学会这些小技巧，老板再也不担心我的工作效率了
文/杨何
上班族中有这样一群人，他们每天忙忙碌碌，从一大早到公司开始，就忙个不停，甚至连喝水、上厕所的时间都没有，却总要被留下来加班到很晚。当这一天工作结束后，你问他今天做了什么，他会一脸茫然状，好像今天也没做多少事情啊。
为什么会出现这种很忙的假象呢？究其原因，主要还是因为工作效率太低，没有将自己的工作进行梳理和优化。今天我们就来谈谈有哪些工作上的小技巧，可以大幅提升工作效率。
（注：因公司电脑文件管理制度限制，正文中所有图例均为个人电脑上临时创建）
目录
01.在桌面上设置“收集箱”
凌乱的桌面
想必上面这张图对你来说并不陌生吧，说不定你的电脑就是这个样子（偷笑脸）。
日常工作中，我们需要保存邮件附件内容时、接收同事发送的文件时、或者下载资料时，为了效率，我们习惯于将文件暂时保存在桌面上。如果不及时整理，桌面上就会被各种杂乱的文件铺满，再次查找、使用时会非常不方便。
保持电脑桌面干净、整洁的方法非常简单，在桌面上创建一个名为“收集箱”的文件夹,将暂时不知如何归类或临时性的文件放入“收集箱”。这样做的目的不仅仅是保证桌面干净、整洁，还可以防止把重要的资料丢失（如果你把某些你觉得暂时没用的资料放入回收站，一旦清空，再找回就几无可能）。
干净清爽的电脑桌面
这样做还有三个前提条件：
（1）定期（至少每周）对电脑桌面进行整理，将重要文件进行归类
（2）即便是临时文件，命名也要规范，以方便查找和搜索
（3）你的电脑磁盘足够大，可以容纳这样的“收集箱”
02.给常用的文件夹设置快捷方式
常规的查找路径
通常情况下，如果要在电脑中找到“X新产品项目”这个文件夹，我们需要操作的路径为：我的电脑→文档→Young→重要项目→X新产品项目。如果该项目是你负责的主要项目，每天要打开多次，每次都要通过这样的方式，你肯定也会崩溃掉的。
解决这个问题的方法为：为这个常用的文件夹设置快捷方式，具体操作如下：
Step1：右击文件夹，选择“创建快捷方式”
Step1
Step2：将快捷方式剪切至桌面，并重新命名（去掉“快捷方式”几个字）
Step2
03.用云笔记软件记录常用的资料
日常工作中，我们经常会接收很多杂乱无章的信息，比如各种报表系统的登录地址，经常更新的公邮密码，费用报销的审批人变更等等。过去，我都是用Word或Excel来记录这些信息，但是查看和更新都非常不方便。后来，知道公司的电脑可以安装OneNote后，我的资料管理就如鱼得水。（此处需要说明一下，因为笔者所在公司对电脑管控非常严格，公司的电脑只能安装部分标装的软件，也无法使用云笔记、网盘类的软件，因此，在无法使用印象笔记的情况下，发现可以使用本地版的OneNote真的是一个很大的惊喜）
保存重要资料
虽然很多功能由于限制无法使用，但还是可以发挥其“笔记本”的强大作用。除了记录一些常用资料外，还可以将重要邮件保存至OneNote，保存下来的内容包括邮件正文和附件等所有信息。
保存重要邮件
保存后的界面
04.为邮箱设定规则，自动分类
Outlook提供了非常方便的邮件管理规则，你可以根据需要在收件箱下面建立其他细分的文件夹，并为其设定“规则”，当新邮件到来时，会自动归类到相应的文件夹。
管理规则
规则的建立也非常简单，常用的有：
（1）将某人发来的邮件移至文件夹：如将来自X新产品项目组其他同事的邮件都移至“X新产品项目”文件夹；
（2）将主题中包含特定词语的邮件移至文件夹：如将主题包含“X新产品”的邮件移至“X新产品项目”文件夹。
新建规则
05.用小型数据库处理大数据
工作中，处理数据是不可避免的。大部分情况下，我们都是用excel进行数据处理、分析等工作。但是，当原始数据比较大时（如超过1G），用excel打开就会很困难，更不用说做数据分析了。这时候，可以借助于Office自带的Access数据库对数据进行处理。
首先，需要先将原始的excel数据导入Access，操作过程如下：
将数据导入Access
其次，在新建的excel中导入来自Access的外部数据，并在显示方式中选择“数据透视表”，具体操作如下：
将数据导入excel
如果原始的数据需要预先处理，可以直接在Access中写一些简单的SQL语句，如过滤、更新、分组等（推荐一本学习SQL语句的书：《SQL必知必会》），对原始的数据处理后，再导入excel中。
06.召开高效的会议
做项目也避免不了需要开会，开会的目的是为了在会议上把该解决的问题解决并给出行动方案，未解决的问题确定下一步的行动计划、责任人与完成时间。
要想让会议更加高效，需要在会议前、会议中和会议后做到以下几点：
（1）会议前：发会议邀约时，不能仅仅只是一个会议通知，要在邀约中体现会议主题、议题，让与会者提前有所准备。
会议邀约
（2）会议中：可以在Outlook中选择“会议笔记”打开OneNote记录会议内容，同时，注意一定要用录音工具将会议内容记录下来（用手机或笔记本电脑上的OneNote）。
会议笔记
录音
（3）会议后：整理会议纪要，并发送给参会的所有人，抄送需要知晓的领导和责任人。会议纪要的格式和内容可参考下图：
摘自《人人都是产品经理》
如果你觉得这篇文章还不错，那就点个“喜欢”吧。如果想获取更及时的好文分享，那就关注我吧，每周至少一篇诚意之作，不辜负您的期待！
