如何脱颖而出？打一场Excel的逆袭之战！

2018-03-28 本文已影响434人这是上林姑娘

不知不觉，我俨然成了办公室的科技小达人。尤其在Excel的使用方面，同事们有什么问题都会找我。而且，往往我只需要一个简单的函数就能解决困扰他们很久的问题。

真的不敢想象，从初入职场的Excel小白，连最简单的“查找”功能都不知道，我已经成长为办公室的Excel“高手”了，甚至有同事愿意付费听我教学。

大家对我的赞誉确实过高了，其实，我掌握的函数和技巧非常有限，但是，我发现，很多人（即使工作多年）却连一些Excel最基本的功能都不太清楚！

而恰恰是一些基本技能在工作中最有用、最高效！Excel确实很庞大，是一个需要不断探索的宝藏，Excel也很简单，学会几个基本技能，差不多就可以在大部分工作场景中呼风唤雨了。

先上一张脑图

【一｜能够熟练使用几个简单功能有什么好处】

① 可以提高工作效率，事半功倍

我现在已经可以得心应手的使用目前我所掌握的几个Excel函数和快捷键了，这对我的工作帮助非常大。

举两个小例子：

还记得吗？我刚刚换岗的时候向大家征集过：快速计算劳务费的方法（要求能够合并计税），我在网上也找过小软件，但是都不好用，且不能批量处理。不过，仅仅经过一个月的工作实践，我用几个简单函数公式自己设计了一个表格，能很快的计算税率，并自动帮我校验计算的结果是否正确。

哈哈，以至于我现在都不记得计算税额的公式……

前些天打印账簿封皮，我的同事不会Excel，只能用计算器计算页码，一页一页编辑文本，然后打印，要打印几百页，这样做可想而知，效率会有多低！于是，我只用Vlookup这一个公式，就把问题轻松解决了。

我们仅占用半天的时间，就打印了上百页的封皮，并一一对应到上百本账簿上。

② 一技傍身，不仅满足虚荣心，还获得好人缘

现在，我周围的同事，一旦遇到Excel的问题都会向我求助，而我总能帮他们解决问题。说真的，被别人需要的感觉特别美好。有时候，我随便设置一个小小的公式就能解决别人的大问题，这让我觉得自己很像中学时代特别爱耍酷的男生，只要一伸手就能帮女生摘下挂在树上的羽毛毽子，然后一扭头消失在女生们的星星眼中。

同事们对我这方面的能力都很服气，而我也意识到，这是我职场中的优势所在。我可以不断强化它，直到它使我变得更加不可替代。

【二｜掌握Excel基本技能，我经历的几个阶段】

① 菜鸟

我第一次实习就去了外企，当时对Excel的全部理解就是：整齐的单元格，可以加和。我甚至不会用SUM（求和）函数，但是这不重要……因为第一天上班，一起实习的小伙伴就让我“查找”数据，我顿时呆若木鸡，什么是查找？

有生以来我第一次知道快捷键，而我学到的第一个快捷键就是Ctrl+F。

那个时候，看着别人做出来的庞大而神奇的表格，我只能麻木的进行简单的维护（录入基础数据，就是打字）。因此，我一点也不记得那个表格长什么样子了，实在太遗憾了。我坚信，如果给现在的我再次看到那么优秀的表格，我一定会偷师的，而且能学到表格设计的逻辑（这非常重要）。

