知识应用 | 如何提高会议结论的品质？

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只要是作为组织（不论是企业或团体）的一份子，很常会参加到这样的会议：

一部分人针对议题说些浅薄的事实与看法，然后提出大家都能想到的解决方案，这时主持人会不死心地问有没有更好的想法，于是大家面面相觑摇了摇头。接著会议进入决议环节，大家心不甘情不愿地从很烂的选项中选出相对不烂的选项，最后会议得出了不是很好的行动方针或结论，然而没人愿意说出来，毕竟是大家一起决定的。

假如上网搜寻提高会议效能的方法，大部分都是这样子的：

1. 会前确认目标，要求与会人了解会议背景与目标

2. 会议开场主持人重新同步议程、目标

3. 会议中主持人把控节奏、会议气氛，如果跑题要拉回到会议主题

4. 会后发出会议结论与行动事项、期限等等

这些方法确实可以提高会议效率，但认真执行后还是很容易发生让人不满意的情况。

关键概念

那麽，除了流程与规则之外，还能怎麽改善呢？我们可以从更底层的地方著手！这裡有2个概念能应用：

1. 先有烂点子才有好点子

很多好点子都是不经意间在脑中一闪而过，这个难以捉摸的特性常让人觉得好点子是可遇不可求的。

但如果探究好点子来临之前的环境，可以发现好点子常出现在思考很多点子之后，也可能是两个以上的烂点子结合。

也就是说好点子往往是脱胎于很多烂点子或普通点子之中，所以只要营造出好点子诞生的环境（先想出了很多点子），就能提高想出好点子的机率。（也因此当需要快速获得好点子的时候，很多人会召集Brainstorming）

2. 内外倾人格特质

在荣格的心理类型理论中，有个内外倾的人格分类，描述与世界相处的关係。

外倾（E）的人从外在世界获得能量，喜欢交流互动，有想法就要分享，遇到需要思考的问题就倾向在与人的讨论中找到答案。

内倾（I）的人从内在的精神世界获得能量，偏好静态地吸收讯息后（比如看书），在头脑裡安静思考、加工讯息。

具体执行

结合这两个概念，可以请内倾的人在会议开始前就针对议题思考方案，营造好点子诞生的土壤，接著请他们在会议上发表意见，之后与外倾人交流内倾人发表的方案，从与外倾人的讨论中升华方案。

结合已知的会议改善流程，具体可以怎麽做呢？

1. 结合会议议题与人员相关性、能力以及倾向后，选出合适的参会人员（内外倾各佔一半）

2. 会议前严格要求参会人了解议题背景，并事先思考相关方案，届时在会议上可以直接就方案讨论

3. 会议时请大家发表自己的看法（大家都会事先思考，不过内倾的人会思考更多，但他们在会议上倾向不发言，除非被指定）

4. 这时候可以主动与外倾的人交流，询问他们对大家发表内容的看法

5. 经过第三第四步骤，很可能已经得到大部分人都满意的结论，记得把会议结论与接下来的行动事项及时限同步给大家，努力执行

这样做虽然不能保证每一次会议都能得出好的结论，但就自己的经验来说，自从施行这样的流程，得出令大部分人满意结论的会议比例，上升了至少一倍。

注意事项

不过要达成这样的会议，有不少前提与要注意的地方：

1. 要了解同仁的性格特点必须通过MBTI测试或是长期的观察才能得知

2. 会议召集人必须了解同仁的性格特点与能力，才能选出适合的参会人，因此适合的会议规模大概在4 - 20人左右。

3. 如果没有在会前就请大家深刻思考，即使会上有外倾性格的人在，也不一定能得出令人满意的结论

4. 会上大家发表自己的方案后（也就是第3步骤），很可能就已经获得大家满意的结论了（因为内倾的人已经经过深刻的思考）

5. 外倾的人基于大家的发表，得出更好的结论时，他确实有功劳，但也不能忘记提供土壤的关键发表人，通常他很容易被忽略

6. 内外倾是一种倾向，代表他们更可能有怎样的行为，但这不是绝对的。内倾的人也可能从交流中得到更好的点子；外倾的人也可能会议前就发想出很好的方案。

最后，希望世界上不再有无效的会议！让我有更多时间做自己想做或应该做的事！