《高效15法则》：用日程表代替你的清单，让时间管理更高效

2017-12-07 本文已影响2165人晓多

《高效15法则》的作者是美国畅销书作家凯文.克鲁斯，他是海军陆战队顾问，《财富》500强企业执行官特约咨询师，《福布斯》《纽约时报》撰稿人，连续创业者——曾创立多家Inc.100强公司。

如何每周省出8小时阅读、锻炼、陪伴家人？作者凯文.克鲁斯遍访全美有代表性的各界成功人士：千万富翁、奥林匹克冠军、名校尖子生和二百多名企业家——包括马克.库班（MarkCuban,NBA达拉斯小牛队的拥有者），马.平库斯（Mark Pincus，哈佛大学MBA、企业家、亿万富翁），杰夫.维纳(Jeff Weiner，领英CEO )等等，总结了他们的15条时间管理法则和高效工作的习惯，提出了自己独到的E-3C 时间管理工具。

《高效15法则》有很多实用的方法，今天介绍一种就是：用日程表代替你的清单，会让你的时间管理更高效。

我们在安排工作的时候，都会把要做的事情、任务列成清单。但是却发现有的时候你列的越来越多，但是真正完成的却很少。《高效15法则》的作者就指出了任务清单存在的一些问题，第一是清单上的任务你无法确定完成的时间，它是要一小时还是几分钟，所以当你一眼看清单的时候，会自动的选择哪些“紧急”的事情简单但并不重要的事情，比如你列了写重要材料、打电话回访、整理办公桌、接待客户......你可能不会把写重要材料先完成了，你可能会拖延到最后才完成。

清单第二个问题就是会给你带来不必要的压力。清单本来是为了提醒你工作的，但是正是这种提醒无形中会给你增加压力，“哎呀，怎么还有那么多事情没有做呢？”让你喘不过气来。

那该怎么办？作者通过采访很多顶级成功人士，发现很多人没有任务清单，但有一个井井有条的日历，这就是为什么极度忙碌的政客、职场人士和名人们都有一个全天的日程表。我在体制内和企业里都做过，职位是秘书，最重要的一项工作就是安排老板的行程。

所以我们可以把任务安排在日程表上，这样一个简单的行为，就能帮助我们解放大脑，减缓压力，同时还会增强我们的认知表现。心理学有个概念叫做“蔡格尼克记忆效应”，意思是说，我们会一直想着那些未完成的目标，从而受到干扰。而有研究表明，只要制作一个完成任务的计划，而不用真的去完成任务，就可以克服这种记忆效应。

那我们应该如何用日程表更好地管理生活呢？书里介绍了以下几个要点。

首先，你要安排一大块的时间，也就是所谓的“封闭时间”，这一点很重要。比如，如果你很重视健康，并且打算每天跑步半小时，那你就不要把跑步列在清单上，而是写在日程表里，把它变成一个循环的事项。这点亲测有效，我是一个坚持运动的人，我基本上不会把跑步健身列在清单上，而是每天都会习惯的去做。比如你学习英语、写作，都要有一整块的时间去学习练习。

第二，重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。因为就算我们能很好地安排时间，也总会遇到一些突发状况，比如部门临时要开会，或者突然接到一个客户打来的电话。所以，如果你安排了下午或者晚上去跑步，一旦中途有了突发状况，你的运动计划就有可能被打乱。这就是重要的事情要尽早安排的原因。还有比如说你约了某一个人，一定要提前计划和安排，否则就会因为对方的时间、情况等问题无法完成。

第三，不要废除你的目标；如果有必要的话，对它们进行重新安排。比如，你安排了上午跑步，但是恰好明天上午必须去赶车，那么你可以在明天早一些或晚一些的时候锻炼。

第四，像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”，因为它们就是非常重要。大多数人就算做好了时间表，也不一定会认真执行。比如，你计划下午4点到5点在办公室写一份材料，突然有位同事要占用15分钟和你说一件事情。大部分人都觉得没问题，就算少了15分钟，用剩下的45分钟也能做完报告，大不了在公司加一会儿班，或者调整一下日程表。

但你可以想一下，如果你不是在做一份报告，而是和医生约了看病，你还会答应那个人，然后把和医生的约定推迟15分钟吗？大部分人都不会。所以，最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求。如果有些事情和日程有冲突，你可以说：“4点到5点我有一个很重要的约会。我们可以5点以后再说吗？或者明天早上再说可以吗？”

第五，在自己的日程表里安排“什么都不做”的时间。这是领英CEO杰夫·威纳方法，在他的日程表里面，有一些时间是灰色的，上面也没注明这些时间要用来做什么。这些灰色的模块代表着“缓冲时间”，或者是他特意留出来给会议的时间。总的来说，杰夫·威纳每天会给自己安排90分钟到两个小时的缓冲时间（以30分钟到90分钟这样的区间存在）。他之所以这样安排，是因为每天的日程都太满了。杰夫·威纳说：“一个接一个的会议让我没有空余的时间去处理发生的事情甚至思考。起先，这些缓冲时间就像是一种放肆。我可以用这些时间来举行推迟的会议或是那些我之前没有开的会。但是过了一段时间以后我意识到，这些时间间隔对于做好我的工作来说绝对是非常必要的。”

以上就是日程表管理时间的方法。

同时，我还有一些小建议：

首选，无论你用什么方法管理自己的时间，首先你要有目标。目标是自己行动的指南，是成功的催化剂，首先要制定好目标，按照学习、工作、生活、承诺等制定。

其次，你管理自己就是做别人做不到，或者不喜欢做但是的确对你提升很大的事情。过浅滩谁都愿意，但是有的时候为了长期的目标和提高，必须啃“硬骨头”。《成功学研究》中说道：“别人不喜欢做的事情，成功人士也不喜欢做。尽管如此，成功人士还是去做了。”

最后，时间管理管理的是自己，我们要珍惜时间。甚至训练着每小时每分钟都做什么，这样计算时间，就像艾力的“34枚金币管理法”那样，早上7点起床，晚上12点睡觉，17个醒着的小时，按半小时划分，将时间分为34块，就有了34块金币。这34块金币花在哪里，做什么，效果如何，能决定你能否变得更加优秀和出色。