论文排版基础篇（样式应用、分页分节与目录生成）

写在前面的话：

很多人在运用Word进行论文排版时，会有一些不好的操作习惯：

一是直接在论文中进行字体和段落格式的设置。

二是用添加很多回车换行的方法进行分页。

三是用手动的方式制作论文目录。

这些操作方法源自我们比较习惯短篇文档的排版，比如工作总结、工作汇报等。

而论文相对于短篇文档而言，它的结构更加复杂、写作过程比较长、反复修改的次数较多。如果还是用编辑短篇文档的方法来排版论文的话，就会给后期的修改带来很多问题，效率非常低下。

本文是论文排版的基础篇，介绍论文排版的思路、样式的应用、正确的分页方法和目录的自动生成。通过学习，你将能独立完成专业论文或期刊论文的排版工作。（本文主要以专业论文为例）

正文：

一、准备工作

1、明确论文的结构与排列顺序

论文不同于日常文档，它是有比较严格的结构要求，因此在进行论文排版之前，我们要先搞清楚论文的结构。一般来讲，论文主要分为三部分：前置部分、主体部分与后置部分。

前置部分主要包括：封面、摘要与目录。

主体部分主要包括：正文、各级标题、图表、致谢和参考文献。是论文的核心部分。

后置部分主要包括：附录、作者介绍等。

各部分排列的顺序基础按我上面列举的顺序，但也不绝对。比如：摘要与目录的前后顺序，致谢与参考文献的前后顺序，各学校各专业的要求会有所不同。因此，要详细阅读论文写作要求，明确论文各部分的组成和排列顺序。

2、明确论文的排版要求

论文排版就是对论文中各个部分的字体格式和段落格式进行设置，最后再对整个文档的页面和页眉页脚等进行设置。因此，我建议大家在正式排版前，用二维表格对论文的整个排版要求进行整理。以下是根据某专业的论文排版要求整理出来的表格：

上面这张表格，我会分享给大家，大家只需要根据自己专业的论文要求进行修改就可以了。

至此我们完成论文排版的准备工作。以后我们就可以把那一堆论文排版的文字说明丢开，根据上面这张二维表进行排版。

二、样式的应用

论文排版切记不能直接在论文上设置字体和段落格式，一是因为效率不高，二是因为不能自动生成目录。正确的做法：在样式窗口中，根据上面的表格创建好各部分的样式，然后再一一应用到论文中。

接下来，我结合上面的表格为大家介绍一下具体的操作方法。需注意的是，我们并不需要为每个部分都创建样式，【正文】、【一级标题】、【二级标题】和【三级标题】在样式窗口中分别对应正文样式、标题1样式、标题2样式和标题3样式，直接修改即可，无需再创建。【摘要内容】、【关键词】、【致谢内容】和【参考文献内容】的样式，由于是直接使用正文样式进行排版，也无需创建样式；【致谢、参考文献与附录标题】直接使用一级标题的样式，也无需创建；【目录】我们放在最后，自动生成时再设置格式，在此也无需创建样式。需要创建的样式有【摘要、目录标题】、【表头与图底】、【页眉页脚】、【附录内容】四个样式。

1、创建样式

以创建【摘要、目录标题】样式为例，字体格式要求：二号黑体居中；段落格式要求：首行无缩进，段前段后0.5行，单倍行距。操作如下：

第一：打开样式窗口

第二：创建新样式。

按上面顺序设置好字体与段落格式之后，注意要点击【确定】按钮保存设置。至此，完成【摘要、目录标题】样式的创建。

依法逐步创建【摘要、目录标题】、【表头与图底】、【页眉页脚】、【附录内容】四个样式。完成后的样式窗口如下图所示：

我们发现：这个样式窗口上的样式顺序非常乱，有很多无关的样式，而且【标题3】样式没有出现在窗口中。因此，我们需要对窗口上的样式进行整理，让样式按论文结构的顺序排放，把无关的样式放到最后，把【标题3】样式显示出来。