② 学前班

基本掌握了一些快捷键，会简单计算数据了，也能用公式解决查找、校对等问题。

③ 小学生

打通任督二脉其实是在最近，接了新工作，想给自己省点力气，正因为有这个刚需，所以动脑子思考了一下。于是，有趣的事情就发生了，人一思考，魔力无穷呀！

我居然设计了一个能为我所用的表格！

我不再机械的根据公式的定义使用公式，而是——设计，灵活运用公式，编一个表，满足我查找、计算、统计……等等需求。

就是这个，其实这体现了一个表格设计的逻辑：

在这里我先不展开讲，最后“小建议”那一部分我会说明的。

但是，我现在仍然是Excel的初级选手，因为大部分的公式我还不会使用，还有宏、VBA……等等，我都不会呢！

学无止境呀！

【三｜8个快捷键和4个公式（划重点）】

① 8个快捷键

这几个快捷键有助于直接干脆的提高效率，也是基本需要掌握的快捷键：

✔ Ctrl+F：

注意：可以查找全部；可以分“工作表”和“工作簿”查找。

✔ Ctrl+上/下/左/右：

不要再傻傻的拖鼠标了！

✔ Shife+鼠标左键：

注意：选择区域的时候也可以不拖拽鼠标；先选中起始单元格，按着shift，再选中终止单元格。

✔ F4重复上一步骤：

解释一下：想把个别单元格标黄，因此第一个标色后，其他按F4即可（连续的单元格选中整列就成，别犯傻；还可以根据约束条件，进行统一处理，鉴于这是初级教程，就不废话了）。

✔ F4绝对引用：

解释一下：对D4这个单元格进行了绝对引用（可以理解成数学里的不变量），即D4分别与E列的数值求和。PS：注意看公式的特征。

常识公式（急救）：

✔ Ctrl+Z撤销：

注意：Ctrl+S保存，Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴……这些不知道的请牢记。不做过多解释啦。

其他辅助快捷键：

✔Alt+Enter在单元格内换行：

✔Ctrl+~：显示公式

偷师的时候再也不用去公式栏一个一个研究公式了……哈哈！

✔Alt+=自动求和

② 4个函数公式

☞看动图技巧：关键帧，截屏。

☞函数看不懂，不会用：直接粘走，自己在表格里研究。

▼ 计数：

=COUNTIF（A:A,A1）

这个计数函数可以用来查重，比较常用。

▼ 计算日期：

年： =DATEDIF(B9,C9,"y")

月： =DATEDIF(B9,C9,"m")

日： =DATEDIF(B9,C9,"d")

注意：这个公式计算天数不算第一天的，报销时要+1！（因此，固定资产计提折旧可以直接用）

▼ 对付万恶的小数点：

四舍五入：=ROUND(C10,2)

总是进一位：=ROUNDUP(C10,2)

总是退一位：=ROUNDDOWN(C10,2)

不用你们截图了，提供个结果对比：

▼ 万能必备函数：

=VLOOKUP(I6,B:D,3,0)

解释一下：=vlookup(人，人和他的工资所在区域，列数，0为精确匹配）

这是最常用，也是最好用的公式了。玩转它，基本上可以解决70％问题了。初级选手可以举一反三自己练习下，注意，区域可以跨表格选择，无限制。

【四｜小建议】

① 发邮件需注意

讲一个不成熟的小建议：发邮件给别人的时候，请注意圈出重要区域，或者需要别人注意的区域，然后保存，关掉表格，发送邮件；如果没有特别需要提醒的，可以把按Home键回到A1，千万别乱圈，容易造成别人误会。

个人认为，这是比较礼貌的做法。

② 多研究优秀表格的逻辑，而不仅仅是背诵大量函数

上文提到，我制作了一个计算劳务费的表格，其实就是参考别人的逻辑设计的。

历程：

一开始，我想通过公式直接实现合并计税的功能。于是，我到网上搜索，看看是否已经有比较完备的公式了。出来的结果令人失望：都是复杂的大串的陌生的公式，而且不一定准确。

看来，不劳而获的伸手党之路是彻底走不通了。那么，要不要沿用前人的方法？不要！根本看不懂她是怎么做的，计算一次税额竟然能粘贴出十来个表格，还要用计算器，还要背算税公式……我这种懒人“极简派”要疯掉了。

诶？最后一次实习，见过公司制作工资的表格，邮箱里貌似还有……我下载后立即研究了一下，我惊喜的发现了别人制作表格的逻辑：一张工资数据的主表，会有很多辅表做支持，这些辅表的核心数据再通过万能公式vlookup在主表中展示。

仅仅这一处细节，就帮我解决了全部问题，我一下就通透了——

当我们不会复杂的公式，不能一步到位的时候，不妨多几个步骤，曲线救国。

例如☟：

▼Step 1：

对我而言就是添加一个“工作表”，录入不同金额对应的税额（这我可以通过公式计算）。