《培训需求管理4》-《培训管理者的实践》连载（第四章）
需求报告与确认
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需求确认是需求管理中很重要的环节，也是培训管理者经常忽略的一项工作内容。被批准的需求报告将成为制定培训项目解决方案的基准，同时它也将是企业对于培训项目进行绩效评估的一个重要依据。
将所有通过需求调查所获得的信息与数据经过整理、统计与分析后，培训的需求就浮现出来了。培训管理者需要在此基础上形成一份书面的需求报告来清晰描述所获得的需求。这份书面的需求报告只是初步的成果，需要得到进一步的完善。
为了保证需求报告的准确性，培训管理者应该将初步的需求报告与各重要干系人群体（组织高层、部门主管、骨干学员等）进行多次的沟通、讨论、协商、调整和完善，并最终形成一份能最大限度满足各方干系人期望的正式的书面需求报告。
此报告应该获得组织高层或培训项目发起人的确认。书面形式的批准是最好的需求确认的方式。需求确认是需求管理中很重要的环节，也是培训管理者经常忽略的一项工作内容。被批准的需求报告将成为制定培训项目解决方案的基准，同时它也将是企业对于培训项目进行绩效评估的一个重要依据。
在培训实践中，为了便捷，可能不少企业的培训工作难于按照这一方式进行操作，在多数情况下未必会形成单独的书面需求报告，但这不妨碍培训管理者具备规范管理的思路，并按照变通的方式逐步实现管理的规范。
例如，在企业尚没有形成以书面签署来确认培训需求的情形下，则可以通过电子邮件向组织高层或项目发起人申请需求报告的批准，其回复就是一种书面的确认形式。
另一方面，获得针对需求报告的书面确认也是培训管理者自我保护的一种方式，可以在未来由于各方对于培训需求的理解发生歧义而归罪于培训管理工作时，作为支持己方的有力证据。
培训管理者需要理解的是，需求报告是需求管理的一个工具，其目的是为了使各方培训干系人就需求达成统一的认识，并确认这种共识结果的达成。有了它，培训管理者才“师出有名”。如果未来各方就培训需求出现了扯皮和争论的状况，需求报告就是“有理可依，有据可查”的根据。
为数众多的培训项目的失败，都可以归结于不清晰的培训需求。需求调查不应该是一个形式主义的过程，它的存在有其必不可缺的重要意义。将需求调查纳入完整的培训需求管理体系中，一方面避免将培训需求调查简单地理解为培训需求管理的全部内容，另一方面，培训需求管理的体系从整体上确保需求调查能够发挥其本质作用。培训需求管理是从培训项目的起点开始，为培训质量提供最根本的保障。
培训需求的变更管理
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培训需求的变更并不可怕，可怕的是对于培训需求的随意变更，它会严重干扰和影响培训管理者的工作及绩效。
我们常用“只有变化是唯一不变的”这句话来说明，事物永远是处于变动的情景中的。这种变动会对我们的观点、期望、判断、既定的计划等诸多方面产生影响。培训需求的变更在很多情况下就是这种变动造成的结果。
培训需求的变更并不可怕，可怕的是对于培训需求的随意变更，它会严重干扰和影响培训管理者的工作及绩效。
首先，培训需求的随意变更会使得既定的培训计划成为废纸。培训实施的基准总在变化中，工作就会迷失方向，努力就变成了无谓的忙乱。
其次，培训需求的随意变更使得培训管理者陷入无序和被动的应对状态。工作总是在被随意而粗暴地打断后又不得不重启，而且很可能是反复地打断和重启，所谓“一直在开始，从来没结束”。
最后，培训需求的随意变更会对客观评估培训管理者的工作绩效造成消极影响。在很多情况下，由于培训需求是随意变更的，这种变更并没有正式体现在管理流程中，因此对于培训管理者工作绩效的评估仍是基于未变更前的基准，这就很容易对培训管理者的工作努力造成错误和不公正的评价。
要避免培训需求的随意变更，就需要建立起规范的需求变更管理流程。如图：
培训需求变更管理流程图
以下略做说明：
第一步：由于各种原因而产生了培训需求变更的要求；
第二步：提交书面的需求变更申请，说明变更的原因；
第三步：培训管理者对于变更产生的影响进行评估。根据不同培训项目的情况，评估可能涉及且不限于时间、成本、资源、质量等方面。
例如，需求变更后，是否对培训的成本造成了影响？这种影响是可接受的，还是不可接受的？是否能够按照新的培训需求找到合适的授课讲师？是否会由于需求的变更而造成项目的延期？延期是否可行？需求变更的范围是否超出了“客户”的权限范围？……
第四步：需求变更的沟通与研讨。与需求变更申请人沟通需求变更带来的影响，研讨可能的其他变更方案。如果需求的变更涉及到了组织高层所关注的问题，则应将相关情况向组织高层报告。
第五步：接受需求变更吗？双方对是否接受需求变更达成一致，做出决策。
第六步：1）不接受，则按原计划执行项目；2）接受，则按照变更的需求修改培训的计划和方案，并获得需求变更申请人的书面确认。
如果鉴于企业培训发展现状的制约，在实践中，培训管理者难于按照需求变更管理流程的要求逐项落实，那么，也应该采取相对灵活和变通的方式来推行，并严格杜绝培训需求的随意变更。
例如，无法要求需求变更申请人提交规范的需求变更书面申请，则至少要求对方应该通过电子邮件而不是头口形式来提出变更的要求。对于变更后的培训计划和方案的确认，也通过电子邮件来要求“客户”予以确认。这些都是对于需求变更的书面文档。如果未来双方对需求变更所带来的培训结果发生了争议，这些书面的文档就是保护培训管理者的最佳证据。
此外，采取规范的培训需求变更流程后，还可能出现“客户“主动减少需求变更的情况。原本随意变更需求的“客户”，由于需求变更变得“麻烦”和“高成本”了，从而自动放弃了对需求的随意变更。
培训需求的知识管理
培训需求的知识管理有助于积累工作成果与经验，不断改进和加强培训需求的管理。
1、培训需求报告的版本管理
由于培训需求共识的达成是一个反复的过程，在此过程中可能会形成众多的需求版本。为了便于区分不同的版本并实施有效的管理，对需求报告进行统一的版本管理是很有必要的。这也有利于企业在今后回顾或参考其内容时，能够准确找到所需的资料。
需求报告的版本管理可以通过文件命名标准来实现。文件命名方式可根据企业管理的需求来自己确定。如，《工程项目管理实践》培训需求报告1.0_20150509，《工程项目管理实践》培训需求报告2.0_20150615。
2、培训需求报告的归档
将培训需求报告整理归档，并统一留存，以便未来查询。存档的需求报告应包括不同版本的电子文件、最终纸质版需求报告，以及需求书面确认资料（如有）等。
3、需求调查工具的完善与版本管理
随着企业培训需求管理工作的不断深入，各种需求调查工具（调查表、调查问卷等）都会在实践中获得逐步的修改和完善，版本管理不但有助于对调查工具的有效运用，而且能够帮助企业记录下这些工具的完善过程，追溯企业培训需求管理的发展，为未来的工作提供借鉴。
