颜树文：职场写作，避免负面词汇，只写“可以做、应该做”

每天三分钟学一个新知识，

这里是【每日一课】，

你好，我是树文。

前面我用了4天的时间，教你如何打造语言的质感。从今天开始，未来的三天里，我要帮你打造语言的温度。

你可能会想，文字怎么会有温度？为什么文字一定要有温度？亚里士多德几千年前就道出了沟通三要素：ethos人格，logos逻辑，pathos情感。后人在研究沟通技巧的时候，从来没有脱离过这三要素。

ethos人格，指的是你的人格魅力、信用指数。

logos逻辑，指晓之以理。

pathos情感，指动之以情。也就是，你的文章不仅要调动读者的认知，还要调动他的情绪。

调动读者的情绪——这是职场写作的一大难点。作者怎样用文字来表现出自己的音调、语速、音量、表情呢？我教你三个方法，为文字赋予温度。

避免负面词汇，只写“可以做、应该做”

第一个方法，要避免负面的、否定的用词，只写“可以做、应该做的，不写不可以做、没有做到的”。

关于这个方法，我们可以从美国总统危机公关史上失败的两大案例中学习。

1974年，尼克松辞任美国总统，他发表的所有言论中，“I am not a crook.我不是骗子。”这一句流传下来。这句话的经典程度堪比后来克林顿的“我没有和那个女人发生性关系。”你看，都是否定句。最后，尼克松在很多人眼中还真就成了个大骗子，克林顿就是个负心汉。

人的记忆模式有着奇怪的附着力。其实，在当时的情境下，更正面有效的语言是：

“我一直捍卫着美国的司法公正。”

“我始终如一地对家庭忠贞。”

我在一家公司的茶水间，见过这个告示：

“禁止从公司茶水间偷面巾纸。”

吓我一跳。不如写：

“请将面巾纸留在茶水间内使用。”

同样道理，邮件里，与其写：

“我们这周做不了决定，得等到下周一上午。”

不如写：

“我们会在周一上午第一时间做出决定。”

 曾经有一位朋友，遇到过这样的困惑。

他负责组织公司年会，预算申请很早就发给在另外一个城市办公的财务总监，希望他能批复，但财务总监一直没回复。去年就是因为总监回复太晚，年会组织得不够理想，因为预算不批，后面的工作都进行不了。

于是，他写了一封催促的邮件：

“您批了预算后，我们才能去订下酒店会议厅。现在是会议繁忙季节，酒店会议厅可能在6月30日以后就被别家公司占用了。去年就是因为预算批晚了，误了酒店预订的最后期限。”

如果我是这位财务总监，看到这样的邮件，没准儿会想，催什么催，我日理万机好不好？还和我算去年的旧账！这是一种没有考虑到读者的阅读体验的写法。

我问这位朋友：“你觉得，总监现在还没有回复，可能是什么原因？是不想批吗？其实他如果不想批，可以直接告诉你，数字太高，重新做个数字。”

他想了想，说：“也许他太忙，需要时间做更多分析，但还没找到时间。”

我很认可他的回答。这时候，我们可以换角度地催，意思是，用不同的写法来写邮件。

在我的启发下，他起草了第二个版本：

“我知道您需要更多时间来分析预算。在李经理的帮助下，我收集到以下资料，这些信息可以帮助排除管理层可能有的顾虑，也能帮助您早些做决定，最好能在6月30日之前。

“请原谅我的疏忽，我之前没有反复和您强调：预算事宜是我们筹备年会的第一步，其他所有安排都是在您核准预算之后进行。”

这个版本获得我的大赞。财务总监从中看到了你的“专业”。

所谓专业，就是方便他人做下一步。 

更何况，下级对上级有个重要义务：帮助他节约时间。你做了自己能力范围内的一切努力。而且，他不仅看到你积极的行动，还看到了诚恳的态度。

你看，第二段传达的信息是：您现在都还没有做决定，那都不是您的错，是我的错啊，我没有最开始就和您反复强调这个事既紧急又重要。

这就是更有效的写法。它遵循的原则是：“只写可以做、应该做的，不写不可以做、没有做到的”。

以上就是打造语言温度的第一个方法，明天我们继续来学习第二个方法：构建三明治，应对尴尬和负面。

今天的每日一课就到这里，恭喜你又学会了一个写作的表达技巧。

我是树文，我们明天见。