连邮件都发不好，你还能做什么？

文/曹门霞客行

奇葩邮件，不止以下四类###

1.掐头去尾的邮件：没有开头，没有结尾，极简单的一句话，就只有附件

2.丢三落四的邮件：文中提到有附件，结果忘附了

3.触目惊心的邮件：标题以“【重要！！！】”开头，正文通篇感叹号，用红色加粗体不过瘾，加荧光黄色突出显示

4.来路不明的邮件：开头没有自我介绍，落款没有签名

发邮件，不是一件小事###

1.敬畏工作的心态：作为管理者，动辄给10多个下属部门，多个平行部门发邮件，同时抄送给主任、总经理，将近100人收到你的邮件，请认真对待，兢兢业业，珍惜每一次发邮件的机会，你的邮件是你的名片。

2.自我提升的态度：一段邮件，成功发出邮件；三段邮件，邮件内容描述简明扼要，重点突出；六段邮件，各责任主体，明确知道各自分工，下属清楚工作目标和任务进度，领导知道关键指标和需要把控下属哪些进度；九段邮件，同类项目邮件，做成全流程邮件模板。每一次写邮件，争取精益求精。

3.表达能力的提升：语气上是柔和的，基调上是积极的，格式上是悦目的，内容上是扼要的。这一点，文章第三部分详细解释。

4.统筹能力的体现：举例，针对刚开始的项目，需要你统筹什么时间段发什么内容的邮件，第一个阶段，发邮件主要进行项目介绍，第二个阶段，进行任务安排，第三个阶段，进行奖惩和激励，第四个阶段总结和分享。同时，每一封邮件，考虑到执行者是谁，协助者是谁，知晓者是谁，监督者是谁，决定是否是收件人，抄送人。

8个技巧，助你发好一封邮件###

1.发邮件的步骤
先写标题，后写正文，再附上附件，接着写抄送对象，最后写收件人。点击发送前，再核实一遍，最后发送。

2.发送对象
发送方式分为收件人和抄送人。收件对象分为项目执行者和项目相关部门的协助者。抄送对象分为三类，项目执行者的直系领导（如果项目非常重要，加抄其领导的领导），相关部门协助者的领导和你的直系领导。

抄送给领导级别有两个用意，第一让他知晓你的工作进度，第二需求必要的支持。

不要乱发送，随时更新收件/抄送对象。乱发送，让项目机密泄露，真正的项目执行者，收不到实时消息。故而，主动留意对口人的变更。

3.取一个好标题
当新闻标题来写邮件，新闻标题的特点是新闻词眼包含在标题中，看标题，即可大致知道邮件内容。

还可以用重要符号，标出重要内容，【RWD设计合作】【iPhone7首销通报】，加上日期等

4.邮件开头需注意
常规开头，需要问好，如“各位领导、同事，您好”。

如果是内部竞赛等，特殊情况，根据各公司的文化来，可以采用“各位战友们，我们的战役开始啦”。

如果是面向新入职的大学生，用“各位小鲜肉们，欢迎加入我们的大家庭”

5.正文用词考究
思量每一句话，用词表达不让人产生误会，从老东家学到的，用词温和，不带极度强迫命令，用多了让人反感。

如果跟个人打造的品牌文化相似，如果你打造的是亲和、鼓励型的职场形象，根据邮件内容和对象，非严肃的邮件内容，并且是对公司的内部邮件，可以用“噢，啊”等语气助词，也可以使用emoji表情，或者加上“～”。

注意少用感叹号，尽量不用，用太多感叹号，显得大惊小怪。

6.调整字体和排版，包括颜色
经过几次测试，在电脑端，用微软雅黑14号字体，最为舒服，邮件看上去规整，有条理。

同一段的话描述，不要超过3行，一段过长，读邮件的人容易漏掉重点。

关键词句，如时间、地点、人物、主要内容，会用枣红色和橙黄色加粗显示。为什么用这两种颜色？跟老东家的企业logo颜色有关，并且暖色调，让人觉得积极温暖，其中选择了红色系和黄色系，亮度比较低的枣红色和橙黄色，不会过于刺激眼睛，亮度低的颜色，自带沉稳属性。

表格格式也是专门设计过的，表格居中，标头用橙黄色凸显，横纵维度字体加粗显示，层次分明。表格内数据显示要有规律，比如从多到少，显示排名，用不同的颜色表明前三和后三。看表的人，扫一眼就知道重要信息。

注意好这点，非常有利于形成自我风格，收邮件的人，不用看落款，就知道是你发的邮件。

7.邮件签名很重要
邮件写完后，记得邮件签名，公司越大越重要。一般写上中文名、联系电话、公司名、公司地址等。

同理，签名要有自己的风格，我喜欢沉稳的蓝色，带点毛笔古朴风格的签名，近似正楷，放在邮件最下方，左侧。

邮件经常被转来转去，但我希望，事实上也是这样，最后收到邮件到人，可以第一时间联系上我。

PS:很多人喜欢用QQ邮箱，不过看到qq.com结尾的邮箱，总给人不职业的感觉，QQ邮箱开通了绑定foxmail.com的功能，以QQ邮箱作为收发邮件的载体，但是显示的是foxmail.com邮箱，专业很多。

8.回复邮件时注意承上启下
提出这一点，是为从礼貌性和为别人考虑出发。建议在原来邮件的基础上，进行回复，这样收件人，可以迅速知道事情的前因后果。

同理，在进行例行的进度通报时，在前一次邮件的基础上进行发送，这样同一批收件人，可以通过同一个邮件，对比该项目一周前，一个月前，甚至一个季度前的进度。

这样做的好处是，同一个邮件归集了同一个项目多条信息，不仅提供了项目内容维度的横向比较，也提供了时间维度的纵向比较。帮助领导、同事，在纷繁复杂的信息中，一下子找到该项目较为完整的关键信息。

成为发邮件的九段高手###

九段高手来源自一个称呼叫“九段秘书”，秘书届的奥斯卡奖。

怎么样才算是做到了发邮件的九段高手呢？

我的答案是把一个具体项目，从开始到结束所发的邮件，写成系列，使之成为以后同类项目的邮件模板。所有新人，拿着这个模板，像拿着职业手册或葵花宝典一样，可以依样画葫芦，把项目做好。

曾做过不同项目的邮件模板，从话术，行文到内容，都一一规定好。

在交接工作或带小鲜肉时，清楚有条理，有参考模板曾经做过的项目全流程的邮件和附件，第一封邮件发什么内容，收集什么资料，有什么要求或标准，收集的时间。接着第二封，第三封，连邮件内容只要复制黏贴，修改日期即可发送。

说句题外话，我实操过两次，分别带了一个实习的大学生和一个工作有两人经验的人。效果很显著，基本上，半个小时就可以让新人上手小项目／小活动／小策划，其中我只要盯盯进度，把控下范围，结果在预期之内。

再说句题外话，面对邮件写成项目手册的前辈，新人可能在非常短的时间内，上手一件事情，但也要注意，别被套路套牢，要思考这样套路背后的含义，学会举一反三，如果可以挑出前辈套路的问题，进行创新，便是极好的了。

悉心学习，细心思考，从发好一封邮件开始，如果连一封邮件都发不好，还能指望你干什么？领导怎么敢把重要的工作职责交给你？