2、样式整理

设置好后，点击【确定】按钮保存设置，这样，我们要用的样式就全部集中在一起了，效果如下图所示：

3、修改默认样式

别忘了，我们还有四个默认样式【正文】、【标题1】、【标题2】、【标题3】没有修改成论文要求的格式。以【正文】样式为例，字体格式要求：小四号宋体左对齐；段落格式要求：首行缩进2字符，段前段后0行，1.3倍行距。修改方法如下：

有没有发现【修改样式】窗口与【新建样式】窗口是一样。这里不再重复介绍操作方法。

依法逐步修改好【正文】、【标题1】、【标题2】、【标题3】四个样式。至此，我们完成了所有样式的创建、排序与修改工作。

4、应用样式

应用样式，可以一边写论文一边应用样式，也可以先把论文全部写完后，再一一的应用样式。

在这里我们用后一种方法，假设论文已经全部写完，现在为论文一一应用样式进行排版。

应用样式的流程是：先【Crtl+A】全选全文，点击【正文】样式，将全文都应用为正文样式，然后再逐一为各部分应用对应的样式。

下面通过一段小视频给大家演示一下样式的应用过程。

通过应用样式之后，我们完成了论文内容的排版，效果如下：

从上图中可以发现，我们虽然完成了内容的排版，但还没有对整体页面进行排版，如：中英文摘要要单独一页、目录单独一页、最后的致谢和参考文献也要单独一页，而且页眉页脚也还没有设置，目录也还没生成。

三、整体页面排版

通知查阅表格可知，整体页面排版要求为：页面采用Word默认格式(上下页边踞为2.54厘米，左右页边踞为3.17厘米）；中英文摘要排成一页；页眉内容为论文标题，页脚内容为“某专业毕业论文”；页码从正文的前言编排到参考文献止；附录页码单独编排。接下来，我们就按此要求进行论文整体页面的排版。

1、设置页面格式

基本操作如下：

所有与页面设置相关的操作都在上图的【页面设置】窗口中，包括页边距、纸张方向、纸张大小等。在这里由于是采用默认设置，因此无需设置。但这是一个常用操作，大家还是要熟练掌握。

2、分页与页眉页脚设置

（1）正确的分页方法

再次强调，在排版中不能用回车换行的方法进行分页。

Word提供了两种分页方法：一种是【分页符】；另一种是【分节符】。

【分页符】比较好理解，如：中英文摘要单独一页。我们只需要将光标定位在目录前，然后插入一下分页符即可。操作方法如下图所示：

【分节符】主要应用于同一文档，但对页面格式要求不同的情况。

如，现在我们对页眉页脚的排版要求为：页眉内容为论文标题，页脚内容为“某专业毕业论文”；页码从正文的前言编排到参考文献止；附录页码单独编排。

这里要注意：页眉的内容是全文统一的，比较好办。页脚中，显示的文字是全文统一的，但页码要求并不统一，分成了三部分：【摘要】与【目录】是不需要页码的；从正文到参考文献需要页码，从1开始编排；附录的页码又是重新从1开始单独编排。

这种情况，我们需要把文档分成三个节：第一节包含摘要和目录，无需页码；第二节从正文到参考文献，从1开始排页码；第三节为附录，也是从1开始排页码。

并且，在【页眉页脚工具】设置栏中，有一个“链接到前一条”选项，默认该选项为选中状态，表示与前一节的设置相同。因此，我们在设置页眉时，由于是全文统一的，只需要设置第一节的页眉，默认情况下，第二三节的页眉会自动与第一节保持一致，无需重复设置。设置页脚时，由于每一节的设置要求不一样，因此要将“链接到前一条”选项设置为未选中状态，再逐一设置每一节的页脚。

