就这三招，写出他人爱读的邮件

日常工作中，我们常常使用的沟通工具是邮件。

举办一场部门培训，发起一次协作要求，向领导汇报工作进度，我们都离不开用邮件沟通。

邮件如此重要，可是在实际工作中，许多人却并不注意写邮件的方式方法。于是写出来的邮件要么繁琐，要么啰嗦，要么主次模糊，让收件者一头雾水，读得头疼。

今天我就教你三招，帮你轻松写出他人爱读的邮件。

一、邮件标题直接给出主要内容。

比如有的人给领导发了一封邮件，内容是请示组织部门拓展培训的事宜，他写的题目是：《关于下周二拓展培训》。

人们很忙，领导时间很紧张，所以在邮件标题里，一定要简明扼要地写出主要内容，让领导一目了然。

这封邮件里，写出了主要内容是拓展培训，但是时间不够清晰。领导一看“下周二”，他的头脑里还要转换一下，下周二是几号，我有什么安排，会不会有时间冲突？这就凭空增加了他的阅读负担。

我们不如这样写，《关于3月31日拓展培训，张总，烦请批示》，领导一看就知道，哦，这封邮件告诉我31号部门培训，需要我来做审批。

让别人一看到题目，就会回应乃至行动起来，这才是好的邮件标题。

二、邮件正文开头需要突出重点，正文内容尽量条理化。

邮件是从上往下阅读的，你需要在正文开头就突出这封邮件的重点。接着，我们需要把邮件内容简要归类，通过简单的提示符分段，让正文更清晰易懂。

比如你后天要办事，需要找办公室陈主任申请一台车，一般我们这么写：

陈主任：

       您好。我部因后天去眉山公司检查，需要临时用车，能否安排一辆？另外，相关车辆费用请驾驶员垫付，到时候把票据交个我统一报账；至于吃住费用，由我们一起从简安排，驾驶员无需支付。

......（其他内容）

这样写确实也没啥问题，但是因为涉及几项内容，记忆起来就不方便。还有，工作邮件是要完成沟通的，如果我们将正文条理化，阅读起来会更高效，重要的内容也一目了然：

陈主任：

       您好。因我部去眉山公司检查需要，烦7号（后天）为我们安排一辆车为谢。

【费用问题】

       ☆  车辆费用：驾驶员垫付，票据给我统一报销

       ☆  吃住费用：我部从简安排，驾驶员无需支付

【其他内容】

       ☆ ......

第二个邮件为什么更好？因为做到了三点：

首先，根据内容分段。我们把邮件分为了“费用问题”和“其他内容”两个小段，一下子就显得有层次有逻辑；

其次，每段加小标题。我们为每段内容总结了小标题，这让阅读者能够快速抓住邮件想表达的核心意思；

最后，适当加入【】、 ☆等符号，一堆文字只会让人认知疲乏，读起来很累；但视觉效果好、整体结构化的文章，读来会更加轻松，也方便记忆。

三、邮件是用来解决工作问题的，要尊重收件者，并在结尾促成行动。

要促成行动，我们一定要注意对收件者的尊重。比如我们在领导授权下，搜集资料时会写：

请大家在5号上午从系统里取出报表，并按统一格式发给我汇总。

如果要做到委婉一些、全面一点，你应该把可能出现的问题、如何解决的办法都提前写进去，这样大家在遇到问题时会减少对你的抱怨，如下：

请大家在5号上午从系统里取出报表，如果您发现取数报错，烦及时联系88888888，我将协助您解决。另外，请按统一格式发给我汇总。感谢大家的合作啦！

最后，邮件正文交代完工作后，我们经常会这样写：

如果还有问题，请及时与我联系。联系方式：......

这种写法最大的缺点是，我们在等他人的主动，而通常其他人并没有任何反馈。我们不妨用一种更委婉的方式，让对方感受到你的尊重。

期待与您进一步沟通探讨，欢迎得到您的宝贵建议。联系方式：......

对于特别重要的人和事，我们可以更主动。

期待与您进一步沟通探讨，我将于每周五和您联系，向您反馈我们的工作进度。联系方式：......

好的邮件，总结起来就是：标题给出主要内容，开头突出重点，内容条理化，尊重收件者，并在结尾促成行动。希望大家可以在工作中运用起来，写出他人爱读的邮件。