职场写作学习四~~邮件（正文&结构）

邮件正文~~提升精准阅读率

写邮件的目的： 为了落实具体事务和工作。怎样能更好的推进工作，邮件内容就该怎么写。即：邮件正文内容的写作，能提升沟通效果，降低决策成本。

核心问题： 怎样提高邮件正文的精准阅读率？

从整体内容和形式来看，需做到以下三点：

整体内容遵循简要原则。

简单事务：篇幅尽量控制在200~300字内。保证1~2分钟内读完。

复杂事务：正文尽量精简，详细的信息直接放在附件中。即，在正文中简要说明文稿的主题和核心信息，附件中放资料本身。

阐述观点时，善用对比。

让收件人做选择题（可以清晰掌握各种情况的利弊，也可很好的降低决策成本）。用在经常出现的对观点、方案的讨论。

技巧：

提供肯定是的建议或征集意见，最好有2~3个备选方案。例如：

关于这一事件的处理，目前有A方案和B方案可供选择。

A方案的优点是 。。。不足是。。。

B方案的优点是。。。不足是。。。

我的建议是选择A方案，原因是。。。

阐述否定式的意见，最好提供替代方案，或新的思考方向。

邮件形式上，用写WORD文档的方式来写邮件正文。

为了便于阅读，会通过小标题，加粗，高亮等方式突出重点；插入图片和表格，考虑文件是否能显示完整，便于电脑和手机端的阅读。

结构~~金字塔原则具体应用

重点前置，尽量将最核心的信息在开头1~2段写完。

使用摘要等方式，将一个个具体事项先简要的在开头列出。

善用清单式写作。

多用带数字序号的清单式结构，而不是完全传统的分段式结构。

可两者结合起来使用：在开头就列出整封邮件的核心信息清单。例如：

会议通知

1、在邮件开头罗列核心事实：

会议时间

会议地点

会议主持

参与人员

主要议题

2、将需要的会前阅读材料、需要准备的内容等信息写在后面，或放在附件中。

反馈意见

对于XX在上封邮件提到的办法，我认为总体是可行的。执行过程中，提醒各部门同事重点注意三点：

市场部门同事需要注意的是。。。

研发部门同事需要注意的是。。。

运营部门同事需要注意的是。。。

下文中，我将对着三点分别展开进行说明。

邮件写作小结：

定位：适合在正式的、延时的、保密性要求不高的、需要存档的沟通场景中使用。

标题：一封邮件只说一件事。标题要写明核心信息，需要对方做什么，标题长度要短。

正文：遵循简要原则，善用对比法，在形式上参考word文档的排版。

结构：遵循金字塔原则，根据邮件特点多使用重点前置和清单式写作法。