阎夏林 企业会务组织与高效管理

阎夏林《企业会务组织与高效管理》课程大纲

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一、会务的组织工作（一）会议的基本概念1．会议的含义及要素*一是指有组织有领导地商议事情的集会、二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织。*一类是基本要素*另一类是其他要素2．会议的类型1) 联席会议2) 总结、布置工作会议3) 宣讲、报告类会议4) 规定性会议5) 预备性会议6) 表彰、奖励性会议7) 决策性会议 8) 小型会议 9 ) 中型会议 10）定期会议和不定期会议11）专业会议 12）动员、誓师会议 13）庆祝会、纪念会 14）追悼会 15）普通会议 16）座谈会议 17）览会、展览会、商品展销会 18）电视电话会议、网络（视频）会议 19）现场会议20）工作会议 21) 大型、特大型会议（二）会务工作的特点1．商业性2．服务性3．被动性4．事务性5．综合性6．保密性7．时间性（三）会务工作的具体内容会务工作包括会议秘书工作和会务行政事务工作。1．会议秘书工作（1）会前准备——确定会议是否必要。——确定会议的目的。——准备会议流程。——收集信息。——会前将会议流程传阅。——根据要讨论的问题限定与会人员。——在正式开会之际，否有新的信息（2）会中控制——叙述会议的目的。——核对并记录与会者。——根据会议流程组织会议。——控制讨论过程。——如果讨论变得复杂加以概括。——坚持预定的时间，不要拖延。——在会议结束。——视情况确定下次会议的议题和时间。（3）会后跟进——会议记录。——根据会议，对执行进行监督和检查。2．会务行政事务工作会务工作中除了秘书工作外，其余的各项事务，包括会场安排、车辆安排、接待安排、住宿安排、餐饮安排、娱乐安排、安保安排、媒体安排等都属于行政事务工作。3．大中型会议的会务组织（1）会务组织的4个阶段：——前期筹备阶段：——会前响应阶段：——会务保障阶段：——会务清理阶段：（2）各阶段工作任务：第一阶段：前期筹备阶段工作任务主要做以下3 方面的工作：——草拟会议通知并及时下发到各受文部门。——下文通知后。——会议前 20 天。第二阶段：会前响应阶段工作任务——会前5天下发会议正式通知。——会务材料准备。——会务组建与成员分工。一——会场布置工作。——吃、住、娱乐安排。第三阶段：会务保障阶段工作任务——报到接待。◇ 事先与酒店方协调，。◇ 人员报到前。◇ 人员报到时，发放相关会议资料，并引导客人入住。◇ 会议期间的茶水准备。◇ 茶歇期间准备。——就餐工作。——文体与娱乐工作。第四阶段：会务清理阶段工作任务——参会人员返程前。——接到入住人员退房通知后。——撤离酒店前。——由会务总负责人负责召集会务组成员召开一次简短的会务总结会议。

二、会议接待

1. 会前准备——了解会议举办规格等；——检查灯光、音响、桌椅、空调是否完好，如有破损，及时报修；——做好会议室内卫生工作；——检查家具是否干净、整齐；——根据会议要求桌子变换形式；——根据人数摆放饮品；——如需要条幅；——调试投影设备；——会议桌摆放纸和笔；——根据会议要求摆放签字桌；——录音设备；——吸烟区”的指示牌和烟缸；——需要屏蔽时；——如需要鲜花；——如需要果盘；——如需要铺桌布；——放置姓名牌，应提前摆放到指定座位。2. 会前及会议中服务——一打开门、灯和空调；——打开音响，播放轻音乐；——准备好开水；——水果清洗或切好装盘，餐巾纸；——会议开始前30分钟；——签到、资料发放；——续水15分钟标准服务；——客人指引吸烟区、洗手间等；——填写会议使用记录单；——会议中间休息。3. 会后整理——会议结束后向客人道别；——及时关闭设备；——查看有无客人遗留物品。（六）座次排列的礼仪

三、会议室常见布置方式

（一）布置类型——教室型(课桌型)——主席台U型——主席台方框形和圆形——自助餐型（二）会场座次——小型会议——大型会议◇ 主席台排座。其一，主席团排座其二，主持人坐席。其三，发言者席位◇ 群众席排座◇ 其一，自由式择座。◇ 其二，按企业就座。在同一楼层排座时，◇ 两种普遍通行的方式：五、高效会议管理技巧（略）——时间成本——场地成本——准备成本——高效会议的组织—— 会议效率不高的原因及预防性管理——会议的频率—— 会议成本的计算—— 高效会议的八大特征——必须开会的 “五个如果”——成功会议的五种策略——会议中的沟通与反馈技巧——主持人的会议管理技巧——如何对待会议中的意外情况

四、会议文书写作

——会议通知——会议纪要——会议记录——邀请函——请柬——发言稿