、跟踪后续反馈;

7、注意着装。

二、信息地图

接下来学习如何组织语言精准地传达你的信息,从而让沟通达到最佳效果

我们正生活在一个嘈杂万分的时代,人们不仅很难接收到你的信息,更难以吸收你所传达的内容。通常来说,你刚说完不到半个小时,她们可能就已经忘得一干二净。

更恐怖的是,当她们没听到或没能完全理解你所说的事情时,她们就会在大脑中创建自己的版本,按照自己的方式理解你所传达的信息——这也就意味着,如果你组织语言的方式不够科学,那么你所传达的信息很可能会被扭曲,甚至跟你的原意相差十万八千里。

那么如何组织语言,高效精准地传达我们信息呢?

传统上,人们主要是用左脑的方式来组织语言、传达信息,但它却很难传达那些比较复杂的信息——这时,我们就需要一种不同的思路——右脑式思维。

使用信息地图。所谓信息地图,本质上是一种非常右脑式的信息组织方式。它可以极大地激发你的创造性,帮助你一眼看明白你所要传达的信息。

信息地图

在进行交流前,花几分钟绘制一份信息地图,找到核心信息和主要的“证据点”,确定整个交流过程的结构。

接下来清晰表达,只要按照以下几个简单的规则来组织语言,就可以让你的信息在对方大脑中生根发芽。

1、开门见山,抓住对方的注意力。

2、内容要与谈话对象密切相关,并保持互动。

3、语言一定要简单,尽量把每句话缩短至12到15个字甚至更短。多用名词和动词,少用形容词。

4、善用图画或语言传达你的信息,让对方印象深刻。

5、不断进行总结、重复.

6、在谈话的开头和结尾上下功夫。

、视觉化策略

接下来学习如何去赢得对方的信任、尊敬与喜爱了。只有这样,他们才会更想听你说些什么,并认真按照你的建议行事。

高效沟通者具备四个特质:个人魅力、认真、可信、可靠。那么如何成为一个高效沟通者呢?

1、懂得视觉形象在沟通中的重要性

首先,必须给对方留下良好的个人印象,谈话时,你留给对方的第一印象决定了他们是否想留在你身边。

其次,要学会适应你的谈话环境,每个人的性格不同,你必须根据谈话对象来调整自己的谈话风格,最好一开始就设法跟对方产生某种化学反应。

最后,一定要了解你的谈话对象,要说他们需要听到的话。记住:歇斯底里和强迫都不是说服,真正的说服一定会让谈话双方的关系更加亲密。

2、学会正确使用电子邮件

电子邮件是一把双刃剑,它既能促进双方沟通,又会带来灾难性的后果。那么如何正确使用电子邮件?

首先,要了解实际工作中哪些情况可以使用电子邮件沟通:

跟进工作;分配任务;了解项目进展;确认时间

然后,如何写电子邮件:

邮件标题一定要具体;

写英文邮件时,绝对不要全部使用大写字体;

千万不要把邮件抄送给不想管的人;

如果必须在标题栏里放很多信息,就要把最相关的信息放在最前面;

如果在给对方回复邮件时,你要回答很多问题,一定要把对方在发给你的邮件中提出的问题重新粘贴一遍;

邮件一定要简短。

3、聆听与表达同样重要

如今有太多人只知道讲话,却不懂得聆听。上帝之所以给了我们两只耳朵和一张嘴,就是为了让我们少说,多听。

聆听最重要的是集中精力,把心思集中到你正在交谈的对象身上,这样不仅可以让你接收到更多信息,而且你在聆听时的身体语言会大大提升交谈双方之间的关系。

身体语言包括:

千万不要靠得太近;

不停根据谈话对象提供的答案来提问;

保持目光接触。

4、提升自己的可信度

一个可信的人总是能够带来积极的后果,因此在跟对方沟通时,你一定要表现出自己的客观性、职业道德和个人诚信。传达信息时,尽量拿出证据,用一些看得见、摸得着的例子来支持你的掼蛋,而不是夸夸其谈。另外还有非常重要的一点,行动比语言更有说服力

四、高段位沟通者的七个习惯(适用演讲者)

视觉联想:提前进入状态

呼吸训练:照顾好自己的声音

摄像训练:更好地掌控自己

形象管理:展现更好的自己

目光接触:与听众建立联系

开场白:点头之间征服对方

完美演示:让听众更好的接收信息

五、解决冲突的关键技巧

现实世界中,有很多事情不在你的掌控之中。与人谈话也是一样无论你准备得多么充分,总是会出现一些意想不到的情况。

这时就需要我们保持冷静,沉着应对,将负面影响最小化,甚至完全消除。

1、如何克服时差影响

忌酒、多喝水、多做运动、深呼吸。

2、如何应对各种反驳

保持冷静。

看清问题的真相。

对蓄意挑刺者,不做回应,保持冷静,保持体面。然后向前看,开始你的引言部分,活在当下。

对刻意操纵者,深呼吸,告诉对方:“我必须仔细想一下,我们可以会后在讨论这个问题”。

对自以为是者,保持冷静,对自己充满信心,一旦对方停顿下来,你可以立即用清晰、直接、简洁的方式说出你的观点,然后继续按照自己的思路进行。

对沉默不语者,提前做好沟通,建立联系。

对会谈终结者,根据情况,如果你觉得自己可以应付这种人,可以立刻反击。或者以一种缓和的方式转移话题将注意力转到正在讨论的主题上。

对不懂装懂者,让其写下书面承诺,无可抵赖。

3、如何应对谈话跑题

使用“搭桥技术”,所谓“搭桥”,就是指在谈话跑题之后,通过某种方式把谈话重新引回预定的轨道上去。

要想成功地搭桥,你首先要让对方感觉你是在回答他的问题,就算你的答案跟他的问题并不直接相关也没关系,但你必须把话题转到你本来的话题上去。

下面几种方式可以帮你成功地搭桥:

你说的不错,但我要强调的是……

除了你刚才说的,我还想补充的是……

根据我的经验,我认为……

相关资料清楚地表明……

但更重要的是……

总结:如何成为职场沟通高手?

分析你的沟通对象;

根据对方的特点组织自己的语言,高效精准地传达你想要传达的信息;

通过各种手段,赢得对方的信任、尊敬与喜爱;

通过各种技巧,应对沟通过程中可能出现的各种意外。

你学会了吗?赶紧试试吧!

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