工具癖上班这点事

What?你还不知道 MS Word 的书签?

2017-03-27  本文已影响302人  平静的波涛

都知道读书的过程中通过书签标记读到哪里,好让自己下次读书快速定位到原来位置。那么你知道word也是有书签功能的吗?而且书签的功能绝对不只有标记阅读位置这么简单,待我慢慢道来。

功能一:标记位置

当我们阅读诸如论文、标书、合同条款等长文档时,总是不可能一次行阅读完的。当我们再次打开文档时,总是希望能够一下子跳到我们上次阅读的地方,有时文档太长,甚至恨不得大喊一声「忍法,飞雷神之术」或者开个「闪现」亦或者用个「任意门」,尽管现在微软在这方面也很人性化,再次打开长文档时在右方会有以下提示:

微软提示

然而,当你电脑关过机之后,这招就不灵了,这个时候很多人都会选择凭借记忆或者word的框架导航去找到上次阅读的位置,正所谓好记性不如好「书签」,这样的方法效率实在太低了,所以何不用个「书签」呢。

首先,在阅读的地方插入一个书签,选择一些文字,点击「插入」「书签」,在弹出的窗口输入书签的名字,例如「安静学习,疯狂成长」,点击「添加」即可插入一个书签。

插入书签

当我们再次阅读或者需要跳转到这里的时候,使用「F5」或者「Crtl+G」组合键,选择要定位的书签,就可以闪现啦。

书签定位 功能二:引用内容

场景1:我们都知道,在制作投标书或者参加项目评选时,为了方便评委能够快速有针对性的评选,都要制作一个评分索引表(如图)。有些项目评分点多,以至于索引表甚至长达几页,如此这般,手动填写页码要在文档中跳来跳去,费时费力,个中滋味,不是做过标书的人是不会懂的,唉。

简版评分索引表

其实,这个使用「书签」也很简单,首先,我们在每个评分点所在位置都插入一个书签(这个工作在一开始写文档的时候就做会轻松很多),然后,点击「插入」「交叉引用」,在弹出的窗口设置「引用类型」为「书签」,「引用内容」为「页码」,还可以选择插入超链接哦。

书签交叉引用1

场景2:无论工作还是学习,我们都不可避免的会使用一些专业术语或者公式,例如化学方程式、物理数学公式等等,有些还很复杂,每次在word里输入这些公式就很费时间。

尽管最新版的word里已经集成了一起公式并增加了墨迹公式这个功能,现在在Word里输入公式已经比之前简单方便多了,毕竟集成的公式并没有囊括所有,加上重复性输入,写这样一份专业性文档并不轻松,更不用说使用旧版Office了。

其实,我们只需要在第一次录入公式的时候对公式添加一个书签,再次输入时只需要引用标签文本就可以了。

书签交叉引用2

什么?这样点几下还是慢?那你可以试试结合「域」功能来引用书签——使用「Ctrl+F9」快速插入域,输入书签名,按「F9」刷新域即可。

Word域引用书签 功能三:数学计算

场景1:我们在撰写文档时,总免不了进行加减乘除,例如每个月的盈利分析:本月本公司人工成本4.3万元,固定成本2.6万元,其它成本4.3万元,收入20.7万元,本月盈利__元。

由于是重复性的,加上实际上一个公司的月财务报表不会这么简单,每月都要用计算器计算再输入,效率低又容易错,实在是折腾不起。

我们只需要借助「域」功能就可以一劳永逸啦——对每个数字设置书签,使用「Ctrl+F9」快速插入域,输入「=收入-人工-固定-其它」,按「F9」刷新域即可。

书签计算1

Tip:当替换数据时,书签会被删除,不适合重复性使用,在填写数字的地方插入文本控件,在控件中输入数字再设置书签就可以了哦。(略)

场景2:当需要引用表格里的数字并计算的时候怎么做呢?

样表

对于这样的情况,我们对每个单元格设置书签尽管也能达到目标,但是需要设置书签多了反而不是很方便,把整个表格设置成书签(书签名:表1)会大大简化操作。设置好书签之后,我们只需要输入公式就可以了,这个设置过程和再Excel中相似,但略有不同——Word中无法直接引用某个单元格,但是我们可以用求和的方式迂回一下。

首先我们来填第一个空,使用「Ctrl+F9」快速插入域,输入「=SUM(表1 B2)」,按「F9」刷新域即可。

注意:不能直接输入「=表1 B2」哦

书签计算2

相似的,可以填写其它的空(略)。

这样设置好之后,我们只需要填写表格里的数据就好啦。


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