【职场加油站】老司机“收/发邮件”的100个技巧
图文/于诺/可否占用你吃个桔子的时间？
平均每天你会收发多少封邮件？
邮件是我们日常办公最重要的正式沟通工具，平均我每天会收发50封邮件。
作为办公工具，发挥其最大功效不仅提高了我的工作效率让领导对我更加赞赏，而且让我可以准时下班，早些开始享受精彩的业余生活，也可陪家人吃晚饭。
下面是工作5年升任世界500强HR经理“老司机”发邮件时会注意的100个小细节，你想不想参考呢？
PS.因最近使用的是OUTLOOK邮箱，本文邮箱皆指该邮箱，如有需要下次再了解其它邮箱更新。
本文主要围绕发邮件、收邮件、邮件存储、邮件自动回复设置展开。
进入正题，开始跟着老司机学习如何把邮箱运用到“极致”。
01
发邮件的细节
『01』邮件发送VS抄送，通常发送对象需对邮件做出响应或回复，而抄送的一般是领导或者不需回复只需了解邮件内容的收件人。
『02』邮件抄送小妙用。当你完成或正在做一个工作而直属上司不知道时，工作邮件沟通时抄送你的直属领导，让其了解你的工作内容和成绩。
『03』关于密抄，我举个例子说明。我们公司最近在做全员考核方案，做考核的同事初步拟定方案后需征询各部门领导的意见，于是给各位部门领导发邮件并抄送公司领导。因工作原因我需要了解这封邮件内容，但以我的级别放在发送和抄送都不合适，于是可以秘密抄送我。
『04』收件人注意细节放在文首，并不是在发邮件的时候第一步添加收件人。千万记住，邮件全部编辑好后最后一步再添加收件人，不然手滑你会后悔莫及。我曾经刚输入称谓，手滑把邮件发出了，然后就没有然后了，被领导K。
『05』邮件主题，邮件主题至关重要一定要认真对待。建议一项工作一封邮件一个主题，方便收件人快速获取邮件信息和发件人日后按照主题查询邮件。
『06』邮件主题示例，“呈审阅，关于……的请示”、“呈审批，关于……的请示”、“请阅处，……”等等。
『07』称谓，领导要尊称，平级和下属的称谓要显亲切，切记不可无称谓。称谓不需空行。
『08』邮件正文设置首行缩进两个字符，正文内容保持简洁具体。不要在邮件中聊私人事情，开不适当的玩笑。
『09』邮件附件，不同内容的附件建议分开发。如同个主题有3个以上附件，联系压缩打包一起打，并标明附件名称。在落款前，对附件进行简要说明。
『10』需收件人回复的邮件。如向领导或同事，外部单位咨询相关事宜，加“烦请回复为盼，感谢”。如邮件向同事或平级收集相关信息，注明“请某某日期之前回复”，如回复有格式要求请附上回复格式，并使用显眼的颜色进行标明。这样收集的信息格式规范，减少了整理格式的工作，且让收件人对邮件回复要求一目了判。
『11』邮件落款签名，如已附电子名片则无需添加其它信息。如未附请添加发件人联系方式、姓名、所在部门、职位、联系地址等相关信息。落款不需空行。
『12』邮件标注，按邮件重要性和紧急性进行标准。
『12』阅读回执，如需回执请加上，特别重要的邮件一定要电话提醒。
『13』邮件中常见小错误，邮件编辑好后对日期，发送对象进行再次检查确认。
『14』确认邮件已发出。检查确认后发送邮件，在已发邮件中查看，确认邮件是否正常发出。
『15』邮件发出后才发现错误怎么办？如发出的邮件有错误，且错误必须更正，请立即撤回邮件。对错误内容修改后重发，并确保正确，经常有同事发邮件撤回三四次，其实这样很不职业。为避免已阅读错误邮件的收件人弄混淆，请在重发邮件的主题中括号备注“以此为准”。
『16』邮件在哪里撤回？小鲜肉问，在哪撤回邮件呢？小姐姐此处补图。
在已发邮件中找到需撤回的邮件并点开。
标红操作，点击撤回邮件
02
邮件回复
『01』怎么区分哪些邮件需要看？有时一天收五六十封邮件，工作繁忙没有时间一一点开看怎么办？
『02』根据重要性标注和主题进行筛选查阅。部分发件人发的邮件不需要查阅，可以设置自动删除，这类邮件就不会再出现在收件箱。例如部分广告邮件。
『03』查看邮件后针对需要回复的邮件，如可按要求回复则尽快按要求回复。回复有困难或无法在规定期限内回复其需要内容的，请将具体原因告知发件人。无明确回复期限的，可咨询期限，以免耽误工作进展。
『04』关于邮件回执回执，如不想让对方知道你已阅读邮件，可选择不发送阅读回执。
03
邮件存储
邮箱常提示存储空间不足怎么办？当我们邮件箱里邮件收满之后就会接受不到新的邮件了，这时我们应该怎么做呢？
开始工作半年的时候就遇到这个问题，请教同事，同事教我删邮件，把不需要的全部删掉，可搜索主题或发件人进行批量删除。
可是，就算批量删除邮件，没过几天，邮箱又提示存储空间不足怎么办？
看来直接删邮件治标不治本，还得上大招。
邮箱存在于邮件服务器上，而服务器由 Internet 服务提供商 (ISP) 维护。发送到的电子邮件地址的邮件先会发送到邮件服务器上的邮箱。然后，计算机上的电子邮件软件从邮箱中提取邮件。存储的电子邮件数量有一个限额，最大邮箱大小是由 ISP 设置的。当邮件超出此限额时，便不能再接收新的邮件。
方法一：缩短邮件副本在邮箱中保留的时间长度。
第一步：首先启动 Outlook 2010。单击文件选项卡，然后单击信息、帐户设置、帐户设置。
第一步
第二步：显示帐户设置窗口后，在电子邮件选项卡上的名称下选择您的电子邮件帐户，然后单击更改。
第二步
第三步：在下一个窗口中单击更多设置。
第三步
第四步：在高级选项卡上的传递下，应该已选中了在服务器上保留邮件副本复选框。此选项意味着邮件软件提取邮件后，邮件副本将保留在邮箱中。您是否还看到 x 天后删除服务器上的邮件副本选项？在这里您可以选择是否在指定的天数后自动从邮件服务器上删除邮件。
第四步
方法二：添加Office Outlook个人文件夹文件。
步骤一：文件-->账号设置-->账号设置-->数据文件-->添加（里面选择：Office Outlook个人文件夹文件）新建之后，将新建项“设为默认值”，如图：
步骤一
步骤二：然后，在‘电子邮件’里进行设置，将该账户关联此数据文件，点‘更改文件夹’，然后选择要用的数据文件（下面这个图是我设置好之后截的）。
步骤二
现在，再看一下邮箱，原本默认文件夹里的邮件现在都已经放在了刚才新建的数据文件下面了！
04
自动回复设置
前段时间接连收到多封群发的休假邮件，着实烦人。通常报完公文休假时，只需给直属领导、人资休假管理员发邮件备案，并做好工作交接寄行，真的没必要让全公司的人都知道你在休假。
要休一天以上假期时，设置邮箱自动回复吧。让给你发邮件的同事了解你的休假世间、工作交接情况。
自动回复要包括哪些内容？休假人休假时间、休假期间工作交接情况、工作交接人的联系方式、休假人的紧急联系方式（供紧急情况和交接人不能处理情况时联系）。自动回复设置步骤如下。
步骤一
步骤二
好啦，本篇邮箱使用细节就先更新到这了，邮箱其它功能会在之后的简文中更新。
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