Tools01Excel技能职场菜鸟成长记

如何脱颖而出?打一场Excel的逆袭之战!

2018-03-28  本文已影响434人  这是上林姑娘

不知不觉,我俨然成了办公室的科技小达人。尤其在Excel的使用方面,同事们有什么问题都会找我。而且,往往我只需要一个简单的函数就能解决困扰他们很久的问题。

真的不敢想象,从初入职场的Excel小白,连最简单的“查找”功能都不知道,我已经成长为办公室的Excel“高手”了,甚至有同事愿意付费听我教学。 

大家对我的赞誉确实过高了,其实,我掌握的函数和技巧非常有限,但是,我发现,很多人(即使工作多年)却连一些Excel最基本的功能都不太清楚

而恰恰是一些基本技能在工作中最有用、最高效!Excel确实很庞大,是一个需要不断探索的宝藏,Excel也很简单,学会几个基本技能,差不多就可以在大部分工作场景中呼风唤雨了。

先上一张脑图


|能够熟练使用几个简单功能有什么好处】


①  可以提高工作效率,事半功倍

我现在已经可以得心应手的使用目前我所掌握的几个Excel函数和快捷键了,这对我的工作帮助非常大。

举两个小例子:

还记得吗?我刚刚换岗的时候向大家征集过:快速计算劳务费的方法(要求能够合并计税),我在网上也找过小软件,但是都不好用,且不能批量处理。不过,仅仅经过一个月的工作实践,我用几个简单函数公式自己设计了一个表格,能很快的计算税率,并自动帮我校验计算的结果是否正确。

哈哈,以至于我现在都不记得计算税额的公式……

前些天打印账簿封皮,我的同事不会Excel,只能用计算器计算页码,一页一页编辑文本,然后打印,要打印几百页,这样做可想而知,效率会有多低!于是,我只用Vlookup这一个公式,就把问题轻松解决了

我们仅占用半天的时间,就打印了上百页的封皮,并一一对应到上百本账簿上。


② 一技傍身,不仅满足虚荣心,还获得好人缘

现在,我周围的同事,一旦遇到Excel的问题都会向我求助,而我总能帮他们解决问题。说真的,被别人需要的感觉特别美好。有时候,我随便设置一个小小的公式就能解决别人的大问题,这让我觉得自己很像中学时代特别爱耍酷的男生,只要一伸手就能帮女生摘下挂在树上的羽毛毽子,然后一扭头消失在女生们的星星眼中。

同事们对我这方面的能力都很服气,而我也意识到,这是我职场中的优势所在。我可以不断强化它,直到它使我变得更加不可替代。 



【二|掌握Excel基本技能,我经历的几个阶段】


①  菜鸟

我第一次实习就去了外企,当时对Excel的全部理解就是:整齐的单元格,可以加和。我甚至不会用SUM(求和)函数,但是这不重要……因为第一天上班,一起实习的小伙伴就让我“查找”数据,我顿时呆若木鸡,什么是查找?

有生以来我第一次知道快捷键,而我学到的第一个快捷键就是Ctrl+F。

那个时候,看着别人做出来的庞大而神奇的表格,我只能麻木的进行简单的维护(录入基础数据,就是打字)。因此,我一点也不记得那个表格长什么样子了,实在太遗憾了。我坚信,如果给现在的我再次看到那么优秀的表格,我一定会偷师的,而且能学到表格设计的逻辑(这非常重要)。

②  学前班

基本掌握了一些快捷键,会简单计算数据了,也能用公式解决查找、校对等问题。

③  小学生

打通任督二脉其实是在最近,接了新工作,想给自己省点力气,正因为有这个刚需,所以动脑子思考了一下。于是,有趣的事情就发生了,人一思考,魔力无穷呀!

我居然设计了一个能为我所用的表格!

我不再机械的根据公式的定义使用公式,而是——设计,灵活运用公式,编一个表,满足我查找、计算、统计……等等需求。

就是这个,其实这体现了一个表格设计的逻辑:

在这里我先不展开讲,最后“小建议”那一部分我会说明的。

但是,我现在仍然是Excel的初级选手,因为大部分的公式我还不会使用,还有宏、VBA……等等,我都不会呢!

学无止境呀!

【三|8个快捷键和4个公式(划重点)】

①  8个快捷键

这几个快捷键有助于直接干脆的提高效率,也是基本需要掌握的快捷键:

✔ Ctrl+F:

注意:可以查找全部;可以分“工作表”和“工作簿”查找。

✔ Ctrl+上/下/左/右:

不要再傻傻的拖鼠标了!

