【榴莲】Shelly 拆书训练营作业09

拆书训练营09：捕捉的技巧

出自：《搞定1》（P41-43）

目标：掌握捕捉收集任务的技巧

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百分之百的捕获一切“未尽事宜”

你需要寻找和收集你世界中的一切未尽事宜，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事物，都要收集起来。

在你读到这里的时候，许多事物正处于收集之中。信箱里收到了新的邮件，工作篮中添加了新的备忘录，电脑中收到了新的电子邮件，语音信箱收到了新的留言。但与此同时，你也正在从周围的环境中收集引起你注意的信息，并存储到自己的大脑，而且大脑自己还会不停地思考，时不时的形成一些想法和主意，他们也需要你的关注。这些信息不像电子邮件那样醒目，但他们也是“材料”，需要用某种方法对其进行处理，所以也是收集的对象。比如：在记事本上记录的某些决策，应该尽快付诸实践；在你书桌的抽屉里，某些不好用的文具需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放着一些过期的杂志——这些全部属于“材料”的范畴。

一旦你给某一事物贴上“需要做”或者“应当做”的标签，它就变成了一件“未尽事宜”。当然，未尽事宜还包括所有正在处理中、尚未结束的事物，以及那些你已经实施但尚未最终确认完成的事物。

为了正确地管理这些“未尽事宜”，你需要暂时把它们全部放入一个“存储器”中。等到有时间的时候再来确认他们到底都是一些什么样的问题，需要如何处理和解决。为了确保这个收集工具的有效性，你必须定期清空这些“存储器”。

如果你想大脑也当作一个“存储器”来看待的话，那么很有可能各种“未尽事宜”现在就已经被你收集起来了。但是如果无法找到一个可靠的外在体系对他们进行直接管理，那这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角落，并且无法有效的定期清空。事实上，如果你没有把某项任务放入你的工作篮，那他就一定存在于你的大脑当中。我们在这一阶段所要做的，正是要确保一切必要的事情统统得到了收集，并且存储在你的大脑之外的某个地方。

I

  分析问题、信息加工处理、任务处理、以及归纳整理都是一项能力，这些能力都与捕捉收集任务有很大的关联性，我们任务捕捉分类处理的能力决定了我们的通路和效率，而对事情的捕捉是由人的敏感度来决定，而分类处理则是有归纳整理能力决定。

  日本杂物管理咨询师山下英子推出了有关整理的新概念“断舍离”。

断=不买、不收取不需要的东西

舍=处理掉堆放在家里没用的东西

离=舍弃对物质的迷恋，让自己处于宽敞舒适，自由自在的空间。

这一理念的出现帮助很多生活无序的人提供了很好的思路，如今，“断舍离”已成为一种现代生活的理念。而这一理念运用工作中也是起到了很好的帮助作用，尤其是往来邮件和公函资料的处理！

1.进行分类

  将所有信息按归属类别进行分类，制度类文件永久保留，通知公告类文件保留半年，一次性信息沟通文件处理完保留一周！已经没用的信息及时删除，这便是“舍”！

2.定期清零

尤其每个新年，无论是资料、信息都要一定清理，将环境空间和大脑空间及时腾出空间可以容纳新事物新信息，新的待办事项！这便是“离”！

3. 专注自己领域，聚焦

    对于一些不相干的信息和物品从源头拒绝，尤其是当你能力逐渐提升，领导会不断加大工作量，适当的拒绝才可以更游刃有余，这便是“断”！

 

A1

自己一直在捕捉收集任务上处理的不够好：

记得公司组织十周年晚宴，我们是有一个走红毯环节，因为当天环境非常多，所以在领导有安排礼仪陪嘉宾走红毯，并要求员工要围在两列围观给予欢迎，结果事情多的给忘记了安排，正常晚会都很流畅，唯独这个环境出现了瑕疵，会让自己很有遗憾！

A2

    如果近后再遇到类似事情，我会做如下调整：

1.梳理好年会流程，明确流程中的核心点，核心点事情要引起充分的重视。

2. 核心点环节指定专人负责，并且实时跟进，

3. 借助于项目软件进行实时更新汇报，让大家都清楚事情进展。

4. 事情结束进行复盘后做好记录，事情就翻篇，如果有需要后期可以参考流程，而不是一直装在大脑存储空间，一直占用存储资源！