在此，我们要先明确哪里需要插入【分页符】，哪里需要插入【分节符】：

需要插入【分页符】的地方为：中英文摘要与目录之间，正文最后一章与致谢之间，致谢与参考文献之间。

需要插入【分节符】的地方为：目录与第一章之间，参考文献与附录之间。

插入【分节符】的方法与分页符差不多，如下图所示：

至此，我们完成了整篇论文的分页与分节工作，效果如下图：

（2）页眉设置

页眉由于是全文统一的，所以设置相对比较简单，只需要为第一节设置页眉即可，如下图所示：

完成后的效果如下：

（3）页脚的设置

根据上面的分析，页脚的设置要分为三步：

第一步：双击第一节的页脚，进入页脚编辑状态，输入页脚内容：某专业论文，为该内容应用【页眉页脚样式】。点击【页眉页脚工具】设置栏中【下一节】按钮，切换到第二节页脚。

第二步：定位到第二节的页脚后，取消【链接到前一条】选项，将光标定位到”某专业论文“的后面，不断的敲空格，使光标定位到右边，然后点击【插入页码-当前位置】，设置页码格式从1开始。设置完成后，再次点击【下一节】按钮。

注意：一定要先取消【链接到前一条】选项。

第三步：定位到第三节的页脚，取消【链接到前一条】选项，注意：此时本节已经默认插入同上一节相同的页码，因此无需再重新插入页码，只需要修改页码格式为从1开始即可。

至此完成整个页脚编辑工作，效果如图所示：

四、自动生成目录

生成目录可以说是最简单的，前面所介绍的自定义样式和应用样式，就是为自动生成目录做准备。此外，目录排版要求为：一级目录采用四号黑体字，二级目录用小四号宋体字，其它默认。

把光标放到需要插入目录的地方，然后操作如下：

上图的第八步中，点击修改按钮，会打开【修改样式】窗口，在上面进行目录字体格式的设置，与前面介绍的【新建样式】窗口的操作方法一样，这里不再重复。

依次点击【确定】按钮保存设置，就会自动生成一张目录。

至此，我们终于完成了整篇论文的排版。整个页面效果如下图所示：

最后留一个小问题：

从上面的效果图中，我们发现：表格的内容默认使用【正文】样式，正文样式中的首行缩进会让整个表格内容排列不大好看。这时，你该如何处理？

（其实处理方法很简单，如果你论文的表格较少，可以直接全选表格然后在段落设置窗口中，将首行缩进去掉；如果你的表格较多，那最好新建一个表格样式，在表格样式中将首行缩进去掉，然后为所有表格一一应用表格样式。自已动手试一下吧！）

写在后面的话：

本文是论文排版技能的基础篇，主要介绍了：

1、通过二维表格的方式整理排版要求。

2、样式的创建、排放顺序整理、修改默认样式和应用样式。

3、介绍“节”的用法，以及页眉页脚（页码）的设置。

4、目录的自动生成。

在论文的排版中，对标题编号、图表编号、文献引用编号的设置也是一个非常重要的内容。如本专业对编号的排版要求如下：

本文为降低学习难度，我们将标题编号、图表编号、文献引用编号等全部采用手动录入的方式。实际上，在Word的高级技巧中，这些编号都是可以实现自动编号的。而且，还可以通过文档网格、字体、行距等综合设置，精确控制每一页显示的行数和每一行的字数。考虑到这些高级技巧只会在一些正式的长文档编辑中使用，比如图书、商业计划书等才会用到，而且对Word的操作熟练度要求比较高，一不小心容易出错，因此不在基础篇中介绍。

本文虽为基础篇，但掌握以后，基本上能胜任80%的文档排版工作，如：专科本科论文、期刊论文、工作总结报告等文档的排版。至于，Word的高级技巧，等你操作熟练以后，可以自行慢慢研究。

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如果你对本文内容有什么疑问，或者发现有什么错误，可以给我们留言。

在公众号回复“排版”二字，可以获取本文的论文排版模板和用于整理排版要求的表格。只要稍加修改，就能运用于其它场合。

题外话：

在论文写作时，我们经常需要复制网上的一些参考资料，这时会把网页的一些格式也复制过来，影响论文的排版。规范的做法是：打开电脑的记事本程序，把从网上复制的内容，先粘贴到记事本上，再复制记事本上的内容粘贴到论文当中。

网上的图片，也不要直接复制粘贴到论文中，而是要先下载到本地，然后再通过Word的插入图片命令插入到论文中。