✔ Shife+鼠标左键:

注意:选择区域的时候也可以不拖拽鼠标;先选中起始单元格,按着shift,再选中终止单元格。

✔ F4重复上一步骤:

解释一下:想把个别单元格标黄,因此第一个标色后,其他按F4即可(连续的单元格选中整列就成,别犯傻;还可以根据约束条件,进行统一处理,鉴于这是初级教程,就不废话了)。

✔ F4绝对引用:

解释一下:对D4这个单元格进行了绝对引用(可以理解成数学里的不变量),即D4分别与E列的数值求和。PS:注意看公式的特征。


常识公式(急救):

✔ Ctrl+Z撤销:

注意:Ctrl+S保存,Ctrl+C复制,Ctrl+V粘贴……这些不知道的请牢记。不做过多解释啦。

其他辅助快捷键:

✔Alt+Enter在单元格内换行:

✔Ctrl+~:显示公式

偷师的时候再也不用去公式栏一个一个研究公式了……哈哈!

✔Alt+=自动求和


②  4个函数公式

☞看动图技巧:关键帧,截屏。

☞函数看不懂,不会用:直接粘走,自己在表格里研究。

▼ 计数:

=COUNTIF(A:A,A1)

这个计数函数可以用来查重,比较常用。

▼ 计算日期:

年: =DATEDIF(B9,C9,"y")

月: =DATEDIF(B9,C9,"m")

日: =DATEDIF(B9,C9,"d")

注意:这个公式计算天数不算第一天的,报销时要+1!(因此,固定资产计提折旧可以直接用)

▼ 对付万恶的小数点:

四舍五入:=ROUND(C10,2)

总是进一位:=ROUNDUP(C10,2)

总是退一位:=ROUNDDOWN(C10,2)

不用你们截图了,提供个结果对比:

▼ 万能必备函数:

=VLOOKUP(I6,B:D,3,0)

解释一下:=vlookup(人,人和他的工资所在区域,列数,0为精确匹配)

这是最常用,也是最好用的公式了。玩转它,基本上可以解决70%问题了。初级选手可以举一反三自己练习下,注意,区域可以跨表格选择,无限制。

【四|小建议】


①  发邮件需注意

讲一个不成熟的小建议:发邮件给别人的时候,请注意圈出重要区域,或者需要别人注意的区域,然后保存,关掉表格,发送邮件;如果没有特别需要提醒的,可以把按Home键回到A1,千万别乱圈,容易造成别人误会。

个人认为,这是比较礼貌的做法。 

②  多研究优秀表格的逻辑,而不仅仅是背诵大量函数

上文提到,我制作了一个计算劳务费的表格,其实就是参考别人的逻辑设计的。

历程:

一开始,我想通过公式直接实现合并计税的功能。于是,我到网上搜索,看看是否已经有比较完备的公式了。出来的结果令人失望:都是复杂的大串的陌生的公式,而且不一定准确。

看来,不劳而获的伸手党之路是彻底走不通了。那么,要不要沿用前人的方法?不要!根本看不懂她是怎么做的,计算一次税额竟然能粘贴出十来个表格,还要用计算器,还要背算税公式……我这种懒人“极简派”要疯掉了。

诶?最后一次实习,见过公司制作工资的表格,邮箱里貌似还有……我下载后立即研究了一下,我惊喜的发现了别人制作表格的逻辑:一张工资数据的主表,会有很多辅表做支持,这些辅表的核心数据再通过万能公式vlookup在主表中展示。

仅仅这一处细节,就帮我解决了全部问题,我一下就通透了——

当我们不会复杂的公式,不能一步到位的时候,不妨多几个步骤,曲线救国。


例如☟:

▼Step 1:

对我而言就是添加一个“工作表”,录入不同金额对应的税额(这我可以通过公式计算)。

▼Step 2:

真正核算劳务费在主表进行,将税额V到主表即可。

▼Q&A:

合并计税怎么办?用计数函数多身份证号进行查重,计算重复项即可。

▼Q&A: 

怎么知道我计算的正确与否?用数据透视表,透视主表的实发金额及其对应的税额(求平均),与实际税额一致,则正确。

我的Excel经验分享到这里就全部结束啦!

不知道你看过之后有没有收获,细心的朋友一定会发现,我真正想传达的其实是一种思路:

在这个世界上,知识和技能是没法穷尽的,我们与其花费大量的时间和精力把每样都学会,不如只学一两项重要技能,并把它学精,说不定更有效率。

另外,做事情的时候多观察,揣摩一下别人的逻辑,把别人动脑的产物用起来,省了自己的事,岂不妙极!


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