《社群营销与运营》04：如何组织社群线下活动

一次讲座，一次分享，一次见面会，这些都算线下活动。

场地、嘉宾、宣传、签到、茶歇、互动等等这些细节都是组织线下活动需要考虑的内容。

那么，想书写一份完整的线下活动策划书吗？想知道，筹备一次线下活动有哪些流程和结构吗？

想知道，每个时期的执行内容要注意哪些细节吗？

这章内容给了我们组织线下活动更清晰的思路来参考。

大致说来，任何一场活动的组织除了需要资源和资金和流程化运作之外，执行流程包括5个阶段：策划期、筹备期、宣传期、进行期、复盘期

其中，特别说明策划期的注意事项。

书写策划书

为了全局地把控整场活动，心中不乱，请认真准备一份完整清晰的策划方案吧。

应该包括的内容有:

策划团队名单；

工作权责与任务分配；

活动内容：名称/活动基调、活动主题、目的、日期、地点、参与人员、人数、分享嘉宾、活动环节；

重要时间节点的安排；

物料、场地、嘉宾安排；

宣传方式与报名；

费用说明；

奖品设置；

合影及后续推广安排；

进度图（流程表）；

举例说明某次线下活动的进度流程表(每个环节都加上执行日期节点)：

筹备期

筹备小组成立

提交规划方案

邀请期

确定分享嘉宾

成立嘉宾群,确定活动大致框架

准备期

活动微信群成立

工作组线上讨论策划案

确认物料和礼品方案

确认场地及收费标准

组建活动群以及志愿者群

宣传期

提交海报内容和活动文案

公众号正式出宣传

报名截止

微博推送

邀请媒体参加活动,增加后续报道

进行期

报名成功者发放邀请函,报名人数超过20人,开始招募活动志愿者

与主持人对接活动流程

工作小组第二次线上会议

活动群中引导大家自我介绍

确认邀请函和嘉宾邀请函发送结果

通过短信群发活动注意事项及通知

会场布置

活动正式开始

复盘期

活动反馈

寄送奖品

内部复盘会议

总结复盘和资料归档

团队分工配置

以某一常见的沙龙形式的线下活动分工为例（书中的案例很详细又实用，可以根据实际进行删减）：

外联组

场地管理

1.筛选符合活动要求的场地

2.场地洽谈预约，建立场地资料库搭建

3.场地设备确认及现场资料管理（投影/话筒）

邀约嘉宾

1.嘉宾邀约，向嘉宾介绍社群（统一对外文案）

2.嘉宾预约（确定分享主题与时间）

3.在各环节与嘉宾的及时沟通

4.确定嘉宾分享文稿与PPT

活动支持组

引导签到

1.现场签到/个人信息采集

2.引导人员入场

3.发放入场前的物料

PPT播放

1.负责现场设备

2.与主持和嘉宾沟通播放要求

摄影师

1.拍摄活动过程中有代表性的环节

2.过程录像

3.活动结束后的合影

主持人

1.介绍活动主办方、活动主题、嘉宾

2.掌控活动流程

3.活跃现场氛围

线上工作组

统筹

1.负责线下活动的宏观方向

2.开拓资源

3.活动方案的制定与把控

4.统筹安排活动

群管理

1.接待活动参与人员(答疑/告知时间/地点等)

2.收集群成员意见并反馈给统筹(期待分享主题/活动建议)

推广

1.线上团队进行群/微信公众号/微博/网站等宣传

2.团队名称关键字搜索排名优化

3.嘉宾线上资源推广,微博/公众号/朋友圈等宣传

4.活动结束后的二次微博/微信等新媒体传播分享

复盘总结

1.整理参与成员、嘉宾的反馈和总结

2.组织团队成员对整场活动进行复盘,完善最初的方案

3.输出复盘报告

做好策划，其它的可以按流程来执行了。在其它的每个环节同样需要脑洞大开，把事情做的更有创新，书中有很多经典的、让人眼前一亮的案例可作为参考。