时间总是不够用？一周工作切成10块，总经理也适用的时间管理法

Hello，我是于佰惠，之前为了推出一系列茶饮，参观不下10 家工厂。在规画生产排程时，工厂提出得批次生产，一次只能生产一种茶。我一下没能明白，负责窗口解释说，每次生产不同内容物时，所有的器械管道都须拆下来清洗，特别是管子弯角处，得用高压水柱加上高压蒸汽，来回处理多次，才能开始生产下一个产品。每回拆卸清洗加组装确认，就要花上4 小时，一天若来回拆两次，会大大影响产量。

这么简单的生产道理，却影响我很深。我相信很多人跟我一样，过着被时间追着跑的生活，该准备的报告还没打、该做的沟通省不得、该回的邮件堆积如山。

但我很幸运，20 几岁参观茶工厂时，我悟出时间管理的精髓：「一次生产一样东西最高效。 」在此分享箇中心法与技法。

1. 时间配置要与OKR 或KPI 连动

我要说的第一点就是很多人不习惯或不爱听的：「时间规画并非安排时间，逐一将工作项目打勾，而是依据OKR 或KPI，回推到每周可以或应该做些什么，去逐步实现，目标占比大的，自然应该占据你较多的精神」。

当你试图将所有该做或想做的任务排进时间表，却发现塞不进去，那请认真检视自己的工作有效性，是否处于一种天天都很忙，却跟达标没什么关系的状态。纸上谈兵一定比实际上战场简单，你若连预先分配时间资源都无法生出一套相对能让你达标的规画，那真实世界里，达标跟碰运气没什么两样。

2. 将每周分成10 个时间块，要加码仅限3 个

据说比尔・盖兹（Bill Gates）的行事历是以15 分钟为单位，但是他有助理，我们没有。我不建议一般人以15 分钟来切割时间，因为错过的机率太高了，突然来一通电话、老板叫去问事情，就会让我们因为无法遵照预定时程，产生焦虑与沮丧感，对时间管理这个概念失去信心。

经过反覆测试，块状规画是最佳解法，亦即每半天为一个单位，一周会有10 个「时间块」。也有人加班是常态，特别是某些产业的某些月份，那可以每周增加一些「额外时间块」，尽量将自己可以独立完成的事情排在6 点以后做，将白天时间用来与人互动。但重点是，一周建议最多3 个「额外时间块」，另两个晚上与周末，去运动、去陪伴家人、去放松、去进修，才能使你走得更健康与长远。

3. 集中同性质的事

一个「时间块」建议只做同一类型的事，避免没有产能的暖机时间。很多公司喜欢周一开例会，就让你的内部会议尽量集中在同一天，上午开部门大会，下午进行一对一会谈，或专案相关进度讨论。

工作性质中含有客户服务的人曾问我：「我怎么可能知道客户哪天有空？」客户难道就是无法沟通或被管理的吗？你可以试着每周二上午，或每个月的第一个周三去联系客户，时间一久，就像《小王子》里小王子与狐狸的关系，你们会逐渐建立出一种习惯，一些默契，在不知不觉中协助客户管理他们的时间。

4. 预留2 个「缓冲块」

是的，难免有突发状况，所以你的规画只能用掉8 个时间块，预留2 个「缓冲块」。这不是指意外只会在你预留的时段发生，而是可以在必须中断排好的行程、去处理某件事时，仍有时间补回你原本规画要做的事，降低你的烦躁感。

多年下来我与很多人的经验值是，把这两个「缓冲块」放在周三与周五下午，如此一来每周会有两次追回进度的机会。

这两个「缓冲块」跟防波堤一样，是必要的存在，一定得留着。20% 是很基本且还算健康的假设值，即使很难，也得想办法不要把行事历塞得满满的。若你无法每周留出时间处理问题小雪球，就会有一天得付出巨大代价，处理更为棘手的问题大雪球。

无论是我服务3 个主管的菜鸟助理时期、同时负责超过20 个专案的顾问时期、或是带领集团250 人的总经理时期，这套时间管理法，都是绝对够用且适用的简单方法。道理都知道，就是看你做不做得到。祝福各位也能跟时间建立良好关系，成为自己时间的主